Užsakymo patvirtinimas per EDI sistemą (ORDRSP) – naudinga tiek pirkėjui, tiek tiekėjui
Verslo partneriai besinaudojantys elektroninių duomenų mainų (angl. Electronic Data Interchange – EDI) paslaugomis dažniausiai tarpusavyje keičiasi užsakymais ir sąskaitomis. Šie elektroniniai dokumentai, EDI terminologijoje žinomi kaip ORDER ir INVOICE, atitinka pagrindinius komercinės veiklos procesus, tačiau tam tikrose srityse pirkėjui labai svarbu iš anksto žinoti, ar tiekėjas galės įvykdyti užsakymą ir kokia apimtimi tą padarys. Tokiu atveju padeda specialus EDI dokumentas – užsakymo patvirtinimas (angl. Order Response – ORDRSP).
Šiame straipsnyje apžvelgsime, kaip veikia ir kokią naudą suteikia užsakymo patvirtinimas.
Kaip veikia ORDRSP?
Užsakymo patvirtinimas ORDRSP yra elektroninis dokumentas, kurį siunčia tiekėjas pirkėjui, kaip atsakymą į gautą EDI užsakymą ORDER. Dokumente tiekėjas gali patvirtinti, kad užsakymas bus įvykdytas pilna apimtimi, pranešti apie pilną ar dalinį atsisakymą įvykdyti užsakymą bei pasiūlyti užsakymo korekcijas. Be šio dokumento užsakovas nežino, ar tiekėjas tikrai įvykdys užsakymą bei tikslaus krovinio pristatymo termino.
Praktikoje scenarijus galėtų būti toks: Pirkėjas užsako 10 000 vnt. prekių, tiekėjas gavęs užsakymą išsiunčia ORDRSP dokumentą nurodydamas, kad sekantį mėnesį gali pristatyti tik 7 000 vnt. Tokiu atveju pirkėjas gali nuspręsti užsakymą atšaukti arba sutikti su pasiūlytomis sąlygomis. Iš anksto gauta informacija leidžia laiku sureaguoti į numatomą prekių trūkumą.
ORDRSP pateikiami šie duomenys:
- Užsakymo numeris
- Pirkėjo ir tiekėjo GLN / ILN numeriai
- Užsakymo patvirtinimo numeris
- Planuojama pristatymo data
- Išsami informacija apie numatomą užsakymą (prekių kodai, kiekiai, matmenys ir kt.)
Dažnai užsakymo patikslinimas ir suderinimas tarp verslo partnerių vyksta el. paštu ar telefonu, o tai sukelia klaidų riziką, nėra patogu ir pakankamai greita. Patirtis rodo, kad šį procesą geriau automatizuoti naudojant užsakymo patvirtinimą bei integruotą EDI sprendimą, kai tiekėjas ir užsakovas gali siųsti ir priimti elektroninius dokumentus tiesiai iš savo vidinių IT sistemų.
Kokią naudą suteikia ORDRSP?
ORDRSP gali būti aktualus įvairių sričių įmonėms:
- Gamybos įmonėms užsakančioms žaliavas iš savo tiekėjų
- Prekybos įmonėms, kai daromi reti, tačiau didelės apimties užsakymai
- Perkant produkciją iš užsienio partnerių, kai logistika yra sudėtingesnė, o netiksliai įvykdyti užsakymai gali smarkiai sutrikdyti tiekimo ar gamybos procesus.
Nepaisant to, kokioje srityje naudojamas ORDRSP, jis naudingas tiek pirkėjui, tiek tiekėjui.
Perkančioji įmonė gali lengviau planuoti, nes iš anksto žino, ar užsakymas bus įvykdytas ir koks prekių kiekis bus pristatytas, tai leidžia efektyviau valdyti atsargas ir geriau organizuoti prekių priėmimą. Jei pirkėjas sužino, kad užsakymas atšaukiamas ar bus įvykdytas tik dalinai, jis gali laiku užsisakyti analogiškų prekių pas tą patį tiekėją ar kreiptis į kitą partnerį. Planavimas supaprastėja ir tiekėjui, nes išsiuntus užsakymo patvirtinimą galima automatiškai rezervuoti prekes savo sandėlyje ar atitinkamai organizuoti gamybos procesą.
ORDRSP pagreitiną visą tiekimo grandinę. Pirkėjas per keletą valandų gauna informaciją apie tiekėjo galimybes pristatyti produkciją. EDI būdu siunčiami duomenys padeda partneriams greitai susiderinti galutinį užsakymą, sklandžiai sutvarkyti apskaitos dokumentus, kas paspartina tiek prekių pristatymą, tiek galutinį atsiskaitymą.
EDI operatