4 soļi datu pārredzamības uzlabošanai piegādes ķēdēs

Bez procesiem, kas nodrošina piegādes ķēdes caurspīdīgumu, uzņēmumu vadītāji bieži neredz pilnīgi visus posmus ķēdes struktūrā un nevar pārvaldīt finanšu, tiesiskos un reputāciju riskus. Šīs ķēdes pilnīgu pārredzamību sasniegt nav tik vienkārši. Iedvesmojoties no Deloitte un citiem ārzemju ekspertiem, kuri piedāvā 4 soļus pārredzamības uzlabošanai mēs dalāmies ar, mūsuprāt, galvenajām idejām.

Kādēļ vispār nepieciešama pārredzamība?

Piegādes ķēdes pārredzamība – iespēja reālajā laikā skatīt datus, kas saistīti ar piegādes procesu visos tā ķēdes posmos, no pasūtījuma veikšanas līdz preces piegādei. Uzņēmumu vadītājiem pārredzamība palīdz pārvaldīt iekšējos un ārējos riskus.

Iekšējie riski bieži var būt saistīti ar preces pazušanu. Preču izsekošanas programmas palīdz noskaidrot, kur šajā brīdī ir konkrētā kravas mašīna ar precēm. Ārējie riski ir saistīti ar patērētāju, vadības un plašsaziņas līdzekļu spiedienu, kas prasa pēc iespējas vairāk informācijas par precēm. Pārredzamības nodrošināšanas piemērs, kas saistīts ar ārējiem riskiem, ir preču marķēšana, kas norāda, kādu ceļu veic katra preces vienība no iepirkuma līdz brīdim, kad patērētājs to ir iegādājies.

Pandēmija parādīja, cik svarīga ir šī piegādes ķēdes pārredzamība. Ja daļu no preču kustības aizsedz “aklā zona”, vadītājiem ir grūtāk pārvaldīt pilnīgi visus riskus. Ķēdes pārredzamību ir iespējams nodrošināt, taču jārēķinās, ka tas prasa laiku.

Kā nodrošināt pārredzamību?

Deloitte piedāvā 4 posmu pieeju pārredzamas piegāžu ķēdes veidošanai: atrast riskus un prioritāri sakārtot tos, vizualizēt piegādes ķēdi, apkopot informāciju un sekot informācijai, kas nepieciešama, lai meklētu un pārvaldītu riskus. Brīdināts – tātad apbruņots. Apzinoties un saprotot ķēdes vājākos posmus ir vieglāk kontrolēt kopējo procesu.

1.solis – identificēt un prioritāri sakārtot riskus

Ņemot vērā daudzu uzņēmumu globālo klātbūtni, ir jānosaka 2 riska veidi: riski, kas saistīti ar precēm un iekšējie riski, piemēram, krāpniecība. Pirmais identifikācijas solis var ietvert ārējo un iekšējo risku grafiku, kas saistošs visām ieinteresētajām pusēm.

Labs piemērs ir Danone – kompānija veido matricu no 41 atslēgas vārda, kuri ir svarīgi visiem kompānijas dalībniekiem, kas ietekmē uzņēmuma stabilitāti un attīstību un nosaka riskus un iespējas. Tiklīdz uzņēmums apzinās riskus, var noteikt mērķus un pāvaldīt šos riskus, piešķirot prioritāros virzienus. Danone uzņēmumā tie ir: produkcijas drošība un kvalitāte, ilgtspējīgu izejvielu avoti, pārredzams marķējums, utt.

Danone matrica rāda 3 līmeņu galvenās tēmas, atkarībā no nozīmīguma pakāpes

Deloitte piedāvā grupēt riskus. Riski var būt ģeopolitiski, makroekonomiski, operacionāli, funkcionāli. Reitingam vajadzētu ietvert risku iespējamību, biežumu un to atklāšanas vienkāršību. Riska analīzes un prioritātes rezultātā var noteikt augstas prioritātes riskus un meklēt risinājumus. Piemēram, dārgām ražošanas komponentēm, kas tiek piegādātas no citām valstīm, var meklēt alternatīvus piegādātājus gadījumā, ja notiek force majeure*.

Risku novērtēšanas piemērs – Deloitte ieteikums

2.solis – vizualizēt piegādes ķēdi

Pēc uzņēmuma risku un prioritāšu atrašanas iespējams vizualizēt piegādes ķēdi. Tas palīdz saprast preču plūsmas, primāro un sekundāro piegādātāju atrašanās vietas, identificēt informatīvos trūkumus un uzstādīt pareizos mērķus. Deloitte sniedz piemēru, kā alkohola ražotājs kartē novērtē piegādes objektus un ir noteicis paaugstināta riska piegādes vietas, kur nākotnē varētu pietrūkt ūdens. Potenciālais risks uzņēmumam – izmaksu palielināšana un piegādes režīma pārkāpšana.

Piegādes plūsmas vizualizācijas piemērs

3.solis – apkopot informāciju par piegādēm un slēgt “aklos informācijas punktus”

Trešais solis ir apkopot informāciju par piegādēm un atrast “aklos punktus”. Tam var būt nepieciešamas dažādas vienības un preču partijas, kas tiek pārvietotas pa visu piegādes ķēdi. Tā iespējams atrast saikni starp informāciju un risku. Piemēram, sertificēšanas standartu trūkums starp piegādātājiem var radīt uzņēmuma reputācijas risku. Lai atrisinātu šo punktu jāievieš konkrēti sertifikācijas standarti.

