Kaubamaja AS EDI-lahenduse juurutamise edulugu

Kaubamaja ASi ja Edisofti koostöö algas 2008. aastal. Kaubamaja ASi EDI-protsessides kasutatakse viit erinevat dokumenditüüpi ning nende üldkäive on peaaegu 12 000 dokumenti aastas. Hetkel on Kaubamaja ASi Edisofti süsteemiga liitunud rohkem kui
40 erinevat tarnijat Eestist, Lätist, Leedust, Saksamaalt ja muudest ELi liikmesriikidest.

Rakendatud EDI-lahendusest

Iga tarnijaga kasutatakse erinevat dokumendivahetusprotsessi, kuid enamasti saadab Kaubamaja AS tellimusi (ORDER) ning tarnijatelt laekuvad faktuurarved (INVOICE). Mõned tarnijad toimetavad kauba kohale perioodiliselt esitatavate kaubajääkide aruannete (INVRPT) põhjal. Kui tootepositsiooni jääk väheneb teatud piirini, koostab tarnija ise tellimuse ning saadab kaubad ja faktuurarve. Osadele tarnijatele saadab ettevõte kaupade läbimüügi aruanded (SPSRPT), see teave aitab tarnijatel oma tööd analüüsida ja kavandada. Rahvusvahelised rõivaste tarnijad uuendavad oma tootekataloogi ja hindu, saates eridokumendi (PRICAT). Saadetavate dokumentide tüübid ja nende perioodilisus sõltuvad tarneahela eripärast ja äripartnerite kokkulepetest.

Ettevõttes kasutatav ERP-süsteem Microsoft Dynamics AX on integreeritud Edisofti platvormiga, mistõttu kõik ettevõttele laekuvad äridokumendid edastatakse otse arvepidamissüsteemi ning saadetakse süsteemist tarnijatele. Kaubamaja ASi tarnijad kasutavad dokumentide vastuvõtuks ja edastamiseks erinevaid meetodeid – osa neist on otseselt integreeritud Edisofti platvormiga, teised kasutavad EDI‑teenuseid EDI-veebivärava kaudu.

Samuti kasutatakse erinevaid andmeedastuse kanaleid: SOAP, FTP või elektronpost. Edisoft kui EDI operaator tagab, et äripartnerite vaheline andmeedastus toimuks neile kättesaadaval ja mugaval viisil. Osa Kaubamaja ASi välistarnijaid töötab ülemaailmsete EDI operaatoritega, nt OpenText GXS. Sel juhul teisendatakse saadetavaid dokumente täiendavalt ja Edisofti platvormil luuakse eriside, mida nimetatakse ka rändluseks (ingl roaming).

EDI-lahendusest saadav kasu

• Kõigi Euroopa tarnijatega töötades ei tule Edisofti lahendust kasutaval Kaubamaja ASil muretseda edastatavate dokumentide ja sidekanalite ühilduvuse pärast.
• Hangete ja raamatupidamise eest vastutavad ettevõtte töötajad haldavad kõiki äridokumente ja nende vahetamist partneritega samas keskkonnas, s.o oma arvepidamissüsteemis.
• EDI-lahenduse kasutamise korral on tellimuste koostamise ja saatmise ajakulu väiksem võrreldes dokumentide saatmisega erinevates kanalites (paberdokumentidena, elektronposti või telefoni teel).
• Tarnijalt uue tootekataloogi ja hindade laekumise korral uueneb teave kliendi poolt kasutatavates teabesüsteemides automaatselt, mistõttu välditakse kahekordset dokumentide sisestamist lao- ja arvepidamissüsteemi.
• Kaubamaja ASi arvepidamissüsteemi seadistati automaatne andmekontrolli protsess, mille käigus võrreldakse tarnijalt laekunud arvet tellimusega, mis aitab vältida vigu toodete tarnimisel ning toodete koguste ja hindade ebatäpsusi.

• Tarnijad saadavad elektronarved aegsasti enne kauba kohaletoimetamist, mistõttu ettevõtte töötajad teevad aegsasti ettevalmistusi ja laadungi vastuvõtt toimub kiiremini.
• EDI-lahendus on eriti kasulik välistarnijatega töötamisel. Kui suheldakse traditsiooniliste sidevahendite abil, võib ebapiisava keeleoskuse ja suurte vahemaade tõttu olla hindade täpsustamine ja tellimuste haldamine keerukas. EDI-süsteemis toimub teabevahetus automaatselt, peaaegu inimese sekkumiseta, mistõttu tekib vähem vigu ja protsess toimub sujuvamalt.

„Töötame Edisoftiga alates 2008. aastast. Tehnilisest küljest toimib elektrooniline andmevahetusplatvorm laitmatult. Samuti hindame väga võimalust vahetada digidokumente oma tarnijatega teistest Euroopa Liidu riikidest. Loodame, et tulevikus töötame kõigi tarnijatega ainult EDI-meetodil.“

Heiki Kadak, IT majandustarkvara projektijuht, Tallinna Kaubamaja Grupp AS

Kaubamaja AS

Eesti ettevõte Kaubamaja AS juhib rõivaid, toiduaineid, kosmeetikat ja lastekaupu müüvat universaalkaupluste võrku. Ettevõtte kauplused asuvad Tallinna ja Tartu kesklinnas. Kaubamaja AS kuulub ettevõttegrupile Tallinna Kaubamaja Grupp AS, kelle aktsiaid noteeritakse NASDAQ OMX Tallinna börsil.