Biežāk lietotie EDI dokumentu tipi

EDI sistēmās datu apmaiņa tiek īstenota, izmantojot standartizētus un strukturizētus elektroniskos ziņojumus. Eiropā visizplatītākais EDI ziņojumu standarts ir UN/EDAFACT. Uz tā pamata veidotie ziņojumi atbilst reāliem piegādes ķēdē izmantotiem komercdokumentiem,  tādiem kā rēķini vai kravu pavadzīmes. Kopumā pastāv vairāk nekā 200 dažāda veida dokumenti. Šajā rakstā apskatīsim visbiežāk izmantotos EDI dokumentu tipus.

Preču pasūtījums (Purchase order / ORDER) – dokuments, ko pircēja sūta pārdevējam un kurā ir norādīta detalizēta informācija par pasūtītajām precēm vai pakalpojumiem. Ziņojumā tiek norādīts preču daudzums, cena, piegādes datums un laiks, adrese, atsauce uz līgumu un cita nepieciešamā informācija. Izmantojot šāda veida dokumentus, tiek paātrināts pasūtīšanas process, mazinās kļūdu daudzums un pircējs izvairās no daudzām rutīnas darbībām. Piegādātājam tas garantē, ka dokuments no dažādiem klientiem tiek saņemts vienotā formātā un tas ļauj pilnveidot pasūtījumu apstrādi.

Rēķins (Invoice / INVOICE) – dokuments, ko pārdevējs nosūta pircējam ar lūgumu samaksāt par piegādātajām precēm. Dokumentā norāda piegādāto preču nosaukumus, daudzumu, cenu, apmaksas termiņu un citu informāciju. EDI sistēmā rēķinu var izveidot pēc iepriekš saņemta pasūtījuma. Latvijā ar EDI nosūtīts rēķins ir derīgs elektroniskais PVN rēķins, kas juridiski līdzvērtīgs drukātam rēķinam.

Kravas pavadzīme (Dispatch advice / DESADV) – dokuments, kuru piegādātājs nosūta pasūtītājam, nosūtot tam preces un kurš kalpo kā komplektācijas lapa. Dokuments paātrina un vienkāršo preču pieņemšanu, tajā tiek sniegta sīka informācija par kravas saturu – vienību daudzums un saturs, iepakošanas veids, preču svītrkodi un fiziskās preču īpašības. Ja pasūtītājs preču pieņemšanai izmanto RFID skenerus un var nolasīt pārvadājamās kravas identifikācijas numurus (SSCC), process kļūst vēl ātrāks un var izvairīties no daudzām kļūdām.

Saņemšanas apstiprinājums (Receiving advice / RECADV) – dokuments, ar kuru apstiprina informāciju par faktiski saņemtajām precēm. Uz tā pamata piegādātājs izveido faktūrrēķinu un nosūta to pasūtītājam. Ja kravas saņemšanas laikā tiek konstatētas neatbilstības, ātra ziņojumu apmaiņa ļauj piegādātājam operatīvi izveidot jaunu rēķinu, lai ātrāk saņemtu samaksu.

Dokuments par preču atgriešanu (Announcement for returns / RETANN) – dokuments, ko pircējs sūta pārdevējam, atdodot atpakaļ preces. Dokumentā raksturo atdodamās preces, norāda laiku un iemeslu – brāķis, neatbilstība, kavējums, trūkums vai pārpalikums.

Krājumu pārskats (Inventory report / INVRPT) – informācija par veikto inventarizāciju: preču, daudzums, to kvalitātes izmaiņas, norakstīšana u. c.

Pasūtījuma apstiprinājums (Purchase order response / ORDRSP) – dokuments, kas apstiprina, ka piegādātājs piekrīt izpildīt pasūtījumu saskaņā ar nosacījumiem. Dokumentā var precizēt pasūtāmo preču daudzumu, cenu un citu informāciju. Šāds apstiprinājums ir izdevīgs abām pusēm – pircējs var iepriekš plānot savu uzkrājumu daudzumus, bet piegādātājs var nekavējoties rezervēt pasūtīto preču daudzumu noliktavā.

Produktu katalogs (Product data / PRODAT) – dokuments, kurā tiek sniegta jaunākā un aktuālā informācija par precēm. Ja piegādātājs nosūta šo dokumentu, pasūtītāja iepirkumu nodaļas darbinieki uzreiz saņem informāciju par izmaiņām sortimentā, kā arī var izvēlēties šīs preces pasūtījuma izveidošanai.

Cenu katalogs (Price catalogue / PRICAT) – pārdevēja sūtīts dokuments, kurā ir sniegta informācija par preču cenām un tiek detalizēts preču katalogs. Ja platforma ir integrēta ar uzskaites sistēmu, jaunā informācija par cenām tiek automātiski sinhronizēta un tas ļauj izvairīties no kļūdām, iesniedzot jaunus pasūtījumus.

Pārdošanas apjomu pārskats (Sales report / SPSRPT) – informācija par pārdošanas apjomiem konkrētā tirdzniecības punktā.

Piegādes instrukcija (Instruction to dispatch / INSDES) – dokuments, kuru pircējs sūta piegādātājam vai trešai pusei, piemēram, loģistikas uzņēmumam. Dokumentā var lūgt izpildīt vai aizkavēt piegādi, norādīt piegādes vietu, laiku un citu saistīto informāciju.

Piegādes vietu katalogs (Delivery catalogue / DELCAT) – dokuments, kas ir paredzēts piegādātājiem un iekļauj informāciju par aktuālajām piegādes vietām – veikaliem, noliktavām, sadales centriem. Parasti šo informāciju saviem piegādātājiem sūta tirdzniecības centri.

Partneru katalogs (Location catalogue / LOCCAT) – dokuments, ko izmanto biznesa procesu realizācijai ar partneriem, piemēram, to var izmantot, lai saistītu dažādus divu tirdzniecības partneru izmantotos iekšējos kodus.

Kļūdas ziņojums un apstiprinājums par saņemšanu (Application error and acknowledgement message / APERAK) – dokuments, kurš sūtītāju informē par to, ka adresāta sistēma ir saņēmusi dokumentu un kurā norāda tā statusu. Ja dokumentā netiek konstatētas kļūdas, tiek nosūtīts ziņojums, ka dokuments ir pieņemts apstrādei, vai, ja dokuments ir ticis noraidīts kļūdas dēļ, ziņojumā norāda konstatētās kļūdas.