„Maxima“ kviečia tiekėjus prisijungti prie pažangaus keturių dokumentų EDI proceso

Prekybos tinklas „Maxima“ plečia savo EDI sprendimą. Planuojama realizuoti keturių dokumentų apsikeitimo procesą ir iki metų pabaigos prijungti daugiausiai sąskaitų pateikiančius tinklo tiekėjus. Kaip rodo EDI operatoriaus „Edisoft“ patirtis, elektroninių dokumentų mainai suteikia naudą visiems tiekimo grandinės dalyviams, o investicijos į EDI sprendimą gali atsipirkti jau per pirmuosius naudojimo metus.

EDI arba elektroniniai duomenų mainai (angl. Electronic data interchange) – tai technologija leidžianti prekybos partneriams efektyviai keistis komerciniais dokumentais pasitelkiant standartizuotus ir struktūrizuotus elektroninius pranešimus. Įprastame EDI procese pirkėjas ir tiekėjas keičiasi užsakymais bei sąskaitomis, keturių dokumentų procese prisideda krovinio važtaraštis ir gavimo patvirtinimas, todėl tiekimo grandinė tampa dar efektyvesnė. „Maxima“ yra pirmasis prekybos tinklas Lietuvoje oficialiai pradėjęs naudoti šį pažangų procesą ir kviečiantis prie jo prisijungti savo tiekėjus.

Kęstutis Gailius, „Maxima LT“ finansų vadovas

„EDI projektas yra prioritetinis mūsų įmonėje, nes skaitmenizuoti prekių užsakymo ir pristatymo proceso duomenys leis pagreitinti jų apdorojimą,“– teigia „Maxima LT“ finansų vadovas Kęstutis Gailius.

Vienas iš pirmųjų tiekėjų, prisijungusių prie „Maxima“ EDI sprendimo naudojant 4 dokumentų procesą – tai pieno produktų gamintoja „Vilkyškių pieninė“. Kiekvieną dieną įmonė gauna vieną bendrą užsakymą iš prekybos tinklo, kuris pristatomas į logistikos paslaugas teikiančios įmonės sandėlį.

Pasak „Vilkyškių pieninės“ vadovo Gintaro Bertašiaus, užsakymą lydintys komerciniai dokumentai yra labai didelės apimties, todėl automatinis jų persiuntimas užtikrina tikslumą ir operatyvumą.

„Norime būti efektyvūs savo logistikos procesuose. Šiuo atveju technologijos suteikia priemones automatizuoti apsikeitimą informacija ir komerciniais dokumentais. Jei yra galimybė pagerinti procesą, žinoma, kad rinksimės pažangų sprendimą. Juk geriau vieną kartą investuoti į IT sistemą, nei vėliau taisyti užsakymų klaidas ar daug kartų perrašinėti dokumentus“, – kalbėjo pieninės direktorius.

Kaip veikia keturių dokumentų EDI procesas?

Keturių dokumentų EDI procese prekybos tinklas siunčia prekių užsakymą (ORDER), tiekėjas siunčia krovinio važtaraštį (DESADV) ir pristato prekes, tinklas priima užsakymą ir išsiunčia gavimo patvirtinimą (RECADV), gauto dokumento pagrindu tiekėjas formuoja sąskaitą faktūrą (INVOICE) ir išsiunčia ją užsakovui.

Toks procesas naudingas tiek prekybos tinklui, tiek ir jo tiekėjui. Dokumentai keliauja iš vienos sistemos į kitą be žmogaus įsikišimo, todėl išvengiama klaidų, kurių visada pasitaiko įvedant duomenis rankomis. Automatizuotas apsikeitimas informacija pagreitina visą logistikos grandinę – greičiau ir tiksliau įvykdomi užsakymai, greičiau patvirtinamas gavimas ir greičiau atsiskaitoma už prekes. Procesą galima sutvarkyti taip, kad popierinių dokumentų jame visai neliktų, o tai padeda išvengti rūpesčių susijusių su dokumentų saugojimu ir archyvavimu.

Efektyvus procesas

„Maxima“ diegia EDI sprendimą siekdama efektyvinti savo procesus susijusius su užsakymų siuntimu, prekių priėmimu bei sąskaitų patvirtinimu. Norima atsisakyti tiesioginio duomenų apsikeitimo su tiekėjais ir didžiąją dalį komercinių dokumentų mainų vykdyti per Lietuvoje veikiančius EDI operatorius, kurie išsprendžia kanalų ir formatų suderinamumo problemas tarp prekybos partnerių.

EDI technologija įmonei „Maxima“ padeda diegti vieningą užsakymų siuntimo sistemą visame tinkle. Gaunamas elektroninis krovinio važtaraštis leidžia išvengti rankinio pajamuojamų prekių duomenų įvedimo. Prekių gavimo patvirtinimas sprendžia dokumentų perrašymo problemą, kuri aktuali ir tinklui, ir tiekėjui. Naujame procese sąskaita išrašoma vieną kartą, nes tai padaroma po faktinio priimtų prekių patvirtinimo.

„Įgyvendinus EDI projektą, komunikavimas su prekių tiekėjais taps efektyvesnis, nes lengviau bus atsekti klaidas užsakymuose bei atsiųstose sąskaitose. Kalbant apie prekių priėmimo procesą, jis taip pat pagreitės, nes tiekėjas elektroninį važtaraštį atsiųs iš anksto. Galiausiai buhalterinėje apskaitoje sumažės rankinio darbo, nes iš tiekėjo pusės siųstos el. sąskaitos automatiškai pateks į apskaitos sistemą, be abejonės, įmonės viduje sumažės dokumentų archyvavimo kaštai,“ – sakė „Maxima LT“ finansų vadovas Kęstutis Gailius.

Naudinga ir tiekėjui

„Maxima“ teigimu, pagrindinis pasikeitimas, susijęs su tiekėjais, yra elektroninis važtaraštis, kuris pagal naują procesą yra visiškai atskiriamas nuo sąskaitos faktūros. Tai reiškia, kad tiekėjas pirmiausia siunčia elektroninį važtaraštį ir pristato prekes. Po prekių priėmimo, „Maxima“ siunčia elektroninį gavimo patvirtinimą, kokios prekės buvo priimtos (ar neviršija užsakyto kiekio, ar nėra trūkumų ir pan.). Sąskaita faktūra turės būti išrašoma tik po to, kai gaunama informacija apie priimtas prekes. Anksčiau važtaraštis ir gavimo patvirtinimas nebuvo naudojamas, todėl „Maximos“ tiekėjai turėtų pasiruošti siųsti ir priimti šiuos elektroninius dokumentus.

Kartais manoma, kad EDI apsikeitimas dokumentais yra naudingas tik tinklui, o tiekėjui tai našta ir papildomi kaštai. Gintaras Mackevičius „Edisoft systems“ direktorius tikina, kad tokia nuomonė nepagrįsta. Jo teigimu, keturių dokumentų procesas leidžia išvengti sąskaitų perrašymo ir pagreitina atsiskaitymo procesą, o tai labai aktualu tiekėjams, siekiantiems optimizuoti savo apyvartines lėšas.

Gintaras Mackevičius, UAB „Edisoft systems“ direktorius

„Turime daugybę pavyzdžių, kai tiekėjai investavę į integruotą EDI sprendimą, labai stipriai optimizuoja savo užsakymų priėmimo procesą. Neretai visa investicija atsiperka jau per pirmus naudojimo metus, o vėliau tik neša grąžą,“ – teigė Gintaras Mackevičius.

Pastaruoju metu atsiradusi prievolė teikti važtaraščių duomenis valstybei realiu laiku taip pat suteikia galimybių.

„Kai kurie mūsų klientai elektroninius važtaraščius siunčia ne tik prekybos tinklui, bet ir mokesčių inspekcijai. Mūsų sistema leidžia padaryti siunčiamo važtaraščio kopiją ir ją automatiškai perduoti į sistemą i.VAZ. Noriu pasakyti, kad technologijos leidžia daug, tereikia jomis pasinaudoti“, – sako „Edisoft systems“ vadovas.