Kodėl verta naudoti keturių dokumentų EDI procesą?

Lietuvoje dažniausiai naudojamas dviejų dokumentų EDI procesas, kai pirkėjas siunčia prekių užsakymą tiekėjui, o pastarasis siunčia sąskaitą faktūrą už pateiktas prekes. Šie dokumentai yra esminiai prekybos procese ir jų apsikeitimas EDI būdu suteikia didžiausią naudą tiekimo grandinės dalyviams, tačiau vis daugiau pažangių įmonių, siekdamos maksimalaus efektyvumo, pradeda naudoti keturių EDI dokumentų procesą. Panagrinėkime kaip jis veikia ir kokią naudą verslui teikia šių EDI dokumentų naudojimas.

Kaip matome žemiau pateiktoje schemoje, pirkėjas siunčia prekių užsakymą (ORDER), tiekėjas priima užsakymą ir pradeda jį vykdyti, išsiųsdamas krovinio važtaraštį (DESADV), pirkėjas gauna prekes ir siunčia gavimo patvirtinimą (RECADV), gauto dokumento pagrindu tiekėjas formuoja sąskaitą faktūrą (INVOICE) ir siunčia ją užsakovui.

Kiekvienas iš schemoje pavaizduotų dokumentų turi savo prasmę ir funkciją EDI procese. Prekių užsakymas (ORDER) padeda išvengti klaidų, nes dokumentas keliauja iš vienos sistemos tiesiai į kitą, be žmogaus įsikišimo. Pirkėjui nereikia rūpintis skirtingais tiekėjų naudojamais formatais, o tiekėjui tai leidžia gauti skirtingų klientų užsakymus sau priimtina ir vienoda forma.

Krovinio važtaraštis (DESADV) yra labai naudingas pirkėjui, kuris iš anksto gauna pilną informaciją apie atvykstantį krovinį, todėl gali atitinkamai planuoti ir pasiruošti prekių priėmimui. Nuo 2016 m. spalio 1 d. Lietuvoje įsigaliojo reikalavimas, pagal kurį važtaraščių duomenys VMI turi būti pateikiami realiu laiku, naudojantis išmaniosios mokesčių administravimo sistemos (i.MAS) elektroninių važtaraščių posistemiu i.VAZ. Tiekėjams jau siunčiantiems EDI krovinio važtaraščius tai neturėtų sukelti problemų, nes EDI sistemoje galima nustatyti, kad to paties dokumento kopija būtų persiunčiama į VMI sistemą.

Pirkėjas, gavęs užsakymą, tiekėjui išsiunčia gavimo patvirtinimą (RECADV), kuriame nurodomos faktiškai priimtos prekės. Neretai pasitaiko, kad priimtų prekių kiekis skiriasi nuo to, kas buvo užsakyta ir kokius kiekius nurodė tiekėjas savo krovinio važtaraštyje, todėl nenaudojant šio EDI dokumento sąskaitas faktūras gali tekti perrašyti net keletą kartų. Dokumentų perrašymas ir pakartotinis siuntimas vilkina atsiskaitymo procesą ir dėl to yra labai nepatogus prekių tiekėjui, siekiančiam optimizuoti savo apyvartines lėšas.

Paskutiniame proceso etape, tiekėjas, gavęs patvirtinimą apie faktiškai priimtas prekes, suformuoja sąskaitą (INVOICE) ir ją siunčia pirkėjui. Lietuvoje EDI būdu persiųsta sąskaita yra galiojanti elektroninė PVM sąskaita faktūra teisine prasme lygiavertė popieriniam sąskaitos variantui. Taigi, abi procese dalyvaujančios pusės gali visiškai nenaudoti popierinių dokumentų, sąskaita lieka elektroninėje formoje nuo pat jos sukūrimo iki apmokėjimo.

Komercinių dokumentų mainai per EDI sistemą verslui suteikia daug privalumų – tai mažesni kaštai duomenų suvedimui ir dokumentų apdorojimui, greičiau vykdomi užsakymai ir atsiskaitymas bei didesnė duomenų kontrolė ir patikimumas visoje tiekimo grandinėje. Pradėjus naudoti dviejų dokumentų procesą ir pajutus realią EDI paslaugos naudą verta žengti sekantį žingsnį link keturių dokumentų proceso. Krovinio važtaraščio ir gavimo patvirtinimo dokumentų naudojimas klaidų kiekį sumažina iki minimumo, o verslo procesas nuo prekių užsakymo iki atsiskaitymo tampa maksimaliai greitas ir efektyvus.

Kviečiame pasinaudoti „Edisoft“ teikiama EDI paslauga ir prisijungti prie didžiausio Baltijos šalyse elektroninių duomenų mainų tinklo.