EDI sprendimas Estijos universalinių parduotuvių tinkle „Kaubamaja“

„Kaubamaja AS“ bendradarbiauja su „Edisoft“ nuo 2008 metų. „Kaubamaja“ EDI procesuose naudojami 5 skirtingi dokumentų tipai, o bendra EDI dokumentų apyvarta per metus siekia 12 000. Šiuo metu „Kaubamaja“ per „Edisoft“ sistemą dirba su daugiau nei 40 skirtingų tiekėjų iš Estijos, Latvijos, Lietuvos, Vokietijos bei kitų Europos Sąjungos šalių.

Įdiegtas EDI sprendimas

Su kiekvienu tiekėju dokumentų mainų procesas yra individualus, tačiau dažniausiai „Kaubamaja“ siunčia užsakymus (ORDER), o iš tiekėjų gauna sąskaitas faktūras (INVOICE). Keliais atvejais tiekėjai pristato prekes pagal periodiškai siunčiamas prekių likučių ataskaitas (INVRPT). Kai prekės pozicijos likutis sumažėja iki tam tikros ribos, tiekėjas pats suformuoja užsakymą ir išsiunčia prekes bei sąskaitą faktūrą. Daliai tiekėjų „Kaubamaja“ siunčia prekių pardavimų ataskaitas (SPSRPT), ši informacija padeda tiekėjams analizuoti ir planuoti savo veiklą. Tarptautiniai drabužių tiekėjai atnaujina savo siūlomą produkcijos katalogą bei kainas atsiųsdami specialų dokumentą (PRICAT). Siunčiamų dokumentų tipai ir jų periodiškumas priklauso nuo tiekimo grandinės specifikos bei susitarimo tarp prekybos partnerių.

„Kaubamaja“ naudojama ERP sistema „Microsoft Dynamics AX“ yra integruota su „Edisoft“ platforma, todėl visi įmonės gaunami komerciniai dokumentai patenka tiesiai į apskaitos sistemą ir iš jos siunčiami tiekėjams. „Kaubamaja“ tiekėjai dokumentų priėmimui ir perdavimui naudoja skirtingus būdus – vieni turi tiesiogines integracijas su „Edisoft“ platforma, kiti naudojasi EDI paslaugomis per EDI portalą.

Taip pat naudojami skirtingi duomenų perdavimo kanalai: SOAP, FTP ar el. paštas. „Edisoft“, kaip EDI operatorius užtikrina, kad duomenys tarp prekybos partnerių būtų perduodami jiems prieinamais ir patogiais būdais. Dalis „Kaubamaja“ užsienio tiekėjų dirba su globaliais EDI operatoriais tokiais kaip „OpenText GXS“. Tokiu atveju siunčiami dokumentai papildomai transformuojami ir „Edisoft“ platformoje sukuriamas specialus ryšys dar vadinamas „Roaming“.

EDI sprendimo teikiama nauda

• „Edisoft“ sprendimas leidžia „Kaubamaja“ dirbti su tiekėjais visoje Europoje ir išvengti dokumentų formatų ir komunikacijos kanalų suderinamumo problemų.
• „Kaubamaja“ darbuotojai, atsakingi už pirkimus bei apskaitą, visus komercinius dokumentus ir jų mainus su savo tiekėjais valdo vienoje aplinkoje t.y. savo apskaitos sistemoje.
• EDI sprendimas leidžia sumažinti laiko sąnaudas reikalingas užsakymų parengimui ir jų siuntimui įvairiais kanalais (popierių dokumentų pavidalu, el. paštu ar telefonu).
• Gavus atnaujintą prekių katalogą su kainomis iš tiekėjo, informacija automatiškai atsinaujina kliento naudojamose informacinėse sistemose ir išvengiama dvigubo dokumentų įvedimo į sandėlio bei apskaitos sistemas.
• „Kaubamaja“ apskaitos sistemoje įdiegtas automatinis duomenų patikrinimo procesas, kurio metu iš tiekėjo gauta sąskaita palyginama su užsakymu, tai leidžia išvengti pristatymo klaidų ir neatitikimų prekių kiekiuose bei kainose.
• Tiekėjai atsiunčia elektronines sąskaitas iš anksto dar prieš pristatant prekes, tai padeda „Kaubamaja“ darbuotojams pasiruošti ir greičiau priimti krovinį.
• EDI sprendimo nauda ypač pasireiškia dirbant su užsienio tiekėjais. Bendraujant tradiciniais kanalais kainų tikslinimas ir užsakymų valdymas gali būti labai sudėtingas dėl kalbos ir atstumo barjerų. EDI sistemoje informacijos mainai vyksta automatiškai, beveik be žmogaus įsikišimo, todėl išvengiama daug klaidų ir procesas tampa sklandesnis.

„Su Edisoft dirbame nuo 2008-ųjų metų. Iš techninės pusės elektroninių duomenų mainų platforma veikia nepriekaištingai. Taip pat esame dėkingi už galimybę keistis dokumentais su mūsų tiekėjais kitose Europos Sąjungos šalyse. Tikimės, kad ateityje su visais tiekėjais dirbsime tik EDI būdu.“

Heiki Kadak, IT ERP projektų vadovas, Tallinna Kaubamaja Grupp AS

Apie Kaubamaja AS

„Kaubamaja AS“ yra Estijos įmonė valdanti universalinių parduotuvių tinklą, kuriame prekiaujama drabužiais, maisto produktais, kosmetika bei vaikams skirtomis prekėmis. Įmonės parduotuvės įsikūrę Talino ir Tartu miestų centruose. „Kaubamaja AS“ priklauso įmonių grupei „Tallinna Kaubamaja Grupp AS“, kurios akcijos listinguojamos NASDAQ OMX Tallinn biržoje.