Efektyvus tiekimo grandinės valdymas „Norfa“ prekybos tinkle

„Norfos mažmena“ UAB Lietuvoje valdo 155 prekybos centrus ir tai yra trečias pagal dydį mažmeninės prekybos tinklas Lietuvoje pagal pardavimų apimtis. Įmonė siekia kuo efektyviau valdyti savo tiekimo grandinę, todėl aktyviai išnaudoja pažangius technologinius sprendimus. Vienas jų – tai elektroninių duomenų mainų (angl. Electronic data interchange / EDI) paslauga, kuri leidžia su savo tiekėjais keistis komerciniais dokumentais automatiniu būdu.

Prekybos tinklo tiekėjų sąraše yra apie 2000 Lietuvos ir užsienio įmonių. Tik nedidelė jų dalis prekes į „Norfos“ parduotuves veža tiesiogiai, dauguma užsakymus pristato į centrinius sandėlius, iš kurių įmonė pati paskirsto prekes. Sandėliavimo ir logistikos paslaugas „Norfos“ parduotuvėms teikia visą įmonių grupę valdanti kompanija UAB „Rivona“. Šaldytos produkcijos pristatymui pasitelkiamas trečiosios šalies logistikos (angl. Third-party logistics / 3PL) partneris.

UAB „Edisoft systems“ yra vienas iš pagrindinių EDI paslaugos teikėjų „Norfos“ grupės įmonėms. Bendradarbiavimas prasidėjo dar 2008 metais ir sėkmingai tęsiasi iki šiol. Per šį laikotarpį augo „Norfos“ tiekimo grandinė ir kartu plėtėsi EDI sprendimai užtikrinantys efektyvų jos veikimą. Per metus „Edisoft“ sistema apdoroja apie 700 000 užsakymų, sąskaitų faktūrų, krovinio važtaraščių, likučių ataskaitų bei kitų elektroninių dokumentų naudojamų „Norfos“ EDI sprendimuose. Procese dalyvauja vietiniai ir tarptautiniai prekių tiekėjai, logistikos paslaugas teikiančios įmonės bei vykdomas duomenų apsikeitimas įmonės grupės viduje.

Prekių užsakymo ir tiekimo procesas

„Norfos“ prekybos tinkle realizuoti IT sprendimai leidžia automatizuoti prekių užsakymo procesą. Kiekvienoje parduotuvėje verslo valdymo sistema seka prekių likučius, vidutinius pardavimus bei eilę kitų parametrų ir jų pagrindu pati suformuoja užsakymus ir duomenis perduoda į centrinį sandėlį, kur šie duomenys yra agreguojami. Priklausomai nuo produktų grupės sandėlio sistema automatiškai suformuoja užsakymus tiekėjams. Greitai gendantys produktai užsakomi kiekvieną naktį, o ilgesnio galiojimo produktai pagal sandėlyje turimą atsargų kiekį. Visos sistemos veikia sinchroniškai ir užtikrina savalaikį ir optimalų prekių tiekimą.

Prekių užsakymai perduodami per „Edisoft“ sistemą, kurioje jie yra apdorojami ir perduodami atitinkamiems gavėjams. Dauguma tiekėjų užsakymus gauna tiesiai į savo apskaitos sistemas, nedidelė dalis naudojasi per interneto naršyklę pasiekiamu EDI portalu. Gavęs užsakymą tiekėjas jį vykdo pagal iš anksto suderintas sąlygas ir EDI kanalu pirkėjui išsiunčia elektroninį krovinio važtaraštį bei sąskaitą faktūrą. „Edisoft“ sistema veikia kaip tarpininkas padedantis „susikalbėti“ skirtingoms apskaitos sistemoms, taip automatizuojant ir pagreitinant visą procesą.

Krovinio važtaraštį tiekėjai turi atsiųsti dar iki atvykstant prekėms, kad būtų pasiruošta jų priėmimui. Elektroniniame dokumente nurodomos pristatomos prekės, jų kiekis, galiojimo terminai, įpakavimo tipas bei dėžių skaičius esantis kiekvienoje paletėje. Pristatomos paletės yra pažymimos SSCC kodais (angl. Serial Shipping Container Code), o tai leidžia automatizuoti jų priėmimą. Atvykus prekėms jos iškraunamos ant automatinės rūšiavimo linijos, kurioje nuskaitomi palečių brūkšniniai kodai ir vykdomas tolesnis prekių paskirstymas į parduotuves.

Tiekėjo atsiųsta elektroninė sąskaita faktūra keliauja tiesiai į „Norfos“ buhalterinę programą, kur vykdomas automatinis duomenų tikrinimas bei palyginama ar nurodyti prekių kiekiai atitinka tai, kas buvo užsakyta. Jei aptinkama klaidų ar neatitikimų tiekėjui siunčiamas pranešimas, kad šis atliktų korekcijas ir pakartotinai atsiųstų dokumentą. Jei sąskaita yra tvarkinga, vykdomas gautų prekių pajamavimas.

Šaldytos produkcijos pristatymas

Dalis prekių į „Norfos“ parduotuves pristatomos pasitelkiant logistikos partnerį. Šiuo atveju tiekimo grandinė yra sudėtingesnė, tačiau „Edisoft“ platformoje realizuoti sprendimai leidžia automatizuoti ir šį procesą.

„Norfai“ išsiuntus šaldytos produkcijos užsakymus, pirmiausia jie patenka į logistikos įmonės sistemą, kurioje, priklausomai nuo prekių, toliau formuojami užsakymai tiekėjams. Dalis prekių yra nuolat saugomos logistikos įmonės sandėliuose, todėl pristatymas į „Norfos“ parduotuves vykdomas nedelsiant, kitą dalį prekių tiekėjai pristato jau gavę užsakymą.

Logistikos partneris „Norfai“ periodiškai siunčia iš tiekėjų gautų prekių pristatymo patvirtinimus bei likučių ataskaitas, šie duomenys yra reikalingi apskaitai bei užsakymų planavimui.

„Edisoft“ sistema užtikrina sklandų apsikeitimą elektroniniais dokumentais tarp visų 3PL proceso dalyvių.

Tarptautiniai sujungimai

„Norfa“ dirba ne tik su vietiniais, bet ir su tarptautiniais tiekėjais. Šalyse, kur veikia „Edisoft“, sujungimai atliekami tiesiogiai su tiekėjais, o šalyse, kur „Edisoft“ neturi atstovybių, kuriami EDI sujungimai su tose šalyse veikiančiais EDI operatoriais. Šiuo metu veikia EDI sujungimai su Latvijos, Estijos, Lenkijos, Vengrijos, Suomijos ir kitų šalių tiekėjais.

Integracija su AIS

Dalį alkoholinių gėrimų „Norfa“ užsako tiesiogiai iš užsienio partnerių ir pagal Lietuvos įstatymus akcizinės prekės negali būti išgabenamos iš sandėlio nepateikus duomenų į akcizų informacinę sistemą (AIS). „Edisoft“ teikia integracijos su AIS sistema paslaugą, kuri leidžia perduoti akcizų apskaičiavimo dokumentus (DAA) į Valstybinės mokesčių inspekcijos akcizų informacinę sistemą tiesiai iš „Norfos“ sandėlio valdymo sistemos.

EDI sprendimų nauda

Pasak „Norfa“ įmonių grupės valdybos pirmininko Dainiaus Dundulio, automatinis elektroninių dokumentų apsikeitimas su tiekėjais ir partneriais leidžia beveik pilnai eliminuoti rankinį darbą ir taip ženkliai sumažinti išlaidas tiekimo grandinės valdymui.

„Klientams siekiame pasiūlyti kuo patrauklesnes kainas, todėl turime veikti kuo efektyviau visose srityse. Savo tiekimo grandinėje stengiamės automatizuoti daugelį procesų, nuo užsakymo pateikimo iki prekių priėmimo ir paskirstymo į parduotuves. EDI sprendimai padeda realizuoti šį tikslą, nes leidžia keistis elektroniniais dokumentais be žmogaus įsikišimo, taip procesai tampa greitesni, kokybiškesni ir taupo administracinius kaštus. Taigi, automatizacijos naudą gauname ne tik mes bei „Norfos“ parduotuvių pirkėjai, bet ir visi partneriai dalyvaujantys mūsų tiekimo grandinėje“, – kalbėjo Dainius Dundulis.