EDI sprendimas „KG Group“ įmonėse

Vilniaus ir Kaišiadorių paukštynai yra vieni didžiausių paukštienos gamintojų Baltijos šalyse. „KG Group“ įmonių grupei priklausančios kompanijos valdo visą gamybinę grandinę „nuo lauko iki stalo“, tai reiškia, kad įmonės pačios apsirūpina žaliava ir rinkai pateikia šviežią mėsą, įvairius paukštienos pusgaminius bei gaminius. Pusę produkcijos paukštynai eksportuoja į daugiau nei 40 pasaulio šalių, o likusią dalį parduoda Lietuvos prekybos tinkluose, netinklinėje prekyboje, restoranuose bei savo firminių parduotuvių tinkle.

Paukštynų tiekimo grandinė yra gana kompleksiška – reikia greitai ir tiksliai pateikti produkciją ne tik išoriniams klientams ir nuosaviems prekybos taškams, bet ir suvaldyti įmonių grupės viduje keliaujančias žaliavas bei tarpinius gamybos produktus. Vienas iš didžiausių iššūkių tokioje didelėje ir sudėtingoje tiekimo grandinėje yra efektyvus duomenų ir informacijos valdymas, kuris neįmanomas be pažangių technologijų. Būtina vidinių sistemų integracija ir efektyvus apsikeitimas komerciniais dokumentais su išoriniais klientais.

Remiantis pasauline patirtimi, šią užduotį geriausia patikėti elektroninių duomenų mainų (angl. Electronic data interchange / EDI) operatoriams, kurie atlieka tarpininko vaidmenį ir užtikrina suderinamumą tarp prekybos partnerių informacinių sistemų.

„KG Group“ paukštynai naudojasi didžiausio Baltijos šalyse EDI operatoriaus „Edisoft“ paslaugomis. „Edisoft“ platformoje per metus perduodama apie 750 000 paukštynų gaunamų užsakymų, siunčiamų sąskaitų bei kitų elektroninių dokumentų. Įspūdingas skaičius rodo tiekimo grandinės ir jos informacinių procesų mastą.

EDI privalumai

„KG Group“ savo produkciją pristato į visus didžiuosius prekybos tinklus: „Maxima“, „Rimi“, „Lidl“, „Norfa“, „Iki“, žinomus restoranų tinklus: „Čili pica“, „Katpėdėlė“, „Charlie Pizza“ bei daug kitų prekybos vietų. Iš viso Lietuvoje aptarnaujama apie 2500 klientų.

Dauguma klientų vietinėje rinkoje užsakymus pateikia elektroniniu būdu. „Edisoft“ platforma konvertuoja užsakymų duomenis ir perduoda juos tiesiai į paukštynų apskaitos sistemas, kur vėliau išrašomos sąskaitos faktūros ir EDI kanalu persiunčiamos pirkėjams.

Pasak „KG Group“ marketingo tarnybos direktoriaus Artūro Skairio, komercinių dokumentų apsikeitimas per EDI sistemą užtikrina greitesnį ir patogesnį darbą su klientais.

„Darbas EDI būdu leidžia automatizuoti užsakymų administravimą ir sumažina klaidų tikimybę 99%. Dažnu atveju užsakymų gavimo laikas yra iš anksto suderintas su klientu, todėl mūsų darbuotojams nereikia gaišti laiko surinkinėjant šią informaciją, ji automatiškai atsiunčiama į mūsų sistemas. Toks būdas patogus ir klientams, gaudami elektronines sąskaitas jie turi galimybę jas palyginti su užsakymo informacija bei faktiškai pateiktais prekių kiekiais“, – apie tiekimo specifiką kalbėjo Artūras Skairys.

Artūras Skairys, „KG Group“ marketingo tarnybos direktorius

Didelė dalis paukštienos gaminių yra greitai gendantys produktai, todėl geriausia juos gaminti ir pateikti klientams tiksliai pagal poreikį t.y. išvengiant produkcijos nurašymo dėl pasibaigusio galiojimo laiko. Automatizuotas ir elektroninis užsakymų pateikimas leidžia vykdyti gamybą beveik realiu laiku. Tai reiškia, kad „KG Group“ klientai pateikia užsakymus iki iš anksto sutartos valandos, tuomet įmonė pagamina tiksliai kliento poreikį atitinkantį produkcijos kiekį, išrašo elektronines sąskaitas ir jau ryte pristato produkciją į prekybos tinklus, restoranus bei kitas prekybos vietas.

Dar vienas privalumas dirbant per EDI operatorių – tai nešališkas tarpininkavimas sprendžiant ginčus tarp prekybos partnerių. Pavyzdžiui, jei paukštyno klientas pasiskundžia, kad negavo užsakytų produktų, „Edisoft“ platformoje galima patikrinti, ar užsakymas pateko į sistemą ir kada bei kuriuo metu užsakymas buvo perduotas tiekėjui. Tokiu būdu nesudėtinga išsiaiškinti, kieno pusėje iškilo problema. Suklydusi šalis prisiima atsakomybę ir vėliau išsiaiškina, ar įvyko techninė, ar žmogiška klaida.

Specifiniai sprendimai

EDI sistemoje galima įdiegti procesus, pritaikytus prie konkrečios tiekimo grandinės ypatumų. „KG Group“ šaldytą produkciją pristato trečioji šalis, kitaip tariant, naudojamasi 3PL (angl. Third-party logistics) paslaugomis. „Edisoft“ sistemoje kliento pateiktas užsakymas yra automatiškai dubliuojamas logistikos paslaugų tiekėjui, šis pateikia prekes ir išrašo elektroninę sąskaitą, kuri nukeliauja klientui, o jos kopija pateikiama tikrajam prekių pardavėjui t.y. vienai iš „KG Group“ įmonių. Automatizuotas informacijos judėjimas tiekimo procese užtikrina, kad procesas būtų sklandus, o klaidų rizika minimali.

Paukštynai savo produkciją tiekia darželiams, mokykloms, globos namams ir kitoms įstaigoms. Nuo praėjusių metų liepos mėnesio įsigaliojo reikalavimas, kad valstybinės institucijos gali priimti tik elektronines sąskaitas, siunčiamas per „Registrų centro“ valdomą informacinę sistemą. Įmonių grupei reikėjo automatizuoti procesą, nes prekės viešojo sektoriaus klientams pristatomos dažnai ir generuojamas didelis dokumentų kiekis, todėl rankinis jų administravimas būtų brangus ir neracionalus. „KG Group“ nusprendė pasinaudoti „Edisoft“ siūlomu „E.sąskaita“ integraciniu sprendimu ir dabar siunčia sąskaitas valstybinėms įstaigoms taip, kaip ir verslo klientams – tiesiai iš savo apskaitos sistemų.

„KG Group“ įmonės keičiasi užsakymais ir sąskaitomis ne tik su išoriniais klientais, bet ir tarpusavyje. Pavyzdžiui, „Vilniaus paukštyno“ užauginta ir paruošta šviežia mėsa yra tiekiama kitai grupės įmonei, kuri gamina pusgaminius ir kepsnelius, o „KG Group“ valdomas specializuotas mažmeninės prekybos tinklas užsakinėja įvairius paukštienos gaminius iš visų grupės įmonių. Istoriškai susiklostė, kad skirtingose įmonėse naudojamos skirtingos apskaitos sistemos, todėl „Edisoft“ platforma pasitarnauja kaip tarpininkas padedantis integruoti vidines sistemas ir apsikeisti komercine informacija tarp grupės įmonių.

Ilgalaikis bendradarbiavimas

Pirmoji sutartis tarp „Kaišiadorių paukštyno“ ir „Edisoft“ pasirašyta dar 2007 m., nuo to laiko prie EDI sistemos prisijungė dar keturios „KG Group“ grupės įmonės, o klientų siunčiančių elektroninius užsakymus ir priimančių elektronines sąskaitas ratas gerokai išsiplėtė.

„Su „Edisoft“ dirbame jau daug metų, plėtėsi mūsų EDI sprendimas tiek savo apimtimi, tiek įvairių procesų aprėptimi. Technologinė EDI platforma veikia be priekaištų, tačiau ne mažiau svarbus ir žmogiškas faktorius. Esame labai patenkinti konsultantų bendravimu ir kompetencija. Visada sureaguojama labai greitai, o problemos išsprendžiamos lanksčiai ir konstruktyviai“, – apie EDI operatoriaus teikiamas paslaugas pasakojo Artūras Skairys.

Tolesnė „KG Group“ paukštynų naudojamo EDI sprendimo plėtra numatoma didesnį dėmesį skiriant tarptautiniams sujungimams. Tokie projektai yra sudėtingesni ir ilgiau trunkantys, tačiau tikrai atsiperka, ypač esant dideliam dokumentų srautui. „Edisoft“ gali pasiūlyti EDI sujungimą su prekybos partneriais visame pasaulyje, tai atliekama bendradarbiaujant su kitose šalyse ar regionuose dirbančiais EDI operatoriais.

Paukštynai jau keičiasi elektroniniais komerciniais dokumentais su Estijos klientu „Maag Grupp“. Pasak Artūro Skairio, artimiausiu metu planuojama atlikti ir daugiau tarptautinių sujungimų, nes tokią iniciatyvą rodo ir patys užsienio partneriai.