Mida tuleks teada EDI integratsioonist?

Praktika on näidanud, et elektrooniline andmevahetus EDI (Electronic data interchange) valdkonnas toob suurimat kasu integreeritud EDI-lahenduse kasutamine. Kui dokumendivood ei ole suured (kuni 50 dokumenti kuus), võite internetiportaalis ka lihtsalt käsitsi töötada. Kuid soovides EDI-tehnoloogiate kõiki eeliseid kasutada, tuleks teil oma arvepidamissüsteem EDI‑teenuste osutaja platvormiga integreerida.

Integratsiooniprojekti algfaasis tuleb kõigepealt koostada optimaalne sideprojekt. Selleks tuleb otsustada, kuidas andmeid arvepidamissüsteemist eksporditakse ja imporditakse, milliseid failivorminguid vajatakse, milline edastuskanal sobib kõige paremini jms. Valiku tegemisel tuleb arvestada vajalikke funktsioone, kasutamismugavust ning projekti realiseerimise kulusid. Integratsiooniprojekti elluviimisel üksnes EDI‑teenuste osutaja osalemisest tavaliselt ei piisa, sageli tuleb kaasata arvepidamissüsteemi tootja, sest muudatused hõlmavad ka tema tegevusvaldkonda.

Käesolev artikkel püüab anda ülevaate integratsioonilahenduse põhielementidest ja aidata võrrelda võimalikke alternatiivlahendusi. Enamik kirjeldatud meetodeid on universaalsed, kuid nende käsitlemisel on arvestatud Edisofti tehnoloogilise platvormi eripära.

Integratsiooni eelised

EDI‑teenuste eesmärgiks on võimaldada äripartneritel efektiivselt ja kiiresti vastastikku teavet edastada ning erinevate dokumendivormingute ja edastuskanalite probleeme lahendada. Integratsiooniprojekti rakendumisel saab kõiki EDI‑dokumentidega seotud toiminguid juhtida samas keskkonnas – oma ettevõtte arvepidamis- või laosüsteemis –, mis annab ettevõttele veelgi suurema eelise.

Uue dokumendi koostamisel ei tule kõiki andmeid käsitsi sisestada – dokumendi või kogu dokumendirühma saab kõigest mõne vajutusega valmis seada ja kohe vastavatele adressaatidele saata. Samal põhimõttel toimub ka dokumentide saamine: niipea kui äripartnerid saadavad teile tellimuse, arve või muu dokumendi, imporditakse see kohe teie arvepidamissüsteemi. Selline töö automatiseerimine vähendab inimlike vigade tõenäosust andmete sisestamisel, aitab tunduvalt aega säästa ja vähendab töö kulukust.

Integratsioonilahendus võimaldab rakendada automaatset andmekontrolli protsessi. Näiteks võib EDI‑süsteem kontrollida, kas tarne sihtkohtade ja kaupade sisekoodid on täidetud, ning vea avastamisel hoiatuse saata. Automaatkontroll peaaegu välistab inimteguri mõju, mis on eriti oluline suurte dokumendivoogude ning äripartneritelt rahalisi trahve kaasatoovate vigade korral.

EDI andmeedastuskanalid

Edisoft toetab igasuguseid EDI-platvormi ja kliendi infrastruktuuri vahel andmevahetuseks kasutatavaid sideviise:

• Side FTP, AS2 või e-posti kaudu
• Universaalse transpordimooduli EdiConnector kaudu
• Side veebiteenuste kaudu

FTP

Failide edastamine FTP kaudu on üks mugavaimaid ja kiiremaid EDI integratsiooni rakendusviise. Selle protokolli loomisaastaks on 1971, kuid seda kasutatakse laialdaselt tänaseni. Kui soovitakse töötada FTP kaudu, peab kliendi IT-osakond olema võimeline kanali hooldust tagama. FTP-tehnoloogia on töökindel ja hästi väljaarendatud. Sel viisil saab päevas tuhandeid dokumente edastada ning turul on saadaval rohkesti standardseid ja mõistliku hinnaga lahendusi EDI-süsteemiga liitumiseks. FTP‑kanali peamiseks puuduseks on asjaolu, et selles ei šifreerita teateid, mis võib vähendada side turvalisust. Kanal ei sobi ettevõtetele, kellel pole oma IT-spetsialiste, sest side jälgimiseks ja kontrolliks läheb vaja ametialaseid teadmisi või spetsiaalseid töövahendeid.

AS2

Andmeedastus AS2 kaudu on tänapäevasem EDI‑meetod kui FTP kasutamine. Selle protokolli kasutamisel šifreeritakse iga dokument ning nende saatmise ajal genereeritakse staatust kinnitavad süsteemi sõnumid. See tagab suurema andmeedastuse turvalisuse ja usaldusväärsuse. Selle tehnoloogia kasutamise korral on integratsioon suhteliselt keerulisem, sest kliendil peab olema vastav tarkvara ning süsteemiadministraatorid, kes oskavad AS2 kanaliga töötada. Protokoll on laialdaselt levinud ja muutunud Lääne-Euroopa riikides standardiks, mistõttu eelistavad seda enamik Leedu äripartneritega töötavaid välisriikide ettevõtteid ning Leedus tegutsevad välisettevõtete filiaalid.

Elektronpost

Elektronposti kasutatakse enamasti reservkanalina või selle kaudu staatuse teadete saatmiseks. Tuleb ette olukordi, kui elektronpost on kõige mugavamaks EDI-kanaliks. Näiteks kui ettevõtte kliendid on harjunud saatma täidetud tellimisvorme samale e-posti aadressile, on võimalik nii seadistada, et EDI‑süsteem vormingu ära tunneb, selle teisendab ja vastaval viisil ettevõtte arvepidamissüsteemi edastab.

EdiConnector

EdiConnector on kliendi arvutisse paigaldatav spetsiaalne tarkvara, mis tagab EDI-platvormi ja kliendi infrastruktuuri vahel tõrgeteta andmevahetuse. Programm kontrollib regulaarselt uute dokumentide laekumist EDI-süsteemi, loeb neid ja edastab õigesse imporditud dokumentide kataloogi. Samal põhimõttel toimub ka kliendi eksporditud dokumentide edastamine. EdiConnector on varustatud tuvastamise, edastamise, kontrollimise ja jälgimise automaatmehhanismidega. Kliendil tuleb vaid tagada, et arvepidamissüsteem ekspordiks ja impordiks kokkulepitud vorminguga dokumente. Moodul on terviklik ja hõlpsasti seadistatav, mistõttu EdiConnectori kasutamise korral realiseeruvad integratsiooniprojektid kiiremini.

Lahendus sobib neile klientidele, kes soovivad oma süsteemis teha võimalikult vähe muudatusi ning ei soovi või ei saa eraldada lisavahendeid EDI-kanali hoolduseks. Koguni 75% integratsiooniprojekte rakendanud Edisofti klientidest kasutavad seda lahendust. EdiConnector ei pruugi sobida klientidele, kelle turvapoliitika ei luba kolmandate poolte tarkvara installida või kes soovivad ise oma arvepidamissüsteemi EDI‑süsteemiga veebivärava kaudu töötamiseks kohandada.

Veebiteenused

Kui integratsiooni teostatakse veebiteenuste (web services) kaudu, siis ei toimu mitte failivahetust, vaid esitatakse kaugmeetodil SOAP-il põhinev päring. Edisofti platvormil on loodud meetodid sissetulevate dokumentide saamiseks, dokumentide saatmiseks ning muudeks toiminguteks. See võimaldab faile saatmata andmeid edastada, kusjuures vastava päringu esitamisel saadakse EDI-platvormilt vajalik teave. Failivahetusega võrreldes on lahendus kõrgema tehnilise tasemega, sest andmeedastus toimub kiiremini ja sünkroonsemalt, st saadetud dokumendi staatus laekub kohe.

Teisalt on selle lahenduse korral arvepidamissüsteemi kohandamine töömahukam. Failivahetuse korral tuleb süsteemil fail vaid eksportida ja vajalikku kataloogi edastada. Veebiteenuste kasutamise korral tuleb süsteemil tekitada EDI-platvormil toiming, täita täpselt päringu väljad ning süsteem peab suutma saadud vastuse vastu võtta ja seda tõlgendada. Protsess ei ole üheetapiline, vaid võib koosneda kolmest või viiest etapist. Näiteks läheb dokumentide vastuvõtmisel kõigepealt tarvis kõigi läbilugemata (uute) dokumentide nimekirja, seejärel tuleb need alla laadida ja nende staatust muuta. Kõik need toimingud tuleb arvepidamissüsteemi programmeerida.

Kui ettevõttel on võimalik oma arvepidamissüsteemis muudatusi teha ja tal jätkub selleks raha, on integratsioonimeetod kõige usaldusväärsemaks lahenduseks. Kui ettevõtte turvapoliitika ei luba installida kolmandate poolte tarkvara või näeb ette ainult standardse tarkvara kasutamist, nt SAP PI, tasub arutada veebiteenustel põhineva integratsiooni rakendamist.

Andmete impordi ja ekspordi meetodid

Valitud EDI-kanali kaudu edastatakse andmed kliendi infrastruktuuri – kohalikesse kataloogidesse, FTP‑serverisse, võrgusalvestisse jm. Enne integratsiooni teostamist tuleb otsustada, mil viisil toimub andmete import ja eksport arvepidamissüsteemist. Seda võib teha alljärgnevatel meetoditel:

• Edisoft kohandub kliendi kasutatava failide impordi ja ekspordi vorminguga.
• Klient kohandub Edisofti kasutatava standardiga „Edisoft standard xml“.
• EDI-dokumendid jaotatakse spetsialiseeritud lahenduse EdiParser abil andmebaasi vahetabelitesse.
• Integratsiooni teostatakse veebiteenuste vahendusel.

Andmete vormingu küsimus lahendatakse igal juhul, tuleb vaid kokku leppida, kumb pooltest andmed teisendab. Kui klient otsustab kasutada veebiteenust, langeb vormingu küsimus ära.

Vahel soovivad ettevõtted, et EDI-dokumentide andmed edastataks andmebaasi vahendusel arvepidamissüsteemi. Sel juhul installitakse erilahendus EdiParser, mis saadud dokumendid ODBC kaudu vahetabelitesse jaotab. Seejärel edastatakse andmed arvepidamissüsteemi andmebaasi.

Dokumendivormingud

Edisofti spetsialistid võivad vastavalt kliendi vajadustele ja kasutatavale arvepidamissüsteemile teisendada andmed erinevatesse vormingutesse, kuid EDI-lahendusi on lihtsam rakendada, kui kliendil on võimalik andmeid importida ja eksportida Edisofti standardi xml-vormingus. Käesolev vorming on kohandatud EDI‑teadete edastamiseks ja seda kasutatakse Edisofti platvormil dokumentide salvestamise ja edastamise standardina. Edisofti standardi xml-vormingus dokumendil on nii standardsed väljad äriteabe edastamiseks kui ka teenindamisega seotud väljad, mida vajatakse eri liiki integratsioonilahenduste rakendamiseks.

Vormingul on hästi reguleeritud märgendite struktuur, mis toetab erinevat tüüpi dokumentide edastamist – tellimused, faktuurarved, veokirjad jm. Kui klient on valmis toetama Edisofti vormingut, saab integratsioonilahenduse väga kiiresti ellu viia, sest puudub andmete täiendava teisendamise vajadus. Sel meetodil esitatakse kliendile kogu vajalik teave: „xsd“ kontrollskeemid ja dokumendi tehnilised kirjeldused.

Tuleb ette, et kliendil ei ole võimalik Edisofti vormingut toetada. Sel juhul koostatakse spetsiaalne transformatsioonikaart, mis teisendab ükskõik millise vormingu Edisofti standardi xml-vormingusse ja vastupidi. Edisofti klientide enimkasutatavad dokumendivormingud:

• EANCOM EDIFACT – rahvusvaheline EDI-teadete standard.
• IDOC – spetsiaalne XML-vorming, mida kasutatakse kui SAP-süsteemi standardit.
• XML – ettevõtted kasutavad sageli omaloodud XML-dokumendivorminguid ning Edisofti spetsialistid saavad analüüsida dokumentide struktuuri ning seadistada nende teisendamise.
• CSV, TXT, DBF, EXCEL.

Kui kliendi kasutatav vorming erineb tunduvalt EDI‑dokumentide standardsest struktuurist, võib lisavälju vaja minna. See selgub pärast integratsiooniprojekti alganalüüsi tegemist.

Loodan, et sellest ülevaatlikust artiklist leidsite vastused Teid enim huvitavatele küsimustele EDI integratsiooni kohta. Kui otsustate algatada sellise projekti, võib Teil tekkida rohkem küsimusi, mille puhuks soovitan võtta ühendust Edisofti asjatundlike konsultantidega, kes hindavad konkreetselt Teie olukorda ja pakuvad parimaid lahendusi.

Meiega ühenduse võtmiseks täitke päringuvorm või kasutage muid esitatud sideandmeid.