Kas yra GLN numeris ir kodėl jis reikalingas?

GLN yra visuotinis lokalizacijos numeris (angl. Global Location Number) skirtas identifikuoti fizines, juridines bei funkcines įmonių buveines. Numeris yra unikalus pasauliniu mastu. Elektroninių duomenų mainų (angl. Electronic data interchange / EDI) sistemose GLN numeriai naudojami prekybos partnerių identifikavimui, taip pat nurodant pristatymo vietą, prekių išdavimo sandėlį, buhalterijos skyrių ir pan.

Šiame straipsnyje apžvelgsime GLN numerių sudarymo principus, panaudojimo galimybes bei suteikiamus privalumus.

Kaip sudaromas GLN numeris?

GLN numerius išduoda ir jų naudojimą prižiūri pasaulinė prekybos duomenų standartizavimo organizacija GS1 bei vietinė jos atstovybė – asociacija „GS1 Lithuania“.

Kaip pavaizduota žemiau esančioje schemoje, GLN numeryje yra 13 skaitmenų, kurie apima tris segmentus:

• Pasaulinis GS1 prefiksas, kurį Lietuvoje išduoda asociacija „GS1 Lithuania“. Jo ilgis gali būti skirtingas nuo 6 iki 9 skaitmenų.
• Vietos ar buveinės nuoroda, kuri GS1 sistemoje priskiriama konkrečiai lokacijai.
• Kontrolinis skaitmuo yra išskaičiuojamas iš pirmų 12 skaitmenų, taip užtikrinant duomenų vientisumą.

GLN numeryje nėra informacijos apie vietą, tai yra tik nuoroda susieta su konkrečia įmone. Numerių reikšmes ir susijusius duomenis nustato bei prižiūri juos naudojanti kompanija. Kiek GLN numerių kurti ir kokias savo fizines ar skaitmenines lokacijas / vietas identifikuoti taip pat sprendžia kiekviena įmonė individualiai, atsižvelgdama į savo verslo poreikius.

Ką galima žymėti GLN numeriu?

GLN numeris padeda identifikuoti ne tik visą įmonę, bet ir atskiras jos dalis / vietas / buveines, dalyvaujančias įvairiose verslo transakcijose. Pavyzdžiui, GLN numeris gali žymėti:

• Juridinį vienetą – visą įmonę, dukterinę įmonę ar įmonės padalinį.
• Funkcinį vienetą – juridinio asmens buhalterijos, pirkimų, techninės priežiūros skyrių ir pan.
• Fizinę buveinę – parduotuvę, sandėlį, gamybines patalpas, pakrovimo rampą, lentyną sandėlyje ir pan.
• Skaitmeninį vienetą – elektroninį tinklo adresą skirtą EDI pranešimams ar ERP sistemą.

GLN numerių privalumai

Savo buveinių identifikavimas GLN numeriais gali būti naudojamas tiek administruojant vidinius procesus, tiek prekiaujant su išorės partneriais. GLN numeriai turi eilę privalumų:

• GLN numeris suteikia unikalią ir nedviprasmišką identifikaciją viso pasaulio mastu.
• GLN galima priskirti bet kokiai lokacijai – nuo pakrovimo rampos iki atskirų pastatų gamyklos teritorijoje ar informacinių sistemų.
• GLN suteikia galimybę naudoti vieningą metodą vietų identifikavimui ir taip išvengti papildomų kaštų bei klaidų, kai naudojama keletas skirtingų standartų schemų.
• Paprasta duomenų struktūra ir integralumo kontrolė palengvina elektroninį duomenų perdavimą ir apdorojimą.
• GLN numerių struktūrą ir priskyrimo taisykles administruoja pasaulinė GS1 organizacija, kuri užtikrina reikalingą pagalbą, apmokymą ir priežiūrą.
• GLN galima atvaizduoti kaip GS1-128 brūkšninį kodą, QR kodą ar užkoduoti RFID žymenoje ir  fiziškai žymėti prekes ar logistinius vienetus greitesniam susijusių šalių atpažinimui ir duomenų įvedimui į IT sistemas.

GLN numerių naudojimas EDI sistemose

EDI sistemose GLN numeris yra pagrindinis identifikatorius pagal kuri nustatoma, kam yra skirtas siunčiamas elektroninis dokumentas. Prekybos partnerių susiejimas pagal unikalius numerius leidžia automatizuoti procesą ir išvengti klaidų. Kaip jau buvo minėta, GLN numeris savyje neturi prasmės ir veikia tik kaip nuoroda į failą, kuriame yra detali informacija apie įmonę bei jos pristatymo vietas. GLN numerių reikšmės ir visi susiję duomenys yra saugomi bendradarbiaujančių partnerių vidinėse sistemose arba specialiuose kataloguose EDI sistemoje. Siunčiant EDI dokumentą šie duomenys nuskaitomi ir vartotojas jau mato pilną ir tikslią informaciją.

Kaip rodo „Edisoft“ patirtis, kartais įmonės gali apsieiti be GLN numerio. Tokiu atveju dokumentų adresavimui sukuriamas specialus, tik vienoje EDI sistemoje skirtas naudoti, įmonės kodas. Šis būdas yra tinkamas kol įmonės veiklos mastas yra nedidelis, tačiau įmonei dirbant su vis daugiau prekybos partnerių ir ypač plečiantis į tarptautines rinkas gali atsirasti problemų. Pavyzdžiui, keli prekybos partneriai gali naudoti lygiai tokį patį kodą savo vidinių vietų žymėjimui. Taigi, nėra garantijos, kad toks kodas bus unikalus šalies ar pasaulio mastu.

Tarptautinės kompanijos bei didelės el. komercijos platformos (pavyzdžiui, Amazon), visuomet reikalauja naudoti ne savarankiškai priskirtus, bet GLN kodus, nes susijusius duomenis jos saugo savo vidinėse sistemoje, todėl kodų unikalumas yra labai svarbus. GLN kodai taip pat naudojami duomenų apie įmonę patikrinimui pasauliniuose registruose. Lietuvoje prekybos tinklai taip pat savo tiekėjų vis dažniau prašo naudoti tik pasaulinius GLN numerius.

Tarp „Edisoft“ klientų pasitaiko atvejų, kai įmonės turi registruotą GLN numerį, tačiau ne visi darbuotojai tai žino ir EDI mainuose jo nenaudoja. Pavyzdžiui, jei įmonė naudoja brūkšninius kodus savo prekių žymėjimui, labai didelė tikimybė, kad ji turi ir pasaulinį kompanijos prefiksą GS1 sistemoje bei GLN kodą. Tokiu atveju rekomenduojame EDI mainuose pradėti naudoti GLN, nes įmonei augant ar plečiantis į tarptautines rinkas ateityje nebereikės keisti kodavimo su visais prekybos partneriais.

Jei norite pasitikrinti ar jūsų įmonė turi registruotą GLN numerį, o esant poreikiui, tokį įsigyti, kreipkitės į pasaulinės organizacijos GS1 atstovybę Lietuvoje „Asociaciją GS1 Lithuania“.