Kokią naudą tiekėjui suteikia EDI?

EDI arba elektroniniai duomenų mainai (angl. Electronic data interchange) – tai technologija, leidžianti prekybos partneriams efektyviai keistis komerciniais dokumentais, pasitelkiant standartizuotus ir struktūrizuotus elektroninius pranešimus.

Dažniausiai EDI projektus inicijuoja prekybos tinklai, skatindami savo tiekėjus keistis elektroniniais dokumentais (užsakymais, sąskaitomis, krovinio važtaraščiais ir kt.). Beveik visuomet tokia iniciatyva sulaukia pasipriešinimo iš tiekėjų pusės. Baiminamasi keisti įprastą darbo tvarką ir abejojama, ar investicijos į IT sistemas atsipirks.

Pasitaiko ir išskirtinių atvejų, kai pats tiekėjas skatina savo klientus dirbti EDI būdu. Dažniausiai tai daro didesnės tarptautinės kompanijos arba įmonės jau naudojančios EDI savo verslo procesuose. Tokie tiekėjai jau būna patyrę, kad elektroniniai dokumentai ir automatizuoti tiekimo procesai suteikia ekonominę naudą bei konkurencinį pranašumą.

Jei dar svarstote apie EDI sprendimą, svarbu suprasti, kokią naudą jis gali suteikti. Jei sprendimą jau priėmėte, nesvarbu, ar tai padarėte savo iniciatyva, ar skatinami prekybos tinklo, paranku žinoti, kaip maksimaliai išnaudoti EDI privalumus.

Vienas iš esminių elektroninių dokumentų privalumų – tai greitis. Dokumentai keliauja tiesiai iš vienos sistemos į kitą ir taip pagreitina visą procesą. Net jei nenaudojate popierinių dokumentų, o su klientais keičiatės užsakymais ir sąskaitomis elektroniniu paštu, EDI dokumentai yra dar greitesni. Informacija perduodama realiu laiku ir be žmogaus įsikišimo, tai leidžia greičiau įvykdyti užsakymus, greičiau išsiųsti sąskaitas faktūras į prekybos centro buhalteriją bei greičiau gauti pinigus už pateiktą produkciją.

Naudojant EDI, mažėja rankinio darbo, ypač kai kalbame apie integracinį sprendimą. Nors smulkesni tiekėjai EDI dažniausiai pradeda naudotis per interneto portalą, tačiau didėjant dokumentų srautui, integracija yra tiesiog būtina. Atlikus integraciją, visi užsakymai atkeliauja tiesiai į apskaitos sistemą ir galima nedelsiant pradėti juos vykdyti. Sąskaitų siuntimas taip pat labai paprastas – sąskaitos faktūros suformuojamos ir siunčiamos tiesiai iš apskaitos programos. Tokio proceso naudą nesunku įsivaizduoti ir paskaičiuoti. Paprasčiausiai įvertinkite laiką sugaištamą rankiniu būdu apdorojant užsakymų informaciją ar siunčiant sąskaitas klientams ne automatiniu būdu.

EDI padeda išvengti klaidų. Užsakymų klaidos visada sukelia problemų tiekėjui, o dirbant su didžiaisiais prekybos tinklais gali turėti ir finansinių pasekmių, nes jie dažnai taiko baudas už užsakymų neįvykdymą ar prekių pristatymą ne laiku. Problemos dažniausiai kyla dėl žmogiškų klaidų. Jų išvengti neįmanoma, tačiau keičiantis elektroniniais dokumentais, klaidų sumažėja iki minimumo ir jos tampa greičiau bei lengviau aptinkamos.

Naudojant EDI ne tik sumažėja žmogiškų klaidų kiekis, bet ir ginčai tarp prekybos partnerių tampa lengviau išsprendžiami. EDI platforma veikia kaip nešališkas tarpininkas. Įsivaizduokime, kad prekybos tinklas negavo užsakytų prekių ir nori Jums skirti baudą. Jei užsakymas iš tiesų nepasiekė Jūsų sistemos dėl prekybos tinklo klaidos, tai aiškiai matysis EDI portale, Jums nereikės nieko įrodinėti ir galėsite paprastai bei argumentuotai išvengti finansinių nuostolių.  

Dažnai prekybos tinklai sutaria su savo tiekėjais, kad originalia sąskaita faktūra laikys tą, kuri buvo atsiųsta per EDI, tai reiškia, kad net jei pristatant prekes pateikiama ir popierinė sąskaitos kopija, jos saugoti nereikia. Saugoma yra tik elektroninė sąskaita, taigi, mažėja dokumentų archyvavimo išlaidos tiek klientui, tiek užsakovui. Tereikia pasirūpinti tinkamomis priemonėmis elektroninių sąskaitų saugojimui.

EDI gali būti naudingas ir netiesiogine prasme. Turėdami EDI, galėsite lengviau patekti į prekybos centrų lentynas. Panašiai kaip ir prekės unikalumas savo kategorijoje ar skiriamas marketingo biudžetas, EDI naudojimas gali būti konkurenciniu pranašumu, nes prekybos tinklui taip dirbti yra patogiau, todėl prioritetas bus suteikiamas tiekėjui, galinčiam dirbti EDI būdu. „Edisoft“ klientų patirtis rodo, kad pradėjus dirbti per EDI sistemą su vienu prekybininku, daug lengviau patenkama ir į kitus prekybos tinklus.

EDI sprendimo nauda didėja augant jo mastui. Vieną kartą atlikus integraciją ir pradėjus keistis elektroniniais dokumentais su vienu klientu, naujų dokumentų, naujų procesų bei naujų klientų prijungimas prie jau naudojamo sprendimo yra žymiai paprastesnis ir pigesnis. Be to, visi elektroniniai dokumentai ir procesai, mažina sąnaudas, kurios reikalingos rankiniam jų apdorojimui. Jei planuojate aktyviai plėsti savo prekybos kanalus ir didinti tiekimo apimtis, EDI sprendimas yra būtinas, nes didėjant prekių srautams, neišvengiamai didės ir dokumentų kiekis, o jų suvaldymui reikalingos technologinės priemonės.

Elektroninius dokumentus galite siųsti ne tik verslui, bet ir valstybinėms institucijoms. Tai dar viena sritis, kur gali padėti EDI technologija. „Edisoft“ klientai aktyviai naudojasi specialiais sprendimais, kurie leidžia siųsti elektroninius krovinio važtaraščius į VMI sistemą i.VAZ, pateikti elektronines sąskaitas savo valstybiniams klientams per „Registrų centro“ sistemą „E. sąskaita“ bei naudotis akcizų informacine sistema (AIS). Integraciją su šiomis valstybinėmis sistemomis gali pasiūlyti ir apskaitos sistemų gamintojai, o kartais įmonės nusprendžia tai atlikti savo jėgomis. Vis dėlto, dažnu atveju, pajungimas per EDI platformą yra naudingesnis, nes klientui nereikia pirkti brangių programinių modulių, rūpintis dokumentų formatų atnaujinimu bei duomenų perdavimo kanalo priežiūra.

Kai kurias iš aptartų naudų galima lengvai įvertinti skaičiais, pavyzdžiui, kiek laiko sugaištama rankiniam užsakymų suvedimui į apskaitos ar sandėlio programą, kiek laiko sugaištama siunčiant sąskaitas, kiek baudų buvo sumokėta dėl žmogiškų klaidų vykdant užsakymus ir panašiai. Kiti privalumai yra netiesioginiai ir sunkiau apskaičiuojami, tačiau atlikus nedidelę analizę galima įsivertinti bendrą EDI sprendimų suteikiama naudą. Tuomet naudą reikia palyginti su kaštais, kurie apima vienkartinius diegimo ir konfigūravimo mokesčius bei mėnesinius mokesčius už perduodamų dokumentų kiekį.

Viską susumavus, atsakysite sau į klausimą ar dirbti EDI būdu yra naudinga ir per kiek laiko sugrįš investicijos. Kaip rodo „Edisoft“ klientų patirtis, gerai apgalvotas EDI sprendimas gali atsipirkti jau per pirmus naudojimo metus ar dar greičiau.