EDI sprendimas „Amber Food grupės“ restoranuose
„Amber Food grupė“ UAB įkurta 1994 m. ir yra viena didžiausių restoranų tinklų valdytojų Baltijos šalyse. Šiuo metu įmonei priklauso 55 restoranai. „Amber Food grupė“ valdo picerijas „Charlie Pizza“, blynines „La Crepe“, restoranus „Katpėdėlė“, restoranus „Pilies Katpėdėlė“ ir „Memelio Katpėdėlė“, slaviškos virtuvės restoranus „Carskoje Selo“, Azijos virtuvės restoranus „Manami“, meksikos restoraną „Guacamole“, desertų butikus „Sugamour“, gastrobarą „Beer Garden“, laivą-restoraną „DAS BOOT“, barų zonas „Žalgirio“ ir Jonavos sporto arenose bei sezonines terasas „Grill terrace“.
2015 metais „Amber Food grupė“ nusprendė patobulinti savo tiekimo grandinės valdymą ir pradėjo EDI projektą, kurio metu su tiekėjais buvo pradėta keistis elektroniniais komerciniais dokumentais. „Edisoft“ sistemoje buvo realizuotas standartinis EDI procesas, kai pirkėjas siunčia elektroninį užsakymą (ORDER), o tiekėjas pateikia elektroninę sąskaitą (INVOICE). Projekto metu prie sistemos buvo pajungti svarbiausi „Amber Food grupės“ tiekėjai.
Šiuo metu 55 „Amber Food grupės“ restoranai kasdien užsakinėja maisto gamybai skirtus produktus per „Edisoft“ sistemą. Prie EDI sprendimo jau prisijungė 35 tiekėjai. Per mėnesį vidutiniškai apdorojama apie 14 000 elektroninių dokumentų (užsakymų ir sąskaitų faktūrų).
EDI procesas įmonėje
Visi „Amber Food grupės“ restoranai naudoja vieningą apskaitos sistemą, kurioje restoranų vadovai arba kiti atsakingi asmenys formuoja užsakymus tiekėjams. Jei tiekėjas yra prisijungęs prie EDI tinklo, užsakymas jam išsiunčiamas elektroniniu kanalu tiesiai iš restorano užsakymų programos į tiekėjo apskaitos sistemą. „Edisoft“ platformos užduotis – restoranų siunčiamus užsakymus konvertuoti į įvairiems tiekėjams priimtinus formatus ir juos perduoti atitinkamais kanalais.
Tiekėjai pristatę prekes į restoranus, pateikia elektronines sąskaitas, kurios per „Edisoft“ platformą nusiunčiamos tiesiai į „Amber Food grupės“ apskaitos sistemą. Gautas elektronines sąskaitas apskaitininkai sutikrina su popierinėmis ir aktyvuoja sistemoje. Atėjus terminui buhalterija atsiskaito su tiekėjais už gautą produkciją.
EDI sprendimo nauda
Restoranų darbe labai svarbu užtikrinti, kad virtuvėje nepritruktų produktų reikalingų maisto gamybai, o tiekimas būtų įvykdomas greitai ir be klaidų. EDI sistema puikiai padeda tai realizuoti, nes leidžia užsakymus perduoti tiesiai iš vienos sistemos į kitą – taip išvengiama žmogiškų klaidų, informacija nukeliauja akimirksniu ir užsakymas gali būti pristatytas nedelsiant.
EDI sistema „Amber Food grupės“ centriniam ofisui leidžia realiu laiku stebėti kiekvieno restorano atliekamus užsakymus bei turėti visą informaciją vienoje vietoje. „Edisoft“ interneto portale esantys filtrai leidžia analizuoti užsakymų dinamiką pagal prekybos taškus ir tiekėjus.
Dauguma tiekėjų atsiunčia elektronines sąskaitas, todėl apskaitos skyriaus darbuotojams nebereikia gaišti laiko sąskaitų suvedimui. Gavus sąskaitą, belieka ją patikrinti, jei reikia pakoreguoti ir patvirtinti. Įdiegus EDI sistemą apskaitininkų darbas ženkliai palengvėjo, sumažėjo rankinio darbo ir atsirado daugiau laiko kitoms užduotims.
„Edisoft“ platforma užtikrina nešališką tarpininkavimą sprendžiant ginčus tarp prekybos partnerių. Pavyzdžiui, jei tiekėjas tvirtina, kad neįvykdė užsakymo, nes negavo jo laiku, EDI portale tai galima lengvai patikrinti. Ten matosi, kada užsakymas buvo išsiųstas ir kada buvo perduotas į tiekėjo sistemą. Objektyvi informacija parodo, kieno pusėje kilo problema. Vėliau suklydusi pusė gali išsiaiškinti, ar tai buvo techninė problema ar žmogiška klaida.
„EDI sprendimas stipriai palengvino darbą. Restoranų užsakymai greitai pasiekia tiekėjus, o mums nebereikia rankomis suvedinėti sąskaitų informacijos. Didelis privalumas yra tai, kad visą užsakymų informaciją galime rasti vienoje vietoje. Šiuo metu elektroniniu būdu dirbame beveik su visais savo tiekėjais, išskyrus ūkininkus ir labai mažas įmones, kurioms neapsimoka investuoti į IT sprendimus.“
Jurgita Stalnionienė, Pirkimų vadovė, Amber Food UAB
