Virši-A uzsākuši elektronisku dokumentu apmaiņu - Kāpēc? “Pirmkārt, lai taupītu vienu no nozīmīgākajiem resursiem – laiku.” Virši-A mazumtirdzniecības daļas vadītājs Uldis Piekuss.

Akciju sabiedrība VIRŠI-A ir lielākais pašmāju degvielas tirgotājs, kura tīkls, ar vairāk kā piecdesmit degvielas uzpildes stacijām, pārklāj visu Latviju. Patriotiskais uzņēmums vadās pēc principa – klientiem nodrošināt augstākās kvalitātes degvielas produktus un labāko servisu. Lai tas būtu iespējams Virši-A nemitīgi attīstās un pievērš lielu uzmanību uzņēmumā izmantoto resursu maksimāli efektīvai patērēšanai. Svarīga šī procesa daļa ir neefektīvi pavadītā laika izskaušana.

Virši-A mazumtirdzniecības daļas vadītājs Uldis Piekuss stāsta par uzņēmuma optimizāciju, ieviešot elektronisku dokumentu apmaiņu. 

Nosakot procesus, kurus iespējams veikt efektīvāk izkristalizējas tas, ka vieta izaugsmei ir dokumentu ievades uzskaites sistēmā, apstrādes un pārvietošanas procesos. Papīra dokumentu izmantošana pieprasa lielu laika un citu resursu patēriņu.

Šī procesa optimizācijai tika rasts risinājums – papīra dokumentu apmaiņas aizstāšana ar E-dokumentu apmaiņu – Edisoft EDI Integrācija.

Kāpēc “Virši-A” izmanto elektronisku dokumentu apmaiņu?

• Pirmkārt, lai taupītu vienu no nozīmīgākajiem resursiem – laiku.
• Otrkārt, lai atvieglotu uzpildes stacijas darbinieku ikdienu, veicot preču pasūtīšanu un, pēc preču piegādes, apstrādājot pavaddokumentus.
• Treškārt – mazināt cilvēcisko kļūdu rašanās iespēju, pasūtot preces.

Kādus dokumentus “Virši-A” sūta vai saņem elektroniski?

Patlaban uzpildes stacijas sūta preču e-pasūtījumus un atpakaļ saņem elektroniskas preču piegādes pavadzīmes. Taču nākotnē noteikti virtuālas dokumentu aprites īpatsvars mūsu dzīvē aizvien vairāk palielināsies, līdz ar to palielināsies gan nosūtīto dokumentu daudzveidība, gan to skaits.

Virši-A uzņēmumā novērotās svarīgākās Elektronisku dokumentu apmaiņas (EDA) izmantošanas priekšrocības:

• Ātrums – vairāk laiks citiem darba uzdevumiem.
• Nav jātērē laiks komunikācijai ar piegādātāja pārstāvjiem, nododot pasūtījumus.
• Iegūstam laiku un, tā kā laiks ir nauda, tad šādi samazinām savas izmaksas.

Lai arī EDA piedāvā vērtīgas priekšrocības, ir faktori ar ko jārēķinās ieviešot šādu risinājumu.

Projekta ieviešanas ātrums ir atkarīgs no faktoriem, kas ne vienmēr ir pilnībā un tieši atkarīgi no EDA pakalpojuma sniedzēja vai paša sistēmas ieviesēja. Saistībā ar to, ka ne ar visiem piegādātājiem ir panākta vienošanās par sistēmas ieviešanu un ne visi Virši-A piegādātāji ir Edisoft klienti, gadās, ka sistēmu salāgošana starp Edisoft platformu un piegādātāju var prasīt vairāk laika nekā plānots.

Virši-A mazumtirdzniecības daļas vadītājs Uldis Piekuss EDA vērtē pozitīvi un īsumā komentē: “Elektroniska dokumentu apmaiņa ir lielisks veids kā padarīt mūsu darba vidi un ikdienu vienkāršāku, ērtāku un efektīvāku.”