Skaitmenizacija ir automatizacija: prekybos aljanso „AIBĖ“ patirtis
„AIBĖ“ yra didžiausias prekybos tinklas Lietuvoje pagal prekybos vietų skaičių. Tinklas vienija daugiau nei 200 įmonių, valdančių virš 800 parduotuvių. Didelė dalis aljanso „AIBĖ“ narių naudojasi elektroninių duomenų mainų (angl. Electronic data interchange / EDI) paslauga, kuri įmonėms leidžia ženkliai sumažinti administracinius kaštus, išvengti klaidų apskaitoje bei efektyviau valdyti tiekimo procesus. Šių dienų iššūkių kontekste skaitmenizacija ir automatizacija yra itin aktuali, todėl kasmet vis daugiau parduotuvių prisijungia prie EDI sistemos. Praėjusiais metais paslauga pradėjo naudotis apie 50 „AIBĖ“ parduotuvių.
Prekybos tinklo „AIBĖ“ parduotuvė
Jau ne vienerius metus elektroninių duomenų mainų paslaugą aljanso „AIBĖ“ įmonėms teikia EDI operatorius UAB „Edisoft systems“. Paslauga leidžia prisijungti prie tinklo, kuriame dirba daugiau nei 2000 prekių tiekėjų ir teikti jiems užsakymus bei gauti sąskaitas elektroniniu būdu. Kitaip tariant, prekybos įmonė ar parduotuvė gali dirbti su savo tiekėjais tiesiai iš savo apskaitos programos. Prekių užsakymų nebereikia siųsti el. paštu ar vėliau rankiniu būdu pajamuoti gautų prekių. Visas procesas vyksta automatiškai.
Šiuo metu EDI paslauga „Edisoft“ sistemoje jau naudojasi apie 40% „AIBĖ“ tinklo parduotuvių. Per metus jos vidutiniškai perduoda beveik 900 000 elektroninių dokumentų. Didžioji dalis, apie 70% dokumentų, yra sąskaitos-faktūros, likusi dalis – elektroniniai užsakymai bei likučių ataskaitos.
Kaip teigia aljanso „AIBĖ“ IT paslaugų ir projektų vadovas Linas Matkevičius, elektroniniai duomenų mainai turi daug privalumų, o vienas pagrindinių – tai laiko taupymas.
Vienos sąskaitos suvedimas į apskaitos sistemą gali užtrukti nuo 5 iki 15 minučių (o gal ir daugiau, priklausomai nuo dokumento apimties). Jei parduotuvė gauna 200 sąskaitų per mėnesį, EDI sprendimas leidžia sutaupyti iki 50 valandų rankinio darbo. Mažesni verslo administravimo kaštai lemia didesnį parduotuvės pelningumą.
Kitas svarbus aspektas, pasak pašnekovo, tai užsakymų klaidos, kurias būtina efektyviai kontroliuoti. Įdiegus užsakymų siuntimo ir sąskaitų gavimo procesus per „Edisoft“ sistemą, duomenys yra fiksuojami parduotuvės apskaitos programoje. Patikrinus realiai gautas prekes, visus duomenis galima lengvai palyginti tarpusavyje ir identifikuoti kiekių ar kainų neatitikimus. Toks procesas leidžia laiku aptikti ir ištaisyti klaidas, taip išvengiant didesnių problemų prekių apskaitoje.
Parduotuvėms taip pat labai svarbu atlikti užsakymus atitinkančius aktualų prekių poreikį. Naudojant EDI, duomenys apie gautas prekes į apskaitos programą patenka automatiškai ir realiu laiku. Taigi, administracija turėdama aktualią informaciją apie prekių likučius gali lengviau planuoti užsakymus ir valdyti tiekimo procesą.
Elektroninis apsikeitimas komercine informacija su tiekėjais yra ženkliai pranašesnis nei tradiciniai būdai, nes yra greitesnis ir patikimesnis. Dokumentai atkeliauja akimirksniu iš vienas sistemos į kitą. Be to, procese eliminuojamas rankinis duomenų suvedimas, todėl ženkliai sumažėja žmogiškų klaidų rizika tiek užsakovo, tiek tiekėjo pusėje.
„EDI sprendimas tikrai pasiteisino „AIBĖ“ parduotuvėse. Matome daug privalumų mažinant kaštus, efektyvinant tiekimo procesą ar net sprendžiant šiuo metu aktualią darbuotojų trūkumo problemą“, – apibendrina „AIBĖ“ IT atstovas.
Norint pradėti naudotis EDI paslaugą nereikės daug investuoti ar diegti papildomų IT sprendimų. Paslauga yra integruojama į jau naudojamą apskaitos programą. Jei norite pasikonsultuoti dėl integracijos galimybių ir prisijungimo sąlygų kviečiame pabendrauti su „Edisoft“ specialistais.