Preču marķēšanas ieviešana Latvijā – labs piemērs ķēdes pārredzamībai. Marķējuma kods spēj sniegt pilnīgu informāciju par visu produkta vēsturi: no brīža, kad tas tika ražots līdz to iegādājās patērētājs. Marķēšanas mērķi ir kontrabandas preču aprites samazināšana, tirgus drošības paaugstināšana un produkcijas kvalitātes paaugstināšana. Samazināsies kontrabanda = palielināsies legālā biznesa un nodokļu peļņa. Automatizācijas sistēma vienkāršos darbplūsmu un pārskatus, samazinās nodokļu iestāžu pārbaudes un radīs pārredzamu patērētāju tirgu.

4. solis – pārvaldīt iegūto informāciju

Ja uzņēmums apzinās savus riskus, apkopo informāciju un saprot pieeju risku pārvaldībai, tad ir iespējams pārvaldīt saņemto informāciju. To nav iespējams izdarīt bez tehnoloģijām, kas ļauj apkopot un izsekot informāciju par visiem piegādes ķēdes posmiem tiešsaistē: no iepirkuma līdz apmaksai un no apmaksas līdz iepirkumam. Kā to izdarīt?

Paaugstiniet pārredzamību, izmantojot elektronisko dokumentu apmaiņu

DHL aptaujāja 800 piegādes ķēžu vadītājus. 60% respondentu norāda, ka viņu ķēdēs trūkst pārredzamības. Biežāk sastopamās aptaujas dalībnieku atbildes:

• Netiek nodrošināta pārredzamības iespēja visos piegādes ķēdes posmos;
• Vienotas, centralizētas platformas trūkums;
• Trūkst resursu iegūto datu apkopošanai;

Digitālās tehnoloģijas palīdz operatīvi identificēt un novērtēt riskus, lai laikus kontrolētu situāciju un nodrošinātu biznesa nepārtrauktību. Lūk, daži tehnoloģiju piemēri, kas palīdz automatizēt procesus un apkopot informāciju visos piegādes ķēdes posmos.

• EDA (elektroniskā dokumentu apmaiņa) – EDA Platforma paātrina darbu ar dokumentiem: pasūtījumu/ pavadzīmju/ rēķinu pieņemšanu/ nosūtīšanu, preču uzskaiti, palīdz atrast jaunus sadarbības kanālus un samazināt cilvēku radītās kļūdas, ietaupot laiku datu apstrādē.
• EdiAgent - aplikācija mobilajiem darbiniekiem: tirdzniecības pārstāvjiem, aģentiem un merčendaizeriem. Ļauj veikt uzdevumus un kontrolēt to izpildi, sekot klientu pasūtījumiem, apmeklējumam un uzlabot darba efektivitāti, strādājot no mobilās ierīces.

Elektronisko dokumentu apmaiņu starp partneriem nodrošina integrācijas (/lv-lv/pakalpojumi/edi-integracija) sistēmas. Šīs sistēmas nodrošina elektronisko dokumentu konvertācijas, piegādes, apstrādes un EDA ziņojumu uzdevumus: ļauj pārvaldīt datu plūsmas no dažādām informācijas sistēmām, apvienot partnerus un nodrošinātājus.

Vienota platforma daudzu atsevišķu risinājumu vietā

Lai pārveidotu piegādes ķēdes un padarītu tās pārredzamākas, ir pilnīgi jākontrolē visi ķēdes posmi, tostarp procesi uzņēmuma iekšienē un sadarbības procesi ar tirdzniecības partneriem. Praksē tas nozīmē digitālās platfromas ieviešanu. Šādas platformas pārveido visus piegādes ķēdes procesus no iepirkuma līdz apmaksai elektroniski, nodrošina datu apkopošanu un datu apmaiņu starp visām ieinteresētajām pusēm un palīdz pārvaldīt riskus.

Izvēlies ELEKTRONISKO DOKUMENTU APMAIŅU, lai dzīvē skaistāk ar tehnoloģijām!

Sazinies ar profesionālajiem Edisoft Latvia speciālistiem, kuri labprāt sniegs atbildes uz jautājumiem un neskaidrībām:

• +371 20555520
• info@edisoft.lv

*force majeure  – ārkārtēji nenovēršami apstākļi, kuru dēļ nav iespējams pildīt līgumsaistības, kā rezultātā viens līgumpartneris rada zaudējumus otram.

Juridiskajā praksē force majeure jēdziens nav stingri formulēts, tie varētu būt: kari, revolūcijas, streiki, zemestrīces u. c.; tomēr par force majeure nav uzskatāmi ar tirgus konjunktūras izmaiņām saistītie apstākļi.
LZA Terminoloģijas portālā šim terminam ir piedāvāti latviski ekvivalenti: nepārvarama/nepārvaramā vara vai nepārvarami apstākļi. 
Ekonomikas skaidrojošā vārdnīca. R. Grēviņa (vad.). Rīga : Zinātne, 2000, 326. lpp. Akadēmiskā terminu datubāze AkadTerm: force majeure