Kā samazināt izmaksas EDA integrācijas projektos?

Uzņēmumi, kuri ir uzsākuši vai jau ieviesuši EDA projekta integrāciju, neizbēgami saskarās ar grāmatvedības sistēmu papildprogrammēšanas darbiem un augstām izmaksām, lai izveidotu sadarbību starp EDA dokumentu apmaiņas platformu un iekšējām sistēmām. Pastāstīsim, kā samazināt izdevumus par integrāciju.

EDA integrācijas projektos parasti izmanto:

Moduļi vai Konektori

Standarta konektori vai moduļi, piemēram, 1C, viegli savieno iekšējās sistēmas ar EDA platformu. Tie ļauj strādāt ar elektroniskajiem dokumentiem un EDA Sistēma tiek integrēta ierastajā uzskaites sistēmā: ir ļoti viegli automātiski augšupielādēt un lejupielādēt nepieciešamos datus. Konektori samazina uzskaites sistēmas savienojuma izmaksas un ir viegli un  ātri uzstādāmi.

Visbiežāk konektori un moduļi ir ekonomiskāki risinājumi ar mazāku Sistēmas funkcionālu. Risinājumi ir jāpielāgo attiecīgajiem biznesa procesiem ar izstrādātāju piedāvāto loģiku vai jārēķinās ar papildu pielāgošanas izdevumiem.

Konektori der nelieliem uzņēmumiem, kuros viena uzskaites sistēma jāsavieno ar 1 EDA Platformu. Ja uzņēmumam ir vairākas filiāles ar dažādu versiju uzskaites un informācijas sistēmām un vairāki EDA operatori, tad konektora risinājums nederēs. Katrai sistēmai ir jābūt savienotai ar katru platformu. Šāda izstrāde aizņemtu daudz laika, un šāda projekta uzturēšanas izmaksas būs augstas.

Pašizstrāde

Konektoru mīnusus risina individuāla izstrāde, kad lielā EDA projekta ieviešanai tiek piesaistīti analītiķi, izstrādātāji, sistēmu arhitekti un testētāju komanda. Šādā gadījumā jau sākumā ir iespējams izstrādāt integrācijas risinājuma darbības loģiku un noteikt procesus, kuri tiks automatizēti.

Acīmredzamais pluss – viegla pāreja no manuālā darba formāta uz automatizētiem procesiem un patstāvīgs iekšējais tehniskais atbalsts. Vienīgais iespējamais mīnuss – augsti ieviešanas izdevumi un projekta realizācijas laiks.

Integrācijas sistēma

Optimālais variants – gatavs risinājums.

Plusi: uzņēmumiem nav jātērē lieli finansu līdzekļi un laiks analītikai, nav jāatbild par izstrādi un tehnisko atbalstu, iespējams automatizēt līdz 80% no tipveida biznesa procesiem, kas saistīti ar elektronisko dokumentu apriti.

Aplūkosim 2 tipveida situācijas, kad Sistēmas integrācija ļaus samazināt EDA projekta ieviešanas izmaksas.

Situācija Nr.1: EDA ieviešana, taču ar zemu automatizācijas pakāpi.

• Ilga datu apstrāde. Ja elektronisko dokumentu trafiks ir pāris tūkstoši mēnesī, tad standartkonektori un moduļi var netikt galā ar dokumentu apstrādi: procesu laiks palielinās, notiek kļūmes un kļūdas.
• Pusautomātiskais datu apstrādes režīms. Ja nav integrācijas, darbinieki darbojas vienlaikus vairākos interfeisos – EDA Platformas tīmekļa kabinetā vai savās iekšējās sistēmās un tērē vairāk laika.
• Vienota elektroniskā arhīva trūkums. Ja uzņēmums darbojas ar vairākām EDA Platformām, datu arhīvs tiek glabāts katrā no tiem. Veikt datu lejupielādi šādā gadījumā ir neērti un ilgi. Pieņemsim, ka no 10 000 dokumentiem ir jālejupielādē 100. Darbinieks Platformā meklē katru no 100 dokumentiem un lejupielādē to.

Kā samazināt izmaksas?

Automatizēt tipveida procesus.

• Palielināt datu apstrādes ātrumu: integrācijas sistēma ļauj pārsūtīt un apstrādāt dokumentus dažu minūšu laikā. 10 000 dokumentu apstrādē iespējams ietaupīt 10 stundu darba vienam darbiniekam.

Situācija Nr.2: Sarežģīta savienošana ar SAP un 1C.

Nereti uzņēmumi ir spiesti integrēt SAP un 1C programmas vienu ar otru. Piemēram:

• Galvenais kompānijas ofiss ārpus Latvijas izmanto SAP, taču Latvijas filiāles strādā ar 1C. Šādā gadījumā uzņēmums nevar strādāt globālajā SAP bāzē bez sarežģītu sistēmu apstrādes.
• Uzņēmums aktīvi attīstās dažādos reģionos, taču katra filiāle izmanto savu uzskaites sistēmu, un kompānija pieņem lēmumu pāriet uz jaunu programmu.

Abos gadījumos kompānija uzņemās segt izdevumus, kas saistīti ar SAP apstrādi, pielāgojoties Latvijas Republikas likumdošanai, specifikai.

Globālā uzskaites sistēma nevar pieņemt datus no citām grāmatvedības sistēmām un veidot dokumentus FNS. Pēc dažādiem vērtējumiem, SAP ieviešanas un atbalsta izmaksas tiek aprēķinātas tūkstošos eiro un ieviešana lielā uzņēmumā aizņem ļoti ilgu laiku. Ne visi uzņēmumi ir gatavi tādām izmaksām.

Kā samazināt izmaksas?

Veikt datu apstrādi, izmantojot integrācijas risinājumu, kuru būs viegli savienot ar katru ERP, kā arī dokumentu apstrādi un maršrutēšanu.

Lietotājs strādā ar datiem SAP interfeisā. Uzskaites sistēma vēršas pie integrācijas risinājuma servera, kas atrodas Latvijas teritorijā, un tālāk notiek dokumentu parakstīšana un nosūtīšana uz EDA Platformu pareizajam saņēmējam.

Kopsavilkums

1. ERP tipveida konektori nav piemēroti, ja ir paredzama sarežģīta dokumentu loģistika ar esošajiem procesiem. Alternatīva ir individuālās Sistēmas integrācijas, kas elastīgi pielāgojas projekta prasībām.

2. Ja nepieciešams samazināt projekta izpildes termiņus, optimāli ir izmantot gatavu integrācijas risinājumu. Šajā gadījumā EDA ieviešana var notikt vien pāris nedēļās. Izstrāde “no nulles” var sasniegt vairākus mēnešus.

3. Jo vairāk automatizētu procesu uzņēmumam, jo lielāks laika, naudas un darba resursu ietaupījums. Nepietiek ar pārvietošanu uz e-pastu, atstājot datu apstrādi manuāli. Efekts tiek panākts, automatizējot manuālā darba rutīnas procesus, ļaujot darbu veikt sistēmām.