Kāpēc ar vien lielāks skaits Latvijas uzņēmumu dod priekšroku e-dokumentiem?

Latvijā pēdējos gados un mēnešos ir ļoti pieaudzis to uzņēmumu skaits, kuri izmanto elektronisku dokumentu apmaiņu. Iemesli tam ir dažādi. Citiem tas ir veids kā dokumentu apmaiņu padarīt ātrāku, citiem sakārtotāku vai drošāku un vēl citiem lētāku.

Cantus grupa, kas sevī ietver Steiku Haoss, KID bar – restaurant, MUUSU Restorāns un MUUSU Terase elektronisku dokumentu apmaiņu (EDI) sāka izmantot  2016. gada vasarā. Kopš tā laika grupas uzņēmumu dokumentu apmaiņas process ir ļoti izmanījies.

Svetlana Jaņina - Cantus Grupas uzskaitvedības un iepirkuma nodaļas vadītāja intervijā stāsta par EDI ieviešanas motivāciju un pieredzētajām izmaiņām uzņēmumu dokumentu apmaiņas procesos.

Kāds bija galvenais EDI ieviešanas iemesls?

Iemesli bija dažādi, taču pats galvenais bija atrisināt ar rēķinu ievadīšanu uzskaites sistēmā saistītās problēmas. Papīra rēķini bieži pazuda, tika bojāti vai nebija saprotami, kā rezultātā tika pieļautas neuzmanības vai pārrakstīšanās kļūdas to ievades procesā. Galvenā EDI ieviešanas motivācija bija samazināt šo kļūdu skaitu.

Daļa problēmas bija arī tajā, ka mums un mūsu piegādātājiem, katram bija savi, dažādi preču katalogi, un identifikācijas kodi, kā rezultātā bieži radās juceklis un neskaidrības, veicot preču pasūtījumus vai pieņemšanu. Bija jāpatur galvā liels informācijas daudzums vai jāveido dažādi pieraksti. Reizēm informācija tika meklēta pat “Google”.

Cik sen tiek izmantota e-dokumentu apmaiņa un kas ir mainījies kopš informācija tiek sūtīta /  saņemta elektroniski?

Mūsu restorāni izmanto EDI sistēmu apmēram gadu. Man pašai gan pieredze ar EDI dokumentiem un pakalpojumu ir jau aptuveni 5-6 gadus.

Kāds ir galvenais ieguvums no elektroniskas dokumentu apmaiņas (EDI)?

Kopš EDI ieviešanas, esam ievērojami samazinājuši ar dokumentu apstrādi saistīto kļūdu skaitu. Grāmatvedības nodaļa saņem precīzus datus un darbiniekiem nav jātērē laiks meklējot dokumentus, atšifrējot tos vai drukājot tos ERP (angļu val. enterprise resource planning) sistēmā. Ietaupītais dokumentu apstrādei veltītais cilvēku resurss un laiks uzņēmuma naudas plūsmas tabulā atspoguļojas, kā reāls finansiāls ieguvums. Noņemtais slogs samazinājis stresa līmeni grāmatvedības nodaļā un devis vairāk laika datu analīzei un interpretēšanai. Tagad restorānu vadītājiem ir pieejama noderīga informācija, kas ļauj pieņemt pareizākus lēmumus.

Kāds ir datu apmaiņas vai apstrādes process izmantojot EDI un kāds tas ir izmantojot papīra dokumentus?

Izmantojot papīra dokumentu apmaiņu, visu dara cilvēki. Kāds gatavo un printē rēķinus, kāds tos ved uz piegādes vietām un vēl tad kāds tos savāc un atved uz ofisu. Tad sākas to izprašana un drukāšana uzskaites sistēmā.

Izmantojot elektronisku dokumentu apmaiņu, darbiniekiem ir jāveic tikai datu apmaiņas monitorings un analīze. Retos gadījumos darbiniekiem nākas iesaistīties darbos, kas nodrošina datu apmaiņu.

Kāda būtu lielākā ar dokumentu apmaiņu saistītā problēma, ja Steiku Haoss neizmantotu EDI?

Bez EDI veidotos dokumentu juceklis, jo ofisā krātos milzīgs daudzums papīra pavadzīmju, katra no cita piegādātāja un ar citu adresātu. Papīra pavadzīmes pazustu un tiktu bojātas. Iespējams, veidotos neiegūtā peļņa un inventūras problēmas, jo būtu daudz grūtāk sekot līdzi pasūtījumiem un reālajām piegādēm. Nāktos tērēt lielu cilvēku resursu tikai tam, lai dokumenti nonāktu gala mērķī, nerunājot par analīzi un statistiku. Rezultātā arī restorānu vadītāji netiktu pie izanalizētas un noderīgas informācijas.

Kāds ir Edisoft pienesums uzņēmuma dokumentu apmaiņā?

Edisoft pienesums ir liels - elektroniskā dokumentu apmaiņa, kā jebkurš automatizācijas process, atvieglo cilvēka darbu un ļauj vajadzīgo rezultātu panākt efektīvāk. Šajā gadījumā ātrāk, lētāk un precīzāk. Tas ir, kā sākt izmantot veļas mašīnu, nevis mazgāt drēbes ar rokām!

Svarīgākais rakstā:

Elektroniska dokumentu apmaiņa ir tehnoloģija, kas piedāvā dažādas iespējas un priekšrocības, salīdzinot ar ierasto papīra dokumentu apmaiņu. Ir uzņēmumi, kas EDI izmanto, lai paātrinātu vai automatizētu informācijas apmaiņu, citi, lai padarītu to lētāku vai drošāku, taču Cantus Grupa galvenokārt EDI izmanto, lai novērstu ar papīra rēķinu ievadīšanu uzskaites sistēmā saistītās problēmas. Bez EDI tie bieži pazuda, tika bojāti vai nebija saprotami, kā rezultātā radās kļūdas to ievades procesā. Edisoft ne tikai novērsa kļūdas, bet arī padarīja dokumentu apriti pārredzamu un drošu. Patiesībā, lai arī kāda būtu uzņēmuma specifika un nodarbošanās, ja tas regulāri saņem un sūta dokumentus sadarbības partneriem, Edisoft EDI spēs šo procesu padarīt efektīvāku.