Miks seda lahendust vaja on?
Ettevõtted peavad faktuurarveid säilitama 10 aastat. Arveid koguneb nii palju, et ettevõtetel tekib nende talletamisega raskusi, sest eri formaadis arveid hoitakse eraldi kaustades ning kasutatakse ka palju paberdokumente, mille kogumine ja hoidmine on ebamugav ja kallis.
Kuidas süsteem toimib?
Kaasaegseks lahenduseks on arvete hoidmiseks mõeldud ühine elektronarhiiv, millesse kogutakse kõik ettevõtte poolt saadetavad ja saadavad arved. Dokumendid laekuvad erinevatest kanalitest: EDI süsteemide kaudu, e-postiga või ka tavapostiga. Ka skannitud ja digiteeritud paberarved kantakse süsteemi.
Elektronarhiivi suurimaks eeliseks on see, et arveid saab alati hõlpsalt üles leida. Otsida saab kuupäeva, ettevõtte koodi, nimetuse, arve numbri ning dokumendi kogu sisu alusel. Pole oluline, millises formaadis või millisest kanalist on arve arhiivi sisse tulnud – kõiki neid saab PDF-formaadis oma arvutisse salvestada. Kui tuleb aeg maksuametile arvete aruanne koostada, piisab vaid määrata filtreerimiskriteerium ning süsteem tuleb oma ülesandega väga kiiresti toime.
Sissetulevatele arvetele tuleb installida nende kinnitusprotsessid. Näiteks kui arve summa ületab teatud piiri, käivitub protsess, mille käigus vastutav töötaja peab arve kinnitama, et see pääseks edasi arvepidamissüsteemi ning kuuluks tasumisele.
Arhiivi võib paigaldada kliendi serverisse või on võimalik aastamaksu eest kasutada arvete arhiivi teenust. Viimasel juhul juurutatakse lahendus turvalise andmekeskuse pilves. Mõlemal juhul tagatakse teabe täielik turvalisus, kusjuures dokumendi kaotsimineku või rikkumise tõenäosus on palju väiksem kui arvete detsentraliseeritud talletamise korral.
Eelised
Mugav ja kergesti mõistetav kasutajaliides arvete elektronarhiivi kasutamiseks
Paindlik ja kriteeriumipõhine dokumendiotsing
Faktuurarvete ekspordi funktsioon
Dokumentide registrite liigitamise, filtreerimise ja võrdlemise võimalus
Lahenduse kliendi nõuetele kohandamise võimalus
Meie kliendid
Arvamused
„Töötame Edisoftiga alates 2008. aastast. Tehnilisest küljest toimib elektrooniline andmevahetusplatvorm laitmatult. Samuti hindame väga võimalust vahetada digidokumente oma tarnijatega teistest Euroopa Liidu riikidest. Loodame, et tulevikus töötame kõigi tarnijatega ainult EDI-meetodil.“
Heiki Kadak, IT majandustarkvara projektijuht, Tallinna Kaubamaja Grupp AS
„EDI-teenuste suurimaks eeliseks on see, et me saame vältida ükshaaval sisestamist. Varem võttis tellimusi vastu neli tellimuste vastuvõtjat-operaatorit, nüüd on tänu EDI-süsteemile kõik automatiseeritud. Tuginedes EDI-le ja oma IT-süsteemidele, püüame ettevõtte protsesse pidevalt efektiivsemaks muuta. Hindame kõrgelt Edisofti teenuste kvaliteeti ja võimalust saada kõik elektroonsete dokumentide edastamise lahendused ühest kohast.“
Donatas Nemura, IT-osakonna juht, Fazer Lietuva UAB