Vai man ir nepieciešamas papīra elektronisko dokumentu kopijas

Vai uzņēmējiem ir jāveido papīra kopijas elektroniskiem dokumentiem? Šis jautājums var šķist absurds, jo pati digitalizācijas nozīme ietver darba plūsmas vienkāršošanu, nevis tās sarežģīšanu. Tomēr Latvijas realitāte nav tik vienkārša.

Daži uzņēmumi uzglabā papīra dokumentu kopijas, cerot, ka tas pasargās viņus no riskiem, bet citi uzskata, ka vecais formāts ir ērtāk lietojams.

Kāpēc daudzi cer uz papīra dokumentu kopijām

To, kas notiek, var mēģintāt izskaidrot divos galvenajos veidos.

Pirmkārt, valstij vēl nav bijusi pilnīga pāreja no papīra dokumentiem uz elektroniskajiem. Ir situācijas, kad, piemēram, vadītājam vai noliktavas darbiniekam ir nepieciešama elektroniskā rēķina papīra kopija, un vadītājam, advokātam vai grāmatvedim ir vajadzīga ar elektronisko parakstu parakstīta līguma papīra kopija. Visbiežāk tas tiek darīts ārpus ieraduma robežām vai iekšējo procesu zemās digitalizācijas dēļ. Noliktavu darbinieki vai autovadītāji nevar izmantot īpašu programmatūru loģistikai, jo nav piekļuves, un biroja darbinieki nedarbojas CRM sistēmā, jo kompānija tādu nav ieviesusi.

Otrkārt, daži uzņēmēji vairāk uzticas papīra dokumentiem nekā tehnoloģijām. Bieži tas ir saistīts ar divkāršu un piesardzīgu valsts nostāju. Ja uzņēmums jau apstrādā ziņojumus elektroniskā veidā, tad, piemēram, tas joprojām var izmantot universālus pārsūtīšanas dokumentus uz papīra. Uzņēmums, kas baidās no nodokļu revīzijām vai tiesas prāvām ar darījuma partneriem, uzskata, ka kopiu veidošana paglābs no riskiem.

Ir situācijas, kad uzņēmums jau apmainās ar elektroniskiem dokumentiem ar partneriem, bet turpina izmantot papīra kopijas „drošības vajadzībām” vai „vecajā veidā”.

Daudzos gadījumos pastāv maldinošs elements. Pats dokuments nepalīdzēs ne tiesā, ne sazinoties ar Valsts ieņēmumu dienesta inspektoru vai sūtot vai izkraujot preces. Elektroniskie dokumenti vienmēr ir precīzāki par papīra dokumentiem, jo tie samazina iespējamo datu nepareizību.

Elektroniskie arhīvi ir ērtāki par papīra dokumentiem, jo tie ļauj dažu minūšu laikā atrast nepieciešamos dokumentus, un piekļuve tiem ir drošāka nekā seifu glabāšana bankās.

Apgalvojumi par papīru lietošanas vieglumu darbā pakāpeniski kļūst nenozīmīgi. Lielie un vidējie uzņēmumi arvien vairāk atturas no šīs prakses, aprīkojot autovadītājus, noliktavas, vadītājus, tirdzniecības pārstāvjus, tirgotājus un citus darbiniekus ar nepieciešamo programmatūru, tostarp īpašiem mobiliem risinājumumiem, tādējādi novēršot nepieciešamību lietot papīra dokumentus.

Kur uzglabāt

Visnopietnākā problēma, veidojot papīra kopijas, ir papildu datu fiziskās uzglabāšanas nepieciešamība. Lieliem izplatītājiem, ražotājiem un mazumtirgotājiem, kuru ārējo dokumentu plūsmas apjoms var sasniegt desmitiem un simtiem tūkstošu dokumentu mēnesī, šo problēmu var atrisināt vienkārši - elektroniski glabājot datus mākoņu arhīvos, datu centros vai pašu serveros. Tajā pašā laikā paralēla papīra arhīva izveide ir bezjēdzīgs risinājums. Šādam papīru daudzumam, kas saskaņā ar likuma prasībām jāglabā 5 gadus, ir nepieciešami milzīga izmēra uzglabāšanas telpas, kas prasa papildus naudas līdzekļus.

Papīra kopijas no nodokļu inspekcijas uzmanības nepaglābs. Ja VID neatrod oriģinālos dokumentus no viena darījuma puses, tas sāks pārbaudīt un nosūtīt inspektorus uz otru pusi. Tur VID pieprasīs uzrādīt dokumentus. Un pat tad, ja uzņēmums uzturēs ideālu kontu un izveidos kopijas, grāmatvedības nodaļai radīsies problēmas: jums ir ātri jāatrod dati, ievērojot termiņus, kas papīra lietošanā ir problemātiski.

VID var pieprasīt informāciju ne konkrētam piegādātājam vai noteiktam datumam, bet gan lielam datu skaitam, kas nav savstarpēji saistīti. Grāmatvedība pavada daudz laika un pūļu, lai atrastu katru papīra dokumentu. Vienīgais veids ir nevis vairot papīra kopijas, bet gan ieviest labu elektronisko arhīvu.

Mainās gan cilvēku ikdienas, gan sistēmu iespējas, jo ar katru gadu noslodze ir lielāka. Tāpēc, lai katram uzņēmumam izdodas saprast savas vajadzības un ieviest risinājumus, kuri atvieglo un uzlabo ikdienu!