Kuru dokumentu ir vienkāršāk vai izdevīgāk nosūtīt - elektronisku vai izdrukātu?

Papīra dokumentus uz kuriem informācija uzrakstīta, izmantojot roku un pildspalvu mūsdienās nenākas sastapt bieži. Lielais vairums dokumentu tiek sagatavoti elektroniski un visbiežāk tikai, lai tos pārvietotu vai parakstītu e-dokumenti tiek drukāti, tādejādi kļūstot par papīra dokumentiem.

Privātajā komunikācijā informācija tiek pārvietota, teju tikai elektroniski, izmantojot Watsaap, e-pastus, īsziņas un citus elektroniskās saziņas līdzekļus, taču uzņēmumu starpā un valsts sektorā bieži vien tas notiek izmatojot drukātus elektroniskus dokumentus vai tā sauktos papīra dokumentus.

Tas ir saistīts ar to, ka uzņēmumu un valsts starpā sūtītajai informācijai un dokumentiem ir jānodrošina juridisks spēks tiesību īstenošanai vai likumisko interešu aizstāvībai.

Oficiālais dokumentu noformējums Latvijā atrunāts Dokumentu juridiskā spēka likumā.

“3.pants. (1) Lai dokuments vai tā atvasinājums iegūtu juridisku spēku, fiziskā persona, izstrādājot un noformējot attiecīgo dokumentu, ievēro tiesībspējas un rīcībspējas noteikumus.

(2) Lai dokuments vai tā atvasinājums iegūtu juridisku spēku, organizācija, izstrādājot un noformējot attiecīgo dokumentu, ievēro normatīvajos aktos, savos statūtos, nolikumā vai dibināšanas līgumā un citos organizācijas darbību reglamentējošos tiesību aktos noteiktās pilnvaras.” (Dokumentu juridiskā spēka likums).

Rodas jautājums: Ja reiz “Papīra dokumenti” tā pat tiek veidoti elektroniski, vai nebūtu ērtāk tos arī sūtīt elektroniski? Atbilde pieprasa abu dokumentu veidu padziļinātu sūtīšanas procesu izpēti?

Kādas darbības ir jāveic, lai drukāts un elektronisks dokuments nonāktu tam paredzētajā adresātā?

Papīra dokuments = Elektronisks, izdrukāts dokuments

1.  Elektroniski datorā sagatavots dokuments ir jāizdrukā.
2. Atkarībā no izmantotā sūtīšanas veida, tas ir jāiepako, jānogādā uz pastu, kurjeram, organizācijas šoferim vai līdzīgi.
3. Atkarībā no dokumenta tipa un organizācijas kura to sūta, dokuments nonāk pie paredzētā adresāta, vai, ja sūtītais dokuments ir pavadzīme, tas ceļo ar preci pie tā, kurš bieži nav dokumenta gala adresāts. Ja tā, dokuments tiek sūtīts tālāk un uz organizācijas ofisu vai vēl tālāk uz grāmatvedības ārpakalpojuma sniedzēja adresātu.
4. Kad papīra dokuments ir sasniedzis adresātu tas ir jāievada datorā.

Elektronisks dokuments

1. Dokuments no viena datora, izmantojot interneta palīdzību tiek nosūtīts uz adresāta datoru.

Secinājumi

Izmantojot elektronisku dokumentu apmaiņu (EDA), dokumentu sūtīšana un saņemšana var noritēt daudz ĀTRĀK, jo nav nepieciešama fiziska papīru pārvietošana, vairākkārtīga to drukāšana un manuāla datu ievade dažādās grāmatvedības, uzskaites, noliktavu vadības un citās ERP sistēmās. Līdz ar šo dokumentu apmaiņa var noritēt arī daudz LĒTĀK, jo netiek lietoti papildus resursi, piemēram, papīrs, tinte, elektrība, transporta, cilvēku un citi resursi fiziskai papīru drukāšanai un pārvietošanai.

EDA priekšrocības ir daudz un dažādām organizācijām tās piedāvā dažāda rakstura ieguvumus.

Vai nosūtīts un saņemts elektronisks dokuments nodrošina juridisku spēku tiesību īstenošanai vai likumisko interešu aizstāvībai?

Ja saņemtais vai nosūtītais elektroniskais dokuments sagatavots un noformēts saskaņā ar Elektronisko dokumentu likumu, tam ir juridisks spēks tiesību īstenošanai vai likumisko interešu aizstāvībai, gluži tāpat kā izdrukātam elektroniskam dokumentam vai papīra dokumentam.

“Elektroniskais dokuments ir jebkuri elektroniski radīti, uzglabāti, nosūtīti vai saņemti dati, kas nodrošina iespēju tos izmantot kādas darbības veikšanai, tiesību īstenošanai un aizsardzībai.

Prasība dokumenta rakstveida formai elektroniskajam dokumentam ir izpildīta, ja elektroniskajam dokumentam ir ELEKTRONISKS PARAKSTS un elektroniskais dokuments atbilst citām normatīvajos aktos noteiktajām prasībām.

Elektroniskajiem dokumentiem normatīvo aktu prasība par dokumentu glabāšanu ir izpildīta, ja:

• dati, ko tas ietver, ir pieejami izmantošanai un nav fiziski bojāti;
• elektroniskais dokuments ir saglabāts formā, kādā tas sākotnēji radīts, nosūtīts vai saņemts, vai formā, kurā ir redzami sākotnēji radītie, nosūtītie vai saņemtie dati;
• informācijas nesējā esošos dokumentus ar informācijas tehnoloģiju palīdzību var atspoguļot formā, kas cilvēkam ir izlasāma (šis process ir atkarīgs no programmatūras un iekārtām, kuras izmantojis dokumenta radītājs);
• saglabātie dati ļauj noteikt elektroniskā dokumenta izcelsmi vai galamērķi, nosūtīšanas vai saņemšanas laiku.”( Elektronisko dokumentu likums).

Vai elektronisks paraksts visu sarežģī?

Nē, paraksts vai elektroniskais paraksts neko nesarežģī, jo uzņēmumiem ir iespēja izmantot “Par grāmatvedību” likuma 7.1. pantu, kurš paredz iespēju likumiski izmantot dokumentu bez paraksta. Likumā “Par grāmatvedību” likuma 7.1. pantā ir noteikts kādos gadījumos dokumenti derīgi bez paraksta.

Kopsavilkums

Papīra dokumentu laiks ir aizgājis. Mūsdienās, ja arī tiek lietoti papīra dokumenti, tie tāpat ir izdrukāti elektroniski dokumenti. Rakstā tiek runāts par izdrukātu un neizdrukātu dokumentu sūtīšanas atšķirībām un priekšrocībām. Padziļināta uzmanība tiek pievērsta tieši abu šo dokumentus formātu spējai izpildīt Latvijas likumdošanā atrunātās prasības, proti iespēju nodrošināt juridisku spēku tiesību īstenošanai vai likumisko interešu aizstāvībai.

No Latvijas likumdošanas puses abi dokumentu formāti piedāvā vienas un tās pašās iespējas. Atšķirība ir vien praktiskajā izpildījumā. Tajā cik un kādas darbības ir jāveic, lai nonāktu pie rezultāta (saņemta vai nosūtīta dokumenta). Nedrukāts elektronisks dokuments piedāvā iespēju dokumentus sūtīt un saņemt daudz ātrāk, lētāk, drošāk un, vienu vārdu sakot, izdevīgāk. Pateicoties laika un finanšu ietaupījumam, kas iespējams nedrukājot, fiziski nevedot un atkal sistēmā no jauna nedrukājot dokumentus.

Mainīt vecos paradumus un pāriet no papīra uz elektronisku dokumentu apmaiņas izmantošanu ir izdevīgi!