Biznesa procesi, kurus nepieciešams automatizēt

Viena no RPA (Robotic Process Automation) galvenajām ieviešanas barjerām ir nepietiekamas zināšanas par biznesa procesu automatizācijas iespējām.

Rakstā mēs dalāmies ar galvenajiem faktiem par automatizāciju visā pasaulē, informējam par to, kas jāautomatizē, strādājot ar datiem visos piegādes ķēdes posmos un, kādu efektu iespējams sagaidīt.

                                                                                                                                         Aktualitātes

Biznesa procesu automatizācija ir viena no galvenajām tendencēm pasaulē. Saskaņā ar Grand View Reserch līdz 2027. gadam automatizācija sasniegs 25,66 miljardus ASV dolāru, turklāt vidējais gada izaugsmes temps šajā periodā būs 40,6%.

Balstoties uz Grand View Research, RPA (Robotic Process Automation) pamatvajadzība ir strukturēta procesu automatizācija. Uzņēmumi automatizē sadarbību ar partneriem un klientiem, iepirkuma procesiem, pasūtījumu apstrādi, pārskatu apkopošanu.

                                                                                                       RPA (Robotic Process Automation) galvenie virzieni

• Finanses un grāmatvedība;
• Mazumtirdzniecība/vairumtirdzniecība;
• HR;
• Klientu apkalpošana;
• Iepirkumi;

Vislielāko automatizācijas efektu novērtē televīzijas kompānijās, kur viens robots spēj aizstāt 10 darbnikiekus. Mazumtirdzniecības uzņēmumos automatizācija ļauj samaiznāt aptuveni 8 darbinieku skaitu.

                                                                                                             Kādus procesus nepieciešams automatizēt?

Visbiežāk uzņēmumi automatizē dokumentu apstrādes plūsu, atskaišu sagatavošanu, informācijas apkopošanu un apstrādi - datu migrāciju starp sistēmām. Piemēram, automātiska datu pārraide no 1C uz EDA (elektroniskās dokumentu apmaiņas) platformu samazina manuālo darbu: nav jāstrādā 2 dažādos interfeisos un jāpārsūta dati no vienas sistēmas uz citu.

Pēc Edisoft pieredzes, ražotāji, izplatītāji un tirdzniecības uzņēmumi primāri automatizē elektronisko dokumentu apmaiņu. Aplūkosim tipiskākās situācijas Edisoft klientu vidū, kad integrācijas sistēmas iespēju izmantošana ļauj automatizēt līdz 80% no primārajiem biznesa procesiem, kas saistīti ar elektronisko dokumentu apmaiņu.

Vidēji, automatizācija samazina darbības laiku par 60-70 %, bet kļūdu skaits tiecas uz nulli.

                                                                                                                                Formātu transformācija

Uzņēmumi, kas izmanto informācijas un uzskaites sistēmas no ārvalstu provaideriem saskaras ar sistēmu neatbilstību stingriem FNS standartiem elektroniskajā formātā. Lai transformētu desmitiem tūkstošu dokumentu no viena formāta uz citu ir jāpielāgo dati starp dažādiem interfeisiem vai jāmaina uzskaites sistēma, un tās ir lielas izmaksas, kas problēmu atrisinātu tikai īslaicīgi. Automatizētā dokumentu transformācija atvieglo uzdevumu.

Otrs iemesls ir produktu svītrkodi. Parasti informācija ar svītrkodu tiek veidota krājumu sistēmā, bet paziņojums par nosūtīšanu – ERP. Partnerim ir jānosūta paziņojums par sūtījumu, kurā ir attiecīgās preces svītrkods. Pārrakstīt datus ar roku nav lietderīgi – vienkāršāk ir nodot šo procesu sistēmai. Sistēma automātiski nosūtīs jaunu lauku paziņojumam par nosūtīšanu un pārvērtīs failu pareizajā formātā.

                                                                                                                                           Statistika

Ražotāju un izplatītāju regulārā vajadzība ir elektronisko dokumentu datu statistika konkrētā laika griezumā ar kuru apmainīties ar partneriem. Vadoties pēc šiem datiem tiek veidoti pārskati par pārdošanas summām un intensitāti, preču atlikumiem. Regulāra statistika palīdz izsekot partneru vai piegādātāju parādus, brāķēto preču piegādātājus, noliktavu atlikumus un ātri pieņemt lēmumus.

Piemērs: mazumtirdzniecības uzņēmums regulāri noliktavā saņem noteiktu procentu brāķētas produkcijas, taču nespēj ātri analizēt situāciju: ar kādu biežumu nāk prece, no kura piegādātāja un kādā apjomā.

Bez elektroniskās dokumentu apmaiņas: jāveic inventarizācija, manuāli jāapskata dati, jāmeklē, kur un kā veikts pasūtījums, kad tas ticis piegādās un no kurienes.

Ar elektronisko dokumentu apmaiņu: Sistēmā iespējams redzēt, kādu daudzumu, kurš un kad ir piegādājis, balstoties uz veiktajiem pasūtījumiem un saņemtajiem rēķiniem.

Datu apkopošanu un apstrādi iespējams automatizēt, lai uz tās pamata automātiski veidotu atskaites pēc iepriekš noteikta grafika. Sistēmā iespējams salīdzināt datus -  DESADV (paziņojuma par preču nosūtīšanu) un RECADV (paziņojuma par preču pieņemšanu) sakritības un atzīmēt radušās novirzes.

                                                                                                                          Galvenie automatizācijas efekti

Automatizācijas ieviešanas vērtība nav acīmredzama uzreiz pēc tās ieviešanas, taču kvalitatīvi ieviesta automatizācija sevi atpelna ļoti īsā laika periodā.

Lūk, daži piemēri automatizācijas efektam, kuros uzņēmumi sāka ar primāro: automatizēja tikai daļu procesu – pat šāda pieeja ļāva samazināt kļūdas, izmaksas štata uzturēšanai un uzlabot darba efektivitāti.

• Samazinās kļūdas: tirdzniecības tīkls ieviesa EDA (elektroniskās dokumentu apmaiņas) platformu ziņojumu DESADV (paziņojumu par preču nosūtīšanu) – par 50% samazinājās kļūdas, izmantojot automātisku piegādātāja sākotnējo dokumentu salīdzināšanu un pircēja pieņemšanu.
• Samazināts grāmatvedības izmaksas: FMCG segmenta nodrošinātājs ieviesa EDA ziņojumu ORDERS – par 3 reizēm samazinājās štata uzturēšanas izmaksas, kas apstrādāja 10 000 ienākošos pasūtījumus mēnesī.
• Palielinās darba ātrums: biznesa partneri ir ieviesuši automātisku lauku aizpildīšanu transporta pavadzīmē – tiek tērēts par 30% mazāk laika pavadzīmju aizpildīšanā.

Automatizējam biznesa procesus, lai dzīvē skaistāk ar tehnoloģijām!