Kā padarīt pirkumus saprātīgākus, izmantojot tehnoloģijas

Jebkurš izplatīšanas uzņēmums, kura uzņēmējdarbības modelis ietver milzīgus pirkumus krājumu papildināšanai, cenšas uzlabot to ekonomisko efektivitāti. Nepareizi pārvaldīti procesi var novest pat veselīgu uzņēmumu uz sabrukuma sliekšņa - nepietiekamāko pozīciju trūkumu produktu klāstā, nelikvīdu aktīvu iegādi lielos apjomos, infrastruktūras uzturēšanas izmaksas. Gudrs bizness cenšas izvairīties no šiem riskiem ar tehnoloģiju palīdzību.

Uz tehnoloģijām cer, lai, analizējot samazinātu izmaksas, koordinētu iepirkuma stratēģiju ar tirgus realo situāciju, tās pārvaldību un konsolidāciju. Bet vienkārša pārliecība par automatizācijas un digitalizācijas brīnumu var nebūt pietiekama.

Kad ar vienkāršu automatizāciju nepietiek

Viens no veidiem, kā tehnoloģija padara pirkumus viedākus, ir samazinot ikdienas uzdevumu veikšanas laiku. Tā vietā, lai veiktu atkārtotas darbības iepirkumu un noliktavu operācijās, personālam tiek atbrīvotas rokas, lai atrisinātu stratēģiskus vai nozīmīgus jautājumus. Tie var ietvert dokumentu izveidi un apstrādi, inventarizāciju, atkārtotu pasūtījumu veidošanu, lielo datu vākšanu par preču apriti piegādes ķēdē. Automatizācija veicina elektronisko dokumentu pārvaldības ieviešanu, kā arī uzglabāšanas un uzskaites sistēmu funkcionalitātes paplašināšanu.

Ir svarīgi saprast, ka tie ir tikai pirmie soļi, kas ir piemēroti atkārtotiem un paredzamiem procesiem. Automātika vien nepalīdzēs, ja uzņēmumam ir jāpieņem lēmums par pirkumu īstermiņā vai vidējā termiņā. Tomēr tehnoloģiskie risinājumi virzās tādā līmenī, ka var palīdzēt personai ar iepirkumu vai pat šo darbu pilnībā veikt paši.

Galvenais uzdevums ceļā uz panākumiem ir datu vākšana un pārvaldība. Izmantojot operatīvo un precīzo informāciju par krājumu stāvokli, konkurentiem, cenām, pieprasījumu, loģistikas apstākļiem, varat sekot tendencēm, pieņemt lēmumus ātrāk un novērtēt savu darbu rezultātus.

Pāreja no pamata automatizācijas uz viediem iepirkumiem sākas ar dziļāku datu apstrādes metožu izmantošanu. Vispirms jums ir jāatkāpjas no iepirkuma analītisko materiālu aprakstošā rakstura. Piemēram, uzņēmums var apkopot datus par to, cik daudz dažādu nodaļu un filiāļu katru mēnesi tērē uzņēmuma līdzekļus un kādas produktu kategorijas ir vairāk pieprasītas.

Bet, tā kā tiek vākta analītika, ir nepieciešams pāriet uz prognozēšanas modeli, padarot to par ikdienu. Pamatojoties uz vēsturiskiem datiem, ir iespējams noteikt, kuras uzņēmuma nodaļas varētu pārsniegt nākamā mēneša budžetu, ar kādām problēmām piegādātāji nākamgad var saskarties, kas tuvākajā nākotnē būs pieprasītas un kuras iegādes cenas ilgtermiņā būs stabilas.

Spēja apkopot un pētīt datus kļūst kritiska, ņemot vērā pieaugošo konkurenci un lielāko tirgus dalībnieku spiedienu. Tehnoloģijas var iemācīt piegādes ķēdi kā pārvaldīt plašu piegādātāju tīklu, lai elastīgi veiktu korekcijas atkarībā no tirgus situācijas.

Kas ir arsenālā?

Lielie uzņēmumi iepirkumu pārvaldībai visbiežāk izmanto nopietni pielāgotu grāmatvedības sistēmu un atsevišķu integrācijas sistēmu moduļus. Mikrobizness nedomā par automatizāciju dabisku iemeslu dēļ - pārāk mazs pirkumu apjoms, augsta sliekšņa cena tehnoloģiju ieviešanai un konkrētu ieguvumu trūkums šeit un tagad.

Vidējie un mazie uzņēmumi tuvojas automatizācijai, radot risinājumus, kas balstīti uz esošajām kastes veida platformām. Galvenais tehniskais arsenāls ir šāds:

CRM - lai pārvaldītu līgumus ar iepirkuma dalībniekus;

ECM - iepirkuma dokumentu izveidei, koordinēšanai un uzglabāšanai;

ERP - finanšu komponentu un iepirkuma objektu plānošanai;

BPM - iepirkuma procedūru automatizācijai, to īstenošanai un kontrolei;

EDI platformas - elektroniskai datu apmaiņai piegādes ķēdēs;

Integrācijas sistēmas - informācijas plūsmai no dažādiem avotiem un datu apstrādes automatizācijai.

Standarta formā iepirkuma automatizācija var ietvert plānu izstrādi, pieteikumu veidošanu un apstiprināšanu, piegādātāju izvēli, līgumu slēgšanu, līgumu parakstīšanu, maksājumu pieprasījumu izveidi utt. Dažādos iepirkuma posmos tehnoloģiskie risinājumi var būt dažādi, ar atkārtotām darbībām. Bet, lai pārietu uz dziļāku automatizāciju, jums ir nepieciešams nedaudz atšķirīgs izskats.

No precīziem datiem līdz precīzām prognozēm

Ņemot vērā plaši izmantoto elektronisko datu apmaiņu starp uzņēmuma pircēju un uzņēmuma izplatītāju, jums jāpievērš uzmanība EDI tehnoloģiju piedāvātajām iespējām. Iepirkumu kvalitātes uzlabošana ir iespējama tikai tad, ja ir ātrs un precīzs kanāls informācijas apmaiņai par krājumu stāvokli. EDI darbojas kā būtiskāko datu avots.

Ir vairāki tipiski piemēri, kā izmantot EDI, lai iegūtu rezultātus bez mašīnmācībām un sarežģītām sistēmām.

Viena iespēja ir veikt pirkumus, pamatojoties uz reālu pieprasījumu. Lai to izdarītu, izplatīšanas uzņēmums izveido elektronisku datu apmaiņu ar saviem b2b pircējiem vai savām pārdošanas vietām. Mēs runājam par ziņu SLSRPT ("Pārdošanas ziņojums"). Tajā ir informācija par preču faktisko pārdošanu konkrētā veikalā vai noliktavā. Šajā ziņojumā ņemta vērā: tirdzniecības vietas atrašanās vieta; periods, kurā tiek veiktas pārdošanas; pārdoto preču daudzums; pārdošanas cenas; summa; kompensācijas summa utt.

Ziņojumu var nosūtīt pusautomātiskā režīmā, izmantojot reālus pārdevēja datus. Analizējot pieprasījumu, varat novērtēt savu produktu līniju:

• Vai viss produktu klāsts ir izlikts pārdošanā, ko izplatītājs pārdod? Vai arī tā ir daļa no produkta “lielā svara” noliktavās?

• Vai reklāmas produktu un promo pozīciju apjoms ir pietiekams? Vai nevajadzētu palielināt pirkumus, lai nepalaistu garām iespējamās priekšrocības?

Manuāla ziņojumu apkopošana šeit nepalīdzēs, jo laiks un pūles, kas veltītas datu apkopošanai un grupēšanai lasāmā formātā, var būt pārāk lielas. Kad bizness, saskaroties ar smagu konkurenci, ir regulāri jāapkopo: reizi nedēļā, reizi dienā, savlaicīgi, lai veiktu iepirkumu politikas korekcijas.

Tradicionāli ar SLSRPT - SLSFCT (“Pārdošanas prognoze”) var īstenot citu EDI ziņojumu veidu. Tas ietver līdzīgus datus, bet kurus uzskata par prognozētiem konkrētam laika posmam nākotnē. B2b pircēji vai mazāki piegādātāji šo ziņojumu parasti nosūta galvenajam izplatītājam piegādes ķēdes sākumā. Savācot informāciju no saviem darījumu partneriem, izplatītājs var analizēt datus, lai pieņemtu lēmumu par nākotnes pirkumiem un salīdzinātu tos ar faktisko situāciju.

No otras puses, EDI tehnoloģijas ļauj ātri savākt datus par preču atlikumiem veikalos un noliktavās, lai pārvaldītu pieprasījumu un pirkumus, pamatojoties uz tiem. Tas ir par INVRPT (“Inventāra ziņojums”). Šāds ziņojums var ietvert informāciju par atklāto krājumu skaitu, faktiskajiem krājumiem, maksimālajiem un minimālajiem krājumiem, bojātajiem krājumiem, preču saņemšanu un izņemšanu uz noteiktu laiku. Datus par produkta un iepakojuma daudzumu var detalizēt pēc partijas, sērijas, ražotāja, atrašanās vietas, derīguma termiņa utt.

Izmantojot šos rādītājus, uzņēmumi var uzraudzīt to izejmateriālu, produktu, atgriežamo iepakojumu krājumus reālajā laikā, izstrādāt optimālus maršrutus preču piegādei klientam, grafiku papildināt katrā noliktavā un aprēķināt preču piegādes izmaksas.

Viens no populārākajiem variantiem iepirkumu inteliģences līmeņa uzlabošanai ir saistīts ar divu punktu veidošanos - minimālo un maksimālo rezervju līmeni, informāciju par to, ko uzņēmums var ātri un efektīvi saņemt no EDI apmaiņas. Iepirkuma algoritms tiek veidots šādi: ja preču daudzums savās noliktavās vai pirkšanas uzņēmuma noliktavā atrodas zemāk par iepriekš izvēlēto pasūtījuma atjaunošanas punktu, tad, nosūtot INVRPT ziņojumu, jūs varat automātiski ģenerēt sūtījumu vai pasūtīt jaunas preces.

Parasti atšķirība starp atjaunošanas laiku un minimālo krājumu līmeni ir atkarīga no piegādes laika, produkta apgrozījuma apjoma, pieprasījuma izmaiņām. Tas ir operatīvs krājums, kas ļauj izmantot augstas ietilpības uzglabāšanas jaudu. Šīs plaisas esamība novērš negatīvu seku rašanos, ja ir pieprasījums pēc produkta, un pats produkts nav pieejams. Tādēļ atjaunošanas punktam jābūt nedaudz augstākam par minimālo krājumu līmeni.

Ja uzņēmums darbojas uz Just In Time un Quick Response sistēmām, tad krājumus var saglabāt zemākā līmenī. Taču šajā gadījumā galvenie faktori būs nosūtīto datu ticamība un materiālo plūsmu kustības ātruma palielināšana līdz norādītajam datumam nepieciešamajā apmērā.

Lai ilustrētu tekstu, mēs izmantojām Matthias Jung kolāžu „Atlantis terminal”.