EDI sprendimas įmonių grupėje „Grigeo”

Įmonių grupė „Grigeo“ pradėjo naudotis „Edisoft“ elektroninių duomenų mainų (angl. Electronic data interchange / EDI) paslauga dar 2009 m. Nuo to laiko projektas yra nuolat plėtojamas, prijungiant vis daugiau prekybos partnerių ir sprendimą pritaikant prie besikeičiančių sąlygų. Šiuo metu AB „Grigeo“ EDI būdu dirba su daugiau nei 20 prekybos partnerių Baltijos, Skandinavijos ir kitose šalyse. Per mėnesį bendrovė išsiunčia ir gauna apie 700 elektroninių dokumentų (užsakymų, sąskaitų faktūrų bei krovinio važtaraščių).

AB „Grigeo“ EDI procese naudojami 3 elektroniniai dokumentai. Bendrovė gauna elektroninius užsakymus (ORDER) iš savo klientų ir jiems siunčia elektronines sąskaitas faktūras (INVOICE). Keliems prekybos partneriams Lietuvoje ir užsienyje perduodamas elektroninis krovinio važtaraštis (DESADV). Visus su EDI dokumentais susijusius procesus AB „Grigeo“ valdo iš savo apskaitos sistemos „Microsoft Dynamics“, kuri yra integruota su „Edisoft“ platforma.

Užsakymų duomenys

AB „Grigeo“ klientai (prekybos tinklai bei didmenininkai) siunčia didelės apimties užsakymus, kurie turi operatyviai atsirasti įmonės verslo valdymo bei apskaitos sistemoje. Bendrovei labai svarbu laiku ir tiksliai perduoti užsakymo duomenis gamybai ir užtikrinti, kad visame tiekimo procese – nuo užsakymo gavimo iki pristatymo klientui – neįsiveltų žmogiškų klaidų. EDI technologija būtent tai ir užtikrina, nes klientų užsakymai keliauja iš sistemos į sistemą ir klaidų rizika duomenų perdavimo kelyje yra visiškai eliminuojama. Jei netikslumų atsiranda kitose proceso grandyse ir kyla ginčų dėl užsakymų, EDI operatorius atlieka svarbią tarpininko funkciją. „Edisoft“ visada gali nešališkai patikrinti, kokie duomenys buvo perduoti bei taip padėti išspręsti ginčą su klientu. AB „Grigeo“ klientų užsakymai patenka į įmonės apskaitos sistemą, kurioje atsakingi darbuotojai duomenis panaudoja įvairiems tikslams: užsakymų suformavimui ir išvežimui, gamybos apimčių, resursų bei transporto planavimui.

Elektroninės sąskaitos ir važtaraščiai

Savo pirkėjams AB „Grigeo“ siunčia elektronines EDI sąskaitas ir tai suteikia visą eilę privalumų, lyginant su tradiciniais pardavimo sąskaitų valdymo metodais, kai PDF formato sąskaitos siunčiamos el. paštu, ar juo labiau, kai spausdinamos popierinės sąskaitos. Visu pirma, EDI sąskaitų paruošimas ir išsiuntimas yra labai greitas ir paprastas – apskaitos sistemoje, gauto užsakymo pagrindu, automatiškai formuojama sąskaita bei elektroniniu būdų išsiunčiama pirkėjui. Toks procesas reikalauja mažiau rankinio darbo ir padeda sumažinti sąskaitų valdymo kaštus. Be to, kaip ir užsakymų atveju, EDI sąskaitos užtikrina tikslumą bei padeda išvengti žmogiškų klaidų.

EDI dokumentai AB „Grigeo“ klientams leidžia efektyvinti prekių priėmimą, ypač kai naudojamas elektroninis krovinio važtaraštis. Šį dokumentą užsakovas gauna iš anksto, todėl gali pasiruošti ir procesas tampa greitesnis. Krovinio važtaraštis taip pat mažina poreikį perrašinėti sąskaitas, nes jos išrašomos jau priėmus prekes, kai galimi neatitikimai tarp užsakymo ir faktinio prekių kiekio yra pilnai suderinti.

Tarptautiniai EDI sujungimai

Apie 70 proc. savo produkcijos AB „Grigeo“ eksportuoja, todėl didelė dalis elektroninių dokumentų srauto tenka užsienio prekybos partneriams. Tarptautinėje prekyboje EDI įgyja dar didesnę prasmę, nes užtikrina sklandų tiekimo grandinės veikimą ir padeda išvengti klaidų, kurios dažniausiai yra brangesnės nei vietinėje rinkoje. Dalis AB „Grigeo“ užsienio klientų suteikia galimybes atlikti tiesioginius EDI sujungimus su savo IT sistemomis, kiti dirba per EDI operatorius tokius, kaip „Capgemini“ ar „TIE Kinetix“. Abiem atvejais tarptautiniai EDI sujungimai yra sudėtingesni, nes reikia prisiderinti prie specifinių dokumentų formatų bei duomenų perdavimo kanalų. „Edisoft“, turėdama ilgametę patirtį šioje srityje ir dirbdama su daugiau 30 tarptautinių EDI operatorių, sėkmingai realizavo AB „Grigeo“ integracinius projektus ir užtikrina sklandų elektroninių duomenų perdavimą su užsienio klientais.

„Mūsų įmonei labai svarbu operatyviai gauti klientų užsakymus, juos pristatyti laiku bei pilna apimtimi. Automatizuotas duomenų valdymas per EDI sistemą efektyvina įmonės veiklą, gerina logistinius procesus, mažina tiekimo bei apskaitos resursų sąnaudas, didina našumą. Be to, EDI sistema didina viso tiekimo proceso skaidrumą, kadangi elektroninėje erdvėje turime galimybę užtikrinti kiekvieno EDI proceso dalyvio – tiek iš kliento, tiek iš tiekėjo pusės – operacijos atsekamumą.“

Živilė Mackevičienė, AB „Grigeo“ klientų aptarnavimo ir logistikos skyriaus vadovė

Apie „Grigeo“

AB „Grigeo“ – vienintelė popieriaus gamykla visose Baltijos šalyse, vystanti higienos ir švaros popieriaus gamybinę veiklą. Bendrovė gamina valomąjį ir tualetinį popierių, popierinius rankšluosčius, nosinaites ir servetėles. Gerai žinomas AB „Grigeo“ prekės ženklas „Grite“ rinkai pristato švaros ir higienos sprendimus jau nuo 1996 m. Apie 70 proc. grupės gaminamos produkcijos yra eksportuojama į Latviją, Estiją, Daniją, Lenkiją, Nyderlandus, Švediją, Suomiją bei kitas šalis. Bendrovėje dirba apie 280 darbuotojų. Grupės įmonės taip pat gamina pakavimo popierių, gofruotąjį kartoną ir jo pakuotes, korinį užpildą bei kietąsias medienos plaušo plokštes.