Sagedamini kasutatavad EDI dokumentide tüübid

EDI süsteemides edastatakse andmed eelnevalt standardiseeritud ja struktureeritud elektrooniliste sõnumitega. Euroopas on enamlevinud EDI sõnumite standard UN / EDIFACT. Selle põhjal moodustatavad sõnumid vastavad reaalsetele, tarneahelates kasutatavatele kommertsdokumentidele nagu arve või saateleht. Kokku eksisteerib üle 200 erineva dokumenditüübi. Käesolevas artiklis käsitleme kõige sagedamini kasutatavaid EDI dokumentide tüüpe.

Kauba tellimus (Purchase order / ORDER) on ostja poolt müüjale saadetav teade, milles on esitatud täpne teave tellitava kauba või teenuse kohta. Teates osutatakse kauba kogus, hind, kättetoimetamise kuupäev, aeg, aadress, viide lepingule ning muu vajalik teave. Nende teateliikide kasutamise korral lüheneb tellimuse esitamise protsess, väheneb vigade arv ja ostja väldib mitmeid tülikaid tegevusi. Tarnijale on tagatud, et eri klientide teated laekuvad samas vormis, mis võimaldab optimeerida tellimuste töötlust.

Faktooringarve (Invoice / INVOIC) on müüja poolt ostjale saadetav teatis, millega palutakse tasuda esitatud kauba eest. Dokumendis näidatakse esitatud kaupade nimetused, kogused, hinnad, tasumise tähtaeg ja muu informatsioon. EDI süsteemis võidakse arve koostada eelnevalt saadud tellimuse alusel. Läti Vabariigis ja Eesti Vabariigis on EDI vahendusel edastatud elektrooniline arve juriidiliselt võrdväärne arve pabervariandile.

Saadetise kinnitus (Dispatch advice / DESADV) on teade, mille tarnija edastab kauba väljasaatmisel tellijale. Teade kiirendab ja lihtsustab kauba vastuvõttu ning selles on esitatud täpne teave veose kohta – pakendite kogus ja sisu, pakkimisviis, kauba triipkood ja füüsikalised omadused. Kui tellija kasutab kauba vastuvõtmisel RFID-skannereid ja saab kauba identifitseerimisnumbrid (SSCC) kindlaks teha, muutub toiming veelgi kiiremaks ning välditakse mitmesuguseid vigu.

Vastuvõtukinnitus (Receiving advice / RECADV) on kauba kättesaamist kinnitav teade, mille alusel tarnija koostab faktuurarve ja saadab selle tellijale. Kui veose kättesaamisel avastatakse mittevastavus, aitab kiire teadete vahetamine tarnijal operatiivselt koostada uus arve ja selle alusel kiiremini tasu saada.

Tagastusteade (Announcement for returns / RETANN) on teave, mille saadab ostja müüjale kauba tagastamise korral. Teates märgitakse tagastatava kauba iseloomulikud tunnused, tagastamise aeg ja põhjused – defektid, halb seisukord, hilinemine, puudu- või ülejääk.

Laoaruanne (Inventory report / INVRPT) on informatsioon teostatud inventeerimise kohta: kauba kogus, kaupade kvaliteedi muutumine, mahakandmine jms.

Tellimuse kinnitus (Purchase order response / ORDRSP) on teade, mis kinnitab, et tarnija nõustub esitatud tingimustel tellimuse täitma. Teates võib täpsustada tellitava kauba kogust, hinda ja muud teavet. Selline kinnitus on kasulik mõlemale osapoolele – ostja saab aegsasti oma tagavarade seisu hinnata ning tarnija võib kohe tellitud kauba koguse laos reserveerida.

Tootekataloog (Product data / PRODAT) on teade, mis sisaldab toodete kohta kõige uuemat ja päevakohasemat teavet. Tarnijal tuleb see kataloog kliendile saata ning tellija hankeosakonna töötajad saavad vahetult jälgida tootevaliku muutusi ja valida pakutavat kaupa tellimuse esitamiseks.

Hinnakataloog (Price catalogue / PRICAT) on müüja saadetav teade, mis edastab toote hindadega seotud teavet ning täpsustab tootekataloogis esitatud teavet. Kataloogi arvepidamissüsteemiga integreerimisel sünkroniseeritakse uus hindadega seotud teave automaatselt, mis võimaldab uute tellimuste esitamisel vältida vigu.

Müügiaruanne (Sales report / SPSRPT) on teave teatud müügikoha läbimüügi kohta.

Tarnejuhised (Instruction to dispatch / INSDES) on teade, mille ostja saadab tarnijale või kolmandale poolele, näiteks logistikaettevõttele. Teates võib olla palve teostada või peatada tarne, tarne sihtkoht, aeg ja muu sellega seotud teave.

Tarnekohtade kataloog (Delivery catalogue / DELCAT) on tarnijatele mõeldud teade, milles edastatakse päevakohased tarnekohad – kauplused, laod, logistikakeskused. Tavaliselt saadavad kaubanduskeskused seda teavet oma tarnijatele.

Partnerite kataloog (Location catalogue / LOCCAT) on teatis, mida kasutatakse äriprotsesside realiseerimisel oma partneritega, näiteks, sellega võib siduda kahe erineva kaubanduspartneri kasutatavad sisemised koodid.

Veateade ja saamise kinnitus (Application error and acknowledgement message / APERAK) – see teade informeerib saatjat, et saaja süsteem on dokumendi saanud ja näitab selle olekut. Kui dokumendis ei leita vigu, saadetakse sõnum, et dokument on töötlemiseks vastu võetud, aga kui dokument oli vigade tõttu tagasi lükatud, näidatakse sõnumis leitud vead.