Elektroniskie dokumenti Latvijas likumdošanā

Jāsāk ar to, ka diemžēl lielākajā daļā gadījumu cilvēku priekšstati par Elektronisko dokumentu apmaiņu (EDA) Latvijā ir maldīgi. E-dokumentam Latvijas likumdošana paredz tādu pašu juridisku spēku, kā papīra dokumentam, ja tas noformēts atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajām dokumentu noformēšanas prasībām un satur obligātos rekvizītus.

Prasības dokumentu un to atvasinājumu noformēšanai un izstrādei ir noteiktas Dokumentu juridiskā spēka likumā un 2018.gada 4.septembra Ministru kabineta noteikumos Nr.558 ”Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība”. Šīs prasības attiecas arī uz e-dokumentiem, taču papildus jāņem vērā vēl arī Elektronisko dokumentu likumā un 2005.gada Ministru kabineta noteikumos Nr.473 “Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām" noteiktais.

Svarīgākie e-dokumenti uzņēmuma ikdienā ir preču piegādes un attaisnojuma dokumenti.

Preču piegādes dokuments: dokuments, kas apliecina preču piegādes un saņemšanas faktu, kā arī tas tiek izmantots, lai noteiktu attiecīgo preču izcelsmi un piederību.

Attaisnojuma dokuments: saukts arī par pirmdokumentu. Tas apliecina saimnieciskā darījuma esamību. Pamatojoties uz šiem attaisnojuma dokumentiem, grāmatvedis reģistrē jeb iegrāmato darījumus (darbības) sava uzņēmuma grāmatvedības reģistros.

Biežāk izmantotie grāmatvedības attaisnojuma dokumenti ir rēķini un pavadzīmes.

Arī e-rēķini Latvijā pagaidām vēl ir gana jauns un ne tik ierasts termins, taču līdz ar tehnoloģiju un pasaules attīstību, tas kļūst pazīstamāks arī pie mums.

Līdz ar 2014.gada 16.aprīlī pieņemto Eiropas Savienības Direktīvu 2014/55/ES, Latvijas valsts tiešās pārvaldes iestādēm publiskajos iepirkumos ir jāspēj nodrošināt elektronisko rēķinu apriti. Šis fakts noteikti ir kalpojis par labu tam, lai līdzīgas sistēmas tiktu ieviestas privātajam uzņēmumu sektoram. Skaidrs, ka konkrētu prasību pagaidām nav, taču saprotam, ka tas ir tikai laika jautājums, jo tehnoloģijas attīstās un pasaulē, ne tikai Latvijā, ir jādomā par ilgtspējīgiem risinājumiem, lai uzlabotu darba efektivitāti un mazinātu dabas resursu patēriņu.

2019.gada 9.aprīlī stājās spēkā MK noteikumi Nr. 154 “Piemērojamais elektroniskā rēķina standarts un tā pamatelementu izmantošanas specifikācija un aprites kārtība”, pēc kuriem tad šobrīd arī tiek nodrošināta e-rēķinu aprite.

Kas īsti ir e-rēķins?

Arī šajā jautājumā pastāv diezgan daudz nepatiesu pieņēmumu un apgalvojumu.

E-rēķins ir elektronisks, strukturēts darījuma dokuments, kas izveidots un apstrādājams automātiski. Digitāli ieskenēts papīra rēķins vai digitāls PDF, Microsoft Word vai Excel dokuments NAV e-rēķins.

Skaidrs, ka šobrīd vēl ir gana tāls ceļš ejams, lai Latvijas uzņēmumu ikdiena kļūtu tehnoloģiski attīstītāka un ērtāka, taču uzskatām, ka jau dodamies pareizajā virzienā, jo ar vien vairāk uzņēmumu interesējas par EDA ieviešanu ikdienā. Tāpēc arī mēs, Edisoft Latvia, aicinām katru no uzņēmējiem izskatīt visas potenciālās priekšrocības un izmēģināt Elektronisko dokumentu apmaiņu, lai dzīvē skaistāk ar tehnoloģijām!

• info@edisoft.lv
• 20555520
• www.edisoft.lv