Ką reikia žinoti apie EDI integraciją?

Kaip rodo patirtis, didžiausia elektroninių duomenų mainų (angl. Electronic data interchange / EDI) nauda pasiekiama įdiegus integruotą sprendimą. Jeigu jūsų dokumentų srautai nėra tokie dideli (iki 50 dokumentų per mėnesį), jums gali užtekti ir rankinio darbo interneto portale. Vis dėlto, siekiant pilnai išnaudoti EDI technologijos privalumus, savo apskaitos sistemą rekomenduojama integruoti su EDI paslaugų tiekėjo platforma.

Prieš pradedant integracinį projektą, reikėtų iš anksto suprojektuoti optimalią prisijungimo architektūrą. Būtina nuspręsti, kaip duomenys bus eksportuojami bei importuojami į apskaitos sistemą, koks bus failų formatas, koks perdavimo kanalas yra tinkamiausias ir pan. Renkantis svarbu atsižvelgti į reikalingą funkcionalumą, patogumą naudotis bei projekto realizavimo sąnaudas. Dažniausiai įgyvendinant integracinį projektą turi dalyvauti ne tik EDI paslaugų tiekėjas, bet ir apskaitos sistemos gamintojas, nes jo pusėje taip pat reikia atlikti pakeitimus.

Šiame straipsnyje pabandysime apžvelgti svarbiausius integracinio sprendimo elementus ir padėti pasirinkti tarp galimų alternatyvų. Dauguma aptariamų dalykų yra universalūs, tačiau aprašomi atsižvelgiant į „Edisoft“ technologinės platformos specifiką.

Integracijos privalumai

EDI paslaugų esmė – užtikrinti efektyvų ir greitą apsikeitimą informacija tarp prekybos partnerių bei išspręsti skirtingų dokumentų formatų ir duomenų perdavimo kanalų suderinamumo problemą. Įgyvendinus integracinį projektą, visus su EDI dokumentais susijusius procesus galima valdyti vienoje aplinkoje, savo įmonės apskaitos ar sandėlio valdymo sistemoje, o tai suteikia dar daugiau privalumų.

Kuriant naują dokumentą, nereikia įvedinėti duomenų rankomis – dokumentą ar visą jų grupę galima suformuoti vos keliais paspaudimais ir iš karto juos išsiųsti atitinkamiems gavėjams. Panašiu principu veikia ir dokumentų gavimas, kai tik jūsų prekybos partneriai išsiunčia jums užsakymą, sąskaitą ar kitą dokumentą, jie tuoj pat importuojami į apskaitos sistemą. Toks darbo automatizavimas padeda išvengti rizikų, susijusių su žmogiškomis klaidomis įvedant duomenis, ženkliai taupo laiką bei sumažina darbo sąnaudas.

Diegiant integracinį sprendimą, taip pat galima realizuoti automatinius duomenų tikrinimo procesus. Pavyzdžiui, EDI sistema gali patikrinti ar yra užpildyti pristatymo vietų ar prekių vidiniai kodai, o pastebėjus klaidą, išsiųsti įspėjimą. Automatinis tikrinimas beveik pašalina žmogiškąjį faktorių, kas yra ypač aktualu, kai dokumentų srautas yra didelis arba kai klaidos gali užtraukti finansines baudas iš prekybos partnerių.

EDI kanalai duomenų perdavimui

„Edisoft“ palaiko įvairius sujungimo būdus, skirtus duomenų apsikeitimui tarp EDI platformos ir kliento infrastruktūros:

• Sujungimas naudojant FTP, AS2 ar el. paštą
• Universalus transporto modulis „EdiConnector“
• Sujungimas naudojant žiniatinklį (angl. web services)

FTP

Failų perdavimas per FTP yra vienas patogiausių ir greičiausiai realizuojamų EDI integracijos būdų. Šis protokolas buvo sukurtas 1971 m., tačiau vis dar yra plačiai naudojamas. Norint pradėti dirbti per FTP, kliento IT skyrius turi būti pajėgus užtikrinti kanalo priežiūrą. FTP technologija yra patikima ir gerai ištobulinta. Ji puikiai tinka perdavinėti tūkstančius dokumentų per dieną, o rinkoje galima rasti daug standartinių ir nebrangių sprendimų, reikalingų darbui su EDI. Pagrindinis FTP kanalo trūkumas yra tai, kad pranešimai jame nėra šifruojami, todėl gali nukentėti komunikacijos saugumas. Kanalas nėra tinkamas įmonėms, kurios neturi savo IT specialistų, nes sujungimo stebėjimui ir kontrolei reikalingos specifinės žinios arba specialūs įrankiai. 

AS2

AS2 yra pažangesnis EDI duomenų perdavimo metodas nei FTP. Naudojant šį protokolą kiekvienas dokumentas yra šifruojamas, o siuntimo metu generuojami statusą patvirtinantys sisteminiai pranešimai. Tai užtikrina didesnį duomenų perdavimo saugumą ir patikimumą. Integracija, naudojant šią technologiją, yra sąlyginai sudėtingesnė, nes klientas privalo turėti specialią programinę įrangą bei sistemų administratorius, mokančius dirbti su AS2 kanalu. Protokolas yra plačiai paplitęs ir tapęs standartu Vakarų Europos šalyse, todėl dažniausiai juo naudojasi užsienio kompanijos, dirbančios su Lietuvos prekybos partneriais, arba Lietuvoje veikiantys užsienio įmonių filialai.

El. paštas

El. paštas dažniausiai naudojamas kaip rezervinis kanalas arba juo siunčiami statuso pranešimai. Pasitaiko atvejų, kai el. paštas yra patogiausias EDI kanalas. Pavyzdžiui, jei įmonės klientai yra pripratę siųsti užpildytas užsakymų formas į vieną el. paštą, galima nustatyti, kad EDI sistema formas atpažintų, konvertuotų ir atitinkamu būdu perduotų į įmonės apskaitos sistemą. 

EdiConnector

„EdiConnector” – tai speciali, kliento kompiuteryje diegiama, programinė įranga, kuri užtikrina sklandų duomenų apsikeitimą tarp EDI platformos ir kliento infrastruktūros. Programa periodiškai tikrina naujų dokumentų atsiradimą EDI sistemoje, juos nuskaito ir perduoda į nurodytą importo katalogą. Tokiu pačiu principu veikia ir kliento eksportuotų dokumentų persiuntimas. „EdiConnector” jau turi automatinio tikrinimo, perdavimo, kontrolės ir stebėjimo mechanizmus. Klientui tereikia pasirūpinti, kad apskaitos sistema eksportuotų ir importuotų dokumentus sutartu formatu. Modulis yra išbaigtas ir lengvai konfigūruojamas, todėl integraciniai projektai naudojant „EdiConnector” yra realizuojami greičiau.

Sprendimas labiausiai tinkamas tiems klientams, kurie nori daryti kuo mažiau pakeitimų savo sistemose bei nenori ar negali skirti papildomų resursų EDI kanalo priežiūrai. Net 75% integracinių „Edisoft“ klientų naudoja būtent šį sprendimą. „EdiConnector“ gali pasirodyti netinkamas sprendimas toms kompanijoms, kurių saugumo politika neleidžia diegti trečių šalių programinės įrangos arba įmonėms, kurios yra pasiruošusios pačios adaptuoti savo apskaitos sistemas darbui su EDI per žiniatinklį.

Žiniatinklis

Atlikus integraciją per žiniatinklį (angl. web services) vietoje apsikeitimo failais vykdomas nuotolinių metodų iškvietimas naudojant SOAP protokolą. „Edisoft“ platformoje yra sukurti metodai, skirti įeinančių dokumentų gavimui, dokumentų siuntimui bei kitiems veiksmams. Tai leidžia perduoti duomenis nesiunčiant failų, bet gauti reikalingą informaciją iš EDI platformos pateikiant atitinkamą užklausą. Sprendimas yra techniškai pažangesnis nei apsikeitimas failais, nes duomenų perdavimas vyksta greičiau ir sinchroniškai, t. y. iš karto gaunamas išsiųsto dokumento statusas.

Iš kitos pusės, sprendimas reikalauja daugiau darbo adaptuojant apskaitos sistemą. Keičiantis failais, sistemai tereikia eksportuoti failą ir jį perduoti į reikiamą katalogą. Naudojant žiniatinklį, sistema turi inicijuoti veiksmą EDI platformoje, korektiškai užpildyti užklausos laukus ir gebėti priimti bei interpretuoti gaunamą atsakymą. Procesą gali sudaryti ne vienas, o trys ar penki žingsniai. Pavyzdžiui, priimant dokumentus, visu pirma reikia gauti sąrašą visų neperskaitytų (naujų) dokumentų, tuomet juos atsisiųsti ir pakeisti jų statusą. Visą šią logiką reikia suprogramuoti apskaitos sistemoje.

Jei įmonė turi galimybes ir resursus keisti savo apskaitos sistemą, šis integracijos metodas yra pats patikimiausias. Integraciją per žiniatinklį taip pat verta svarstyti, kai įmonės saugumo politika draudžia diegti trečiųjų šalių programinę įrangą arba numatyta naudoti tik standartizuotą programinę įrangą, pavyzdžiui, SAP PI.

Duomenų importo ir eksporto metodai

Pasirinktu EDI kanalu duomenys perduodami į kliento infrastruktūrą – lokalius katalogus, FTP serverį, tinklinę saugyklą ir pan. Prieš atliekant integraciją, reikia apgalvoti, kokiu būdu bus vykdomas duomenų importas ir eksportas iš apskaitos sistemos. Tai galima padaryti keliais būdais:

• „Edisoft“ prisiderina prie kliento naudojamo failų importo ir eksporto formato.
• Klientas prisitaiko prie „Edisoft“ naudojamo standarto „Edisoft standard xml“.
• EDI dokumentai išskaidomi į tarpines duomenų bazės lenteles, naudojant specializuotą sprendimą „EdiParser“.
• Realizuojama integracija per žiniatinklį.

Duomenų formato klausimas visada išsprendžiamas, tereikia susitarti, kuri pusė atliks duomenų konvertavimą. Jei klientas pasirenka naudoti žiniatinklį, tuomet formato klausimas atpuola.

Kartais įmonės pageidauja, kad EDI dokumentų duomenys patektų į apskaitos sistemą per duomenų bazę. Tokiu atveju diegiamas specialus sprendimas „EdiParser“, kuris gautus dokumentus išskaido į tarpines lenteles naudojant ODBC sąsają. Vėliau duomenys perduodami į apskaitos sistemos duomenų bazę.

Dokumentų formatai

„Edisoft“ specialistai gali atlikti duomenų konvertavimą įvairiais formatais, atsižvelgiant į kliento poreikius ir naudojamą apskaitos sistemą, tačiau paprasčiausia realizuoti EDI sprendimus, kai klientas gali importuoti ir eksportuoti duomenis „Edisoft standard xml“ formatu. Šis formatas yra pritaikytas EDI pranešimams ir yra naudojamas kaip standartas dokumentų saugojimui ir perdavimui „Edisoft“ platformoje. „Edisoft standard xml“ formato dokumentas turi ne tik standartinius laukus komercinės informacijos perdavimui, bet ir tarnybinius laukus, reikalingus įvairaus pobūdžio integraciniams sprendimams.

Formatas turi gerai reglamentuotą žymų struktūrą, kuri leidžia perduoti įvairaus tipo dokumentus – užsakymus, sąskaitas faktūras, krovinio važtaraščius ir pan. Jei klientas pasiruošęs palaikyti „Edisoft“ formatą, integracinį sprendimą galima įgyvendinti labai greitai, nes nereikia atlikti papildomų duomenų konvertavimų. Klientui tokiu atveju suteikiama visa reikalinga informacija: „xsd“ tikrinimo schemos bei techniniai dokumentų aprašymai.

Žinoma, klientai ne visada pasiruošę palaikyti „Edisoft“ formatą. Tuomet sukuriamas specialus transformacijos žemėlapis, kuris bet kokį formatą paverčia į „Edisoft standard xml“ ir atvirkščiai. Štai keletas populiariausių dokumentų formatų naudojamų „Edisoft“ klientų:

• EANCOM EDIFACT – tarptautinis EDI pranešimų standartas.
• IDOC – specialus XML formatas, naudojamas kaip standartas SAP sistemose.
• XML – įmonės dažnai naudoja savo susikurtus XML dokumentų formatus, „Edisoft“ specialistai gali išanalizuoti dokumentų struktūrą ir sukonfigūruoti jų konvertavimą.
• CSV, TXT, DBF, EXCEL

Jei kliento naudojamas formatas smarkiai skiriasi nuo standartinių EDI dokumentų struktūros, gali tekti pridėti keletą papildomų laukų. Tai paaiškėja atlikus pradinę analizę integraciniame projekte.

Tikiuosi, kad ši apžvalga atsakė į pagrindinius Jūsų klausimus apie EDI integraciją. Jei nuspręsite pradėti tokį projektą, gali iškilti ir daugiau klausimų, tuomet kviečiu kreiptis į patyrusius „Edisoft“ konsultantus, kurie įsigilins į Jūsų konkrečią situaciją ir pasiūlys geriausius sprendimus.

Susisiekite su mumis užpildydami užklausos formą arba kitais nurodytais kontaktais.