Kāpēc ir vērts izmantot četru dokumentu EDI procesu?

Latvijā visbiežāk tiek izmantots divu dokumentu EDI process, kurā pircējs nosūta preču pasūtījumu piegādātājam, bet tas nosūta faktūrrēķinu par piegādātajām precēm. Šie dokumenti ir būtiski tirdzniecības procesā un to apmaiņa ar EDI starpniecību sniedz vislielāko labumu piegādes ķēdes dalībniekiem, taču aizvien vairāk progresīvu uzņēmumu, vēloties nodrošināt maksimālu efektivitāti, sāk izmantot četru dokumentu EDI procesu. Izpētīsim, kā tas darbojas un kādu labumu uzņēmējdarbībai dod šo EDI dokumentu izmantošana.

Kā redzams pievienotajā shēmā, pircējs nosūta preču pasūtījumu (ORDER), piegādātājs pieņem pasūtījumu un sāk to izpildīt, nosūtot pircējam kravas pavadzīmi (DESADV), pircējs saņem preces un nosūta piegādātājam saņemšanas apstiprinājumu (RECADV), uz saņemtā dokumenta pamata piegādātājs sagatavo faktūrrēķinu (INVOICE) un nosūta to pasūtītājam.

Katram shēmā attēlotajam dokumentam ir sava nozīme un funkcija EDI procesā. Preču pasūtījums (ORDER) nodrošina, ka netiek pieļautas kļūdas, jo dokuments tieši ceļo no vienas sistēmas uz citu bez cilvēka līdzdalības. Pircējam nav jāuztraucas par dažādiem piegādātāju izmantotajiem formātiem, bet piegādātājam tas ļauj saņemt dažādu klientu pasūtījumus sev pieņemamā un vienādā formā.

Kravas pavadzīme (DESADV) ir ļoti noderīga pircējam, jo tas jau iepriekš saņem pilnīgu informāciju par nosūtīto kravu, tāpēc var attiecīgi plānot savas darbības un ātrāk un vienkāršāk pieņemt preces. EDI dokumentā tiek norādīts iepakojumu daudzums un saturs, iepakošanas veids, preču svītrkodi, preču fiziskās īpašības un cita informācija.

Saņemot pasūtījumu, pircējs nosūta piegādātājam saņemšanas apstiprinājumu (RECADV), kurā norāda faktiski pieņemtās preces. Nereti ir tā, ka pieņemto preču daudzums atšķiras no pasūtītā vai tiem daudzumiem, kurus ir norādījis piegādātājs savā kravas pavadzīmē, tāpēc, ja neizmanto šo EDI dokumentu, faktūrrēķinus var nākties pārrakstīt pat vairākas reizes. Dokumentu pārrakstīšana un atkārtota sūtīšana novilcina norēķināšanās procesu un tāpēc ir ļoti neērta preču piegādātājam, kurš cenšas optimizēt savus apgrozījuma līdzekļus.

Pēdējā procesa posmā piegādātājs, saņemot apstiprinājumu par faktiski pieņemtajām precēm, sagatavo faktūrrēķinu (INVOICE) un nosūta to pircējam. Latvijā ar EDI starpniecību nosūtīts rēķins ir spēkā esošs elektronisks PVN faktūrrēķins, kas juridiskajā nozīmē ir līdzvērtīgs rēķinam papīra formā un ir derīgs bez elektroniskā paraksta. Tātad, abas puses, kas piedalās procesā, var vispār neizmantot dokumentus papīra formā, rēķins paliek elektroniskā formā no tā izveidošanas līdz samaksai.

Komerciālu dokumentu apmaiņa ar EDI sistēmas starpniecību uzņēmējdarbībā dod daudz priekšrocību –mazākas izmaksas datu ievadīšanai un dokumentu apstrādei, ātrāk izpildāmi pasūtījumi un norēķini, kā arī labāka datu kontrole un uzticamība visā piegādes ķēdē. Sākot izmantot divu dokumentu procesu un sajūtot reālo EDI pakalpojuma sniegto labumu, ir vērts pievērsties četru dokumentu procesam. Kravas pavadzīmes un saņemšanas apstiprinājuma dokumentu izmantošana samazina kļūdu daudzumu līdz minimumam, bet uzņēmējdarbības process no preču pasūtīšanas līdz norēķiniem kļūst maksimāli ātrs un efektīvs.

Aicinām izmantot „Edisoft” sniegto EDI pakalpojumu un pievienoties Baltijas valstīs lielākajam elektroniskās datu apmaiņas tīklam.