Efektyvus informacijos valdymas teikiant 3PL logistikos paslaugas

Trečiosios šalies logistikos (angl. Third-party logistics / 3PL) paslaugų versle svarbūs ne tik materialių prekių transportavimo, paskirstymo ir sandėliavimo procesai, bet ir glaudžiai su jais susiję informaciniai procesai, kurie ir lemia 3PL paslaugų efektyvumą. Pažangios informacinės sistemos logistikos įmonei gali padėti valdyti sandėlio procesus, apskaitos dokumentus, klientų duomenis ir kitas sritis, tačiau dar didesnė nauda gaunama atlikus sistemų integraciją su kitomis 3PL proceso šalimis. Integracija leidžia keistis duomenimis iš sistemos į sistemą t.y. greitai gauti informaciją apie užsakymus, suderinti prekių likučius, užsakovui pateikti važtaraščius, sąskaitas ir kitus elektroninius dokumentus.

Kompanija „Edisoft“ yra didžiausia elektroninių duomenų mainų (angl. Electronic data interchange / EDI) operatorė Baltijos šalyse ir jau daug metų padeda savo klientams efektyviai keistis informacija ir dokumentais tiekimo grandinėse. Dažniausiai mainuose dalyvauja prekybos tinklas ir tiekėjas, tačiau 3PL paslaugų atveju įtraukiama ir logistikos įmonė. Paslaugos teikiamos pasitelkiant debesų technologijomis paremtą EDI platformą, kuri užtikrina suderinamumą tarp skirtingų informacinių sistemų, dokumentų formatų ir perdavimo kanalų, kuriuos naudoja prekybos partneriai.

Šiame straipsnyje panagrinėsime, kaip EDI gali padėti įmonėms teikiančioms 3PL paslaugas.

Skirtingi 3PL EDI procesai

EDI sistemoje realizuojami 3PL procesai yra labai skirtingi, todėl aprašyti visų galimų variantų tikrai nepavyks, tačiau remiantis įmonės patirtimi galime pateikti keletą labiausiai paplitusių procesų, kuriuos naudoja „Edisoft“ klientai.

Pats paprasčiausias 3PL EDI procesas yra toks, kai prekybos tinklas siunčia užsakymą (ORDER) tiekėjui, o EDI platforma užsakymo kopiją (ORDER COPY) perduoda logistui. Pristačius prekes logistas išsiunčia sąskaitą (INVOICE) prekybos tinklui tiekėjo vardu. Esant poreikiui, sąskaitos kopija (INVOICE COPY) persiunčiama ir tiekėjui. Šiame procese naudojami tik du EDI dokumentai, bet jų užtenka, kad vyktų sklandus 3PL procesas. Tokia schema naudojama tuomet, kai 3PL paslaugų užsakovas yra gamintojas ar tiekėjas. Proceso privalumas yra jo paprastumas, nes jį galima realizuoti bet kurioje apskaitos sistemoje, o diegimo kaštai nebus dideli.

Kitas 3PL EDI procesas yra sudėtingesnis. Jame prekybos tinklas siunčia užsakymą (ORDER) tiekėjui, tačiau jo kopija nėra automatiškai kopijuojama logistui. Nurodymą vežti prekes užsakovui išsiunčia pats tiekėjas naudodamas specialų EDI dokumentą INSDES, kuriame pateikiama visa reikalinga informacija (prekės, jų kiekiai, pristatymo vieta, laikas ir pan.). Remiantis gautu dokumentu logistas pristato prekes ir užsakovui EDI būdu išsiunčia krovinio važtaraštį (DESADV), kuris yra automatiškai kopijuojamas tiekėjui. Pristačius prekes logistas pirkėjui išsiunčia sąskaitą (INVOICE) tiekėjo vardu.

Aprašytame procese tiekėjo prekės saugomos logistikos įmonės sandėliuose, todėl logistui ir tiekėjui reikia nuolat susiderinti prekių likučius. Tuo tikslu logistas tiekėjui periodiškai išsiunčia likučių ataskaitą (INVRPT). Gavęs šią informaciją tiekėjas gali planuoti gamybą bei laiku papildyti logisto sandėlį. Šiame, kaip ir pirmame procese, 3PL paslaugų užsakovas yra gamintojas arba tiekėjas. Schema yra sudėtingiau realizuojama, nes naudojami dar du papildomi dokumentai, tačiau ji leidžia tiekėjui labiau kontroliuoti logistikos procesą ir padeda geriau valdyti likučius. 

Kartais logistikos paslaugas užsako prekybos tinklas ir tam naudojamas specifinis 3PL EDI procesas, kuriame užsakymus (ORDER) logistui siunčia atskiros parduotuvės. Schemoje pavaizduota, kad logistikos įmonė gautus užsakymus apjungia ir gamintojui išsiunčia vieną konsoliduotą užsakymą (ORDER CONS). Tiekėjas užsakovui pateikia sąskaitą faktūrą (INVOICE), o jos kopija perduodama logistui. Pristatydamas prekes į atskiras parduotuves logistas EDI būdu siunčia krovinio važtaraščius (DESADV). Procesas padeda išspręsti problemą, kai užsakymo ir pristatymo procesai prekybos centre yra decentralizuoti. Nors schema yra sudėtingiau realizuojama logistikos įmonės pusėje, tačiau klientui (prekybos tinklui) ji yra labai patogi.

Tai tik keli pavyzdiniai procesai, realybėje jų gali būti daugybė. Kiekvienu atveju „Edisoft“ specialistai kartu su klientu išanalizuoja situaciją ir nusprendžia, kokia schema bus naudojama. Dažniausiai procesas nėra kuriamas iš naujo, bet jau veikiantis 3PL procesas arba jo dalis yra perkeliama į EDI sistemą.

3PL EDI dokumentai

3PL procese naudojami visi tradiciniai EDI dokumentai tokie, kaip užsakymas (ORDER), sąskaita faktūra (INVOICE) ar krovinio važtaraštis (DESADV), tačiau egzistuoja ir kiti, labiau specifiniai bei logistikos verslui pritaikyti EDI dokumentai.

Vienas jų, schemoje jau paminėtas – INSDES (angl. Instruction to dispatch), kurį pirkėjas arba tiekėjas siunčia logistikos įmonei. Šis dokumentas yra „pristatymo instrukcija“ nurodanti, ką, kur ir kada reikia pristatyti. Verta paminėti, kad INSDES neturėtų keisti esminės užsakymo (ORDER) informacijos t.y. prekių, jų kiekio ir kainų.

Likučių ataskaita (angl. Inventory report / INVRPT) yra EDI dokumentas, kuriame nurodomas pagamintų ar sandėlyje laikomų prekių kiekis tam tikru metu. Priklausomai nuo 3PL proceso, šio dokumento siuntėjas gali būti tiek logistas, tiek gamintojas, tiek prekybos tinklas.

Dokumentą IFCSUM (angl. Forwarding and consolidation summary message) siunčia klientas savo logistikos įmonei ir jame pateikiami nurodymai dėl užsakymų surinkimo bei pristatymo, pavyzdžiui, logisto prašoma surinkti užsakymus iš skirtingų vietų ir atgabenti į centrinį sandėlį. IFCSUM taip pat gali padėti efektyviai pasikeisti informacija, kai krovinį reikia konsoliduoti, išskaidyti bei gabenti naudojant skirtingas transporto rūšis ir paslaugų teikėjus.

Dar vienas logistinis EDI dokumentas – tai krovinio statuso pranešimas (angl. International multimodal status report message / IFTSTA). Dokumentą siunčia transportavimo paslaugą atliekanti pusė ir jame nurodo esamą krovinio statusą. Pagal prekybos partnerių susitarimą IFTSTA gali būti siunčiamas pagal užklausimą, periodiškai arba pasikeitus krovinio statusui.

Iš viso egzistuoja daugiau nei 200 skirtingų EDI dokumentų tipų skirtų įvairiems procesams. EDI specialistų užduotis – išanalizuoti procesą ir parinkti elektroninius dokumentus, kurie labiausiai atitinka kliento poreikius.

EDI privalumai logistui

Informacinių procesų automatizavimas yra neabejotinai naudingas visoms procese dalyvaujančioms pusėms, tačiau žvelgiant iš logistikos paslaugų teikėjo perspektyvos galima išskirti šiuos privalumus:

• Dokumentai keliauja automatizuotai, beveik be žmogaus įsikišimo, dėl to ženkliai mažėja susiję darbo kaštai.
• EDI pagreitina visus procesus tiekimo grandinėje nuo užsakymo priėmimo iki atsiskaitymo už paslaugas.
• Apdorojant užsakymų ir sąskaitų informaciją nereikia duomenų suvedinėti rankomis, o tai smarkiai sumažina klaidų riziką bei padeda išvengti baudų, kurias kartais prekybos partneriai taiko vieni kitiems.
• Procese nebelieka popierinių dokumentų, todėl jų administravimas bei saugojimas tampa pigesnis ir paprastesnis.

Kam reikalingas EDI operatorius?

3PL procese dalyvaujančios šalys gali integruoti savo sistemas savarankiškai, todėl kyla natūralus klausimas, kam reikalingas tarpininkas? Atsakymas yra paprastas – naudojantis EDI operatoriaus paslaugomis nereikia investuoti į sistemų sujungimą ir kanalų palaikymą su daugeliu įmonių. Šiuolaikinėje verslo aplinkoje viskas greitai keičiasi, todėl neverta prisirišti prie konkrečių, klientų naudojamų sistemų. Daug paprasčiau atlikti vieną integraciją su EDI platforma ir atsakomybę perduoti operatoriui, kuris pasirūpins dokumentų formatų ir kanalų derinimu bei realizuos sujungimus su klientų ir partnerių sistemomis. Perleidus šią funkciją EDI operatoriui, logistikos įmonė gali atlaisvinti savo IT resursus ir juos skirti vidinių informacinių procesų palaikymui bei kitoms svarbioms užduotims.

Jei norite individualiai pasikonsultuoti dėl EDI sprendimų tiekimo grandinėse, susisiekite su mumis užpildydami užklausos formą arba kitais nurodytais kontaktais.