Kāpēc darbinieki iebilst pret elektroniskā dokumentu apmaiņas projekta ieviešanu

EDI/ EDA būtu jāsarga bizness no liela papīra daudzuma izmantošanas un jāaizsargā no cilvēku radītām kļūdām, strādājot ar dokumentiem, bet pienācīgi saskaņotas komunikācijas ar darbiniekiem trūkums var radīt neparedzētus riskus. Vadītāji vienmēr riskē saskarties ar to vai darbinieki izturēs un pieņems inovācijas, lai gan tas viss ir radīts ātrumam, ērtībai un efektivitātei.

Kāpēc darbinieki var būt pret

Nespēja pieņemt jauno. Nevēlēšanās uztvert jauno ir dabiska cilvēku reakcija, jo tas no viņa prasa ievērojamu piepūli un izgrūž viņu no komforta zonas. Sadarbību ir grūti uztvert kā izgudrotu īpašību. Viņi saprot, kāpēc pazīstamā rutīna ir jāaizstāj ar elektroniskiem līdzekļiem.

Neuzticība zemas izpratnes dēļ. Viens no neuzticības faktoriem ir likumu nezināšana un situācijas nepareiza novērtēšana. Pat līdz šim brīdim uzņēmumos ir cilvēki, kuri apgalvo, ka tikai parakstīts papīrs ar zīmogu ir juridiski apstiprināts.

Domas, kas rodas darbiniekam, kad uzņēmums izvirza jautājumu par EDI ieviešanu, izskatās šādi:

„Daudzi darījumu partneri un klienti strādā ar papīra dokumentiem. Ja mēs ieviesīsim elektronisko dokumentu plūsmu, neviens nevarēs apmainīties ar datiem vai mums būs jāpārveido dokumenti divos formātos”, daži saka. Bet katru gadu pieaug to uzņēmumu skaits, kuri izmanto EDI. Piemēram, lielākā daļa mazo un vidējo tirgus dalībnieku mazumtirdzniecības tirgū, loģistikas uzņēmumi un izplatītāji pārgāja uz elektronisko datu apmaiņu. Visiem mazajiem darījumu partneriem, kas vēlas kaut kādā veidā sadarboties ar tiem, vajadzētu aizmirst par papīra formātu.

Bailes no pārredzamības un nevajadzībām. Daži darbinieki, kas saskaras ar EDI, var pilnībā izprast inovācijas priekšrocības vadībai, un tajā pašā laikā viņi sāk saskatīt riskus sev un savai darbībai uzņēmumā. Automatizācija tos nobiedē. Darbinieki baidās, ka viņu darbs tiks automatizēts un tie kļūs nevajadzīgi, vai arī viņu darbs tiks mazāk apmaksāts. Tas attiecas uz pilnīgi dažādiem darbiniekiem - no tirdzniecības aģentiem līdz noliktavu darbiniekiem un grāmatvežiem - profesijām, kas ir īpaši jutīgas pret cilvēka darba automatizāciju.

Slikta iepriekšējā pieredze. Bieži gadās, ka vairāki neveiksmīgi mēģinājumi ieviest jaunas idejas un tehnoloģijas beidzas ar to, ka darbiniekiem būs grūti ticēt jaunam mēģinājumam optimizēt uzņēmuma biznesa procesus. Ja darbinieki vienreiz ir cietuši no inovācijām, tad otro reizi viņi jau sāks pretoties.

Kā izvairīties no problēmām

Viss ir jādara iepriekš. Kad uzņēmums vēl nav pārgājis uz EDI/ EDA darba stadiju produktīvā režīmā, personāls jau ir tam gatavs.

• Pašdarbība rada problēmas. Jums nevajadzētu uzņemties visu apmācību procesu, uzņēmumam ir jāuzticas profesionāļiem. Lielie e-dokumentu nodrošinātāji nodrošina darbinieku apmācību, vada vebinārus un seminārus, raksta atbalsta materiālus un sūta gatavus lietošanas norādījumus - viss tiek darīts tā, lai ieviešanas posmā darbinieki sazinās ar sistēmu tajā pašā valodā.

• Lielā uzņēmumā nebūs iespējams ātri apmācīt ikvienu - tas ir dārgi un prasa daudz laika. Sākumam jums jāizvēlas darbinieki, kuri pakļausies apmācībām vislabāk un būs neatkarīgākie. Pēc apmācības viņi varēs palīdzēt citiem mācīties, bet tad jums ir jādot papildus motivāciju šādiem darbiniekiem.

• Nav nepieciešams ignorēt iegulto apmācību. Sistēma pati par sevi ir pilna ar mācību materiālu - video par dokumentu izveidi, dažādām piezīmēm utt. Tas palīdzēs risināt platformas saskarni un funkcionalitāti.

• Ir ļoti svarīgi uzklausīt personālu. Katrs no viņiem var uztvert informāciju pilnīgi citādi. Ja darbinieks nevarēja apgūt materiālu - tas nenozīmē, ka viņš ir nespējīgs vai slinks, mēģiniet viņam mācīt to pašu citā formātā.

• Nomieriniet darbinieku, ļaujiet viņam būt pārliecinātam par savu nākotni. Ja darbinieks ieņem amatu, kurš tuvākajos gados uzņēmumam vairs nebūs vajadzīgs, tad piedāvājiet pārkvalificēties.

• Identificējiet komandas viedokļu līderus, sāciet strādāt ar viņiem. Vienmēr būs tāda persona, kas ietekmēs savus kolēģus un veidos noteiktu noskaņu komandā. Šāda atbalsta palaišana garām var novest pie tā, ka “kompānijas pēc” pretosies arī viņa atbalstītāji.

• Nekad nesākiet dot atlaides tiem, kas pretoties, jo tas noteikti novedīs pie citu darbinieku aizplūšanas - jūs nevarat precīzi zināt, kas un ar kuru ir draudzīgās attiecībās.

Tās ir tikai dažas galvenās darbības. Jebkuras pārmaiņas paver ceļu citām pārmaiņām. Veiksmīgi īstenojot, reorganizācijas resursi vienmēr pieaug - reorganizācijas autoritāte palielinās padotajiem, kas nozīmē, ka turpmākās izmaiņas tiks uztvertas pozitīvi, īpaši, ja jau ir izstrādāta shēma. Cilvēki gandrīz neiebilst pret tālām pārmaiņām, bet saskaras ar pārmaiņām, kas būs ļoti drīz. Jo ātrāk jūs runājat ar darbiniekiem, jo vieglāk būs ieviest jauno.