Papīra dokumenti ir vēsture - GMG restaurants un Furors cafe EDI ieviešanas stāsts.

SIA „Furors” IT projektu vadītājs Dins Nīkrencis par EDI saka tā: “Labāk nožēlot to, ka pamēģināji, nekā to, ka nemēģināji! Mēs mēģinājām un mums izdevās, kāpēc, lai tas neizdotos arī citiem uzņēmumiem!”
Zemāk lasāma intervija, kurā Dins atklāti pastāsta par SIA “Furors Cafe” un SIA “GMG Restaurants”, kas sevī ietver tādus zīmolus kā Klondaika, Tex Mex Republic, Apēd Ziloni, Banketērija un citus, EDI ieviešanas pieredzi, galvenajām atziņām un ieviešanas motivāciju.

1.    Kā SIA Furors Cafe un GMG Restaurants, kas sevī ietver arī Klondaika un Tex Mex Republic, nonāca pie idejas ieviest elektronisku dokumentu apmaiņu (EDI)?

Galvenā motivācija bija paātrināt dokumentu apriti starp struktūrvienībām un biroju, kā arī minimizēt kļūdu skaitu un ekonomēt laiku.

Iepazīstoties ar Edisoft piedāvātajiem EDI risinājumiem, sapratām, ka EDI sniegtās priekšrocības sakrīt ar mūsu vajadzībām, tāpēc tika pieņemts lēmums optimizēt dokumentu apmaiņas procesu, tā vietā, lai pieņemtu darbā papildus darbiniekus.

2.    Kas izmainījās, ieviešot EDI sistēmu?
Ieviešot EDI, izmainījās un uzlabojās viss dokumentu aprites process kā tāds. Pavadzīmes tagad tiek saņemtas mūsu uzskaites sistēmā galvenajā ofiss, tas nozīmē, ka tās nevar aizkavēties preču piegādes vietās, nozust vai tikt bojātas. Tagad dokumentu apmaiņas process ir ātrāks, pārskatāmāks un gala rezultātā lētāks, kā arī netiek kavētas pavadzīmju apmaksas, jo tās jau ir pieejamas sistēmā.

3.    Kādi ir visbiežāk pārsūtītie dokumenti?
Tā kā ar Edisoft EDI strādājam salīdzinoši nesen, tad pašreiz elektroniski apmaināmies tikai ar preču pavadzīmēm, taču nākotnē plānojam ieviest arī e-pasūtījumus.

4.    Kāda būtu lielākā ar dokumentu apmaiņu saistītā problēma, ja EDI netiktu izmantots?

Mūsu uzņēmuma struktūrā ir 30 preču piegādes vietas, kur uz katru notiek preču piegādes no dažādiem piegādātājiem, bet informācija tiek apstrādāta centrālajā birojā.

Lielākā problēma būtu ar informācijas apstrādāšanu. Būtu ļoti grūti tikt pie operatīvās informācijas, kas savukārt apgrūtinātu preču iepirkumu un atlikumu kontroli.

Bez EDI papīra dokumentiem no piegādātāja būtu jāceļo uz piegādes vietu un tad no tās uz centrālo ofisu, kur to kāds iedrukātu uzskaites sistēmā. Tagad e-dokumenti no piegādātāja uzreiz nonāk centrālajā birojā.

5.    Ko novēlat vai iesakāt uzņēmumiem, kas ikdienā apmainās ar lielu daudzumu papīra dokumentu.
Ir tāds teiciens, ka labāk nožēlot to, ka pamēģināji, nevis to, ka nemēģināji! Mēs mēģinājām un mums izdevās, kāpēc, lai tas neizdotos arī citiem uzņēmumiem.

Svarīgākais no raksta:

Biznesa Pasaulē ikdienu tiek pārraidīti vai pārvadāti miljoniem komerc-dokumentu. Daļa no tiem tiek printēti, pārvadāti un atkal vadīti uzskaites sistēmās, taču daļa tiek vienkārši pārsūtīti elektroniski. Katram uzņēmumam ir sava motivācija izmantot vienu vai otru informācijas apmaiņas veidu. Bieži tā ir balstīta uz izpēti un aprēķinu, taču dažkārt nezināšana, bailes no jaunā vai nezināmā ir iemesli tam, lai neizmēģinātu jaunās tehnoloģijas un to sniegtās priekšrocības. SIA “GMG Restaurants” un “SIA Furors Cafe” ir lielisks piemērs, kas pierāda cik patiess ir teiciens ”Kas neriskē, tas nevinnē!”.