Miks tasub kasutada neljast dokumendist koosnevat EDI-protsessi?

Eestis kasutatakse enamasti kahest dokumendist koosnevat EDI-protsessi, kui ostja saadab tellimuse tarnijale, kes omakorda edastab tarnitud kauba eest faktuurarve. Käesolevad dokumendid on kaubanduse põhidokumendid ning nende vahetamine EDI-meetodil tuleb tarneahelas osalejatele mitmeti kasuks. Kuid paljud maksimaalset efektiivsust taotlevad edumeelsed ettevõtted on hakanud kasutama neljast dokumendist koosnevat EDI-protsessi. Vaadelgem sellist süsteemi ning eeliseid, mida annab EDI dokumentide kasutamine.

Allpool esitatud skeemi kohaselt läkitab ostja kauba tellimuse (ORDER), tarnija võtab tellimuse vastu, täidab selle ja seejärel väljastab veokirja (DESADV), ostja saab kauba kätte ja saadab laekumise kinnituse (RECADV), saadud dokumendi alusel koostab tarnija faktuurarve (INVOICE), mille saadab tellijale.

Igal skeemil kujutatud dokumendil on EDI-protsessis oma sisu ja ülesanne. Kauba tellimus (ORDER) aitab vältida vigu, sest dokument edastatakse otse ühest süsteemist teise, ilma inimese sekkumiseta. Tarnijate kasutatavad erinevad vormingud ei tekita ostjale tüli ning tarnija saab omakorda erinevatelt klientidelt talle sobivas ja ühesuguses vormingus tellimusi vastu võtta.

Veokiri (DESADV) on ostjale abiks, sest edastab talle kõik vajalikud andmed saabuva veose kohta ja võimaldab täpselt oma tegevust kavandada ning kiirendab ja lihtsustab kauba vastuvõttu. EDI-dokumendis on märgitud pakendite kogus ja sisu, pakkimisviis, toodete vöötkoodid, kaupade tehnilised omadused ja muu teave.

Saadetise kättesaamisel saadab ostja tarnijale laekumise kinnituse (RECADV), milles on märgitud tegelikult saadud kaubad. Tihtipeale juhtub, et laekunud kauba kogus erineb tellitust ning ka tarnija veokirjas märgitud kogustest – kui tarneprotsessis ei kasutata käesolevat EDI-dokumenti, tuleks faktuurarvet koguni mitu korda ümber kirjutada. Dokumentide ümberkirjutamine ja korduv saatmine pikendab arveldusprotsessi, mis toob kõige rohkem kahju kaupade tarnijale, kelle eesmärgiks on oma käibekapitali optimeerimine.

Protsessi viimasel etapil, pärast tegelikult üle antud kauba kinnituse laekumist, koostab tarnija arve (INVOICE) ja saadab selle ostjale. Eestis loetakse EDI-meetodil edastatud arvet kehtivaks elektrooniliseks käibemaksuarveks, mis on paberarvega õiguslikult samaväärne. Järelikult ei teki kummalgi protsessis osalejal paberdokumentide kasutamiseks mingit vajadust – arve koostamisest kuni selle tasumiseni kasutatakse ainult elektronarvet.

Äridokumentide vahetus EDI-süsteemi vahendusel pakub kasutajatele mitmeid eeliseid – see vähendab andmesisestuse ja dokumenditöötluse kulusid, kiirendab tellimuste täitmist ja arveldust ning tagab kogu tarneahelas turvalise andmehalduse ja usaldusväärsuse. Kui kahest dokumendist koosnevat protsessi kasutades märkasite EDI-teenuse kasulikkust, tasub kindlasti proovida neljast dokumendist koosnevat protsessi. Veokirja ja laekumise kinnituse dokumentide kasutamine vähendab vigade arvu miinimumini ning äriprotsess kauba tellimisest kuni tasumiseni muutub maksimaalselt kiireks ja efektiivseks.

Pakume Edisofti osutatava EDI-teenuse kasutusvõimalust – liituge Baltimaade suurima elektronandmevahetuse võrguga.