Dažniausiai naudojami EDI dokumentų tipai
EDI sistemose duomenų mainai realizuojami pasitelkiant standartizuotus ir struktūruotus elektroninius pranešimus. Europoje labiausiai paplitęs EDI pranešimų standartas yra UN / EDIFACT. Jo pagrindu formuojami pranešimai atitinka realius tiekimo grandinėse naudojamus komercinius dokumentus, tokius kaip: sąskaita faktūra ar krovinio važtaraštis. Iš viso egzistuoja daugiau nei 200 skirtingų dokumentų tipų. Šiame straipsnyje apžvelgsime dažniausiai naudojamus EDI dokumentų tipus.
Prekių užsakymas (Purchase order / ORDER) – tai pirkėjo pardavėjui siunčiamas pranešimas, kuriame nurodoma detali informacija apie užsakomas prekes ar paslaugas. Pranešime nurodomas: prekių kiekis, kaina, pristatymo data, laikas, adresas, nuoroda į sutartį bei kita reikalinga informacija. Naudojant šio tipo pranešimus pagreitėja užsakymo procesas, mažėja klaidų kiekis ir pirkėjas išvengia daug rutininių veiksmų. Tiekėjui tai garantuoja, kad pranešimai iš skirtingų klientų atkeliautų vieninga forma ir leidžia optimizuoti užsakymų apdorojimą.
Sąskaita faktūra (Invoice / INVOIC) – tai pardavėjo pirkėjui siunčiamas pranešimas, kuriuo prašoma sumokėti už pateiktas prekes. Dokumente nurodomi pateiktų prekių pavadinimai, kiekiai, kainos, apmokėjimo terminas ir kita informacija. EDI sistemoje sąskaita gali būti formuojama prieš tai gauto užsakymo pagrindu. Lietuvoje EDI būdu persiųsta sąskaita yra galiojanti elektroninė PVM sąskaita-faktūra teisine prasme lygiavertė popieriniam sąskaitos variantui.
Krovinio važtaraštis (Dispatch advice / DESADV) – tai pranešimas, kurį tiekėjas perduoda užsakovui išsiuntęs jam prekes. Pranešimas pagreitina ir supaprastina prekių priėmimą, jame pateikiama detali informacija apie krovinį: pakuočių kiekį ir turinį, supakavimo būdą, prekių bar kodus ir fizines prekių savybes. Jei užsakovas prekių priėmimui naudoja RFID skenerius bei gali nuskaityti identifikacinius pervežamo krovinio numerius (SSCC), procesas tampa dar spartesnis ir išvengiama daugybės klaidų.
Gavimo patvirtinimas (Receiving advice / RECADV) – tai pranešimas patvirtinantis apie faktiškai gautas prekes. Jo pagrindu tiekėjas formuoja sąskaitą faktūrą ir siunčia ją užsakovui. Jei krovinio gavimo metu buvo neatitikimas, greitas pranešimų apsikeitimas tiekėjui leidžia operatyviai suformuoti naują sąskaitą ir greičiau gauti apmokėjimą.
Pranešimas apie grąžinimą (Announcement for returns / RETANN) – pranešimas, kurį pirkėjas, grąžindamas prekes, siunčia pardavėjui. Pranešime nurodomos grąžinamų prekių charakteristikos, grąžinimo laikas ir priežastis: brokas, ne kondicija, vėlavimas, trūkumas ar perteklius.
Likučių ataskaita (Inventory report / INVRPT) – tai informacija apie atliktą inventorizaciją: prekių kiekis, prekių kokybės pasikeitimas, nurašymai ir kt.
Užsakymo patvirtinimas (Purchase order response / ORDRSP) – tai pranešimas, patvirtinantis, kad tiekėjas sutinka įvykdyti užsakymą nurodytomis sąlygomis. Pranešime gali būti tikslinamas užsakomų prekių kiekis, kaina bei kita informacija. Toks patvirtinimas yra naudingas abiem pusėms, pirkėjas gali iš anksto planuoti savo atsargų poreikį, o tiekėjas gali nedelsiant rezervuoti užsakytą prekių kiekį sandėlyje.
Produktų katalogas (Product data / PRODAT) – tai pranešimas, kuriame pateikiama naujausia ir aktualiausia informacija apie prekes. Tiekėjui išsiuntus šį dokumentą užsakovo pirkimų skyriaus darbuotojai iš karto mato duomenis apie asortimento pasikeitimus bei gali rinktis nurodomas prekes užsakymo formavimui.
Kainų katalogas (Price catalogue / PRICAT) – tai pardavėjo siunčiamas pranešimas, kuriuo perduodama informacija apie prekių kainas bei detalizuojamas prekių katalogas. Esant integracijai su apskaitos sistema, nauja informacija apie kainas automatiškai sinchronizuojama ir tai leidžia išvengti klaidų pateikiant naujus užsakymus.
Pardavimų ataskaita (Sales report / SPSRPT) – tai informacija apie pardavimus tam tikrame prekybos taške.
Pristatymo instrukcija (Instruction to dispatch / INSDES) – tai pranešimas, kurį siunčia pirkėjas tiekėjui arba trečiajai šaliai, pavyzdžiui, logistikos kompanijai. Pranešime gali būti prašoma įvykdyti arba užlaikyti pristatymą, nurodoma pristatymo vieta, laikas ir kita susijusi informacija.
Pristatymo taškų katalogas (Delivery catalogue / DELCAT) – tai pranešimas skirtas, tiekėjams apie aktualias pristatymo vietas: parduotuves, sandėlius, paskirstymo centrus. Dažniausiai šią informaciją siunčia prekybos centrai savo tiekėjams.
Partnerių katalogas (Location catalogue / LOCCAT) – tai pranešimas, kuris naudojamas realizuojant verslo procesus su savo partneriais, pavyzdžiui, juo galima surišti skirtingus dviejų prekybos partnerių naudojamus vidinius kodus.
Klaidos pranešimas ir gavimo patvirtinimas (Application error and acknowledgement message / APERAK) – tai pranešimas informuojantis siuntėją, kad gavėjo sistema gavo dokumentą ir nurodantis jo būseną. Jei dokumente nebuvo rasta klaidų, siunčiamas pranešimas, kad dokumentas priimtas apdorojimui, o jei dokumentas buvo atmestas dėl klaidų, pranešime nurodomos surastos klaidos.
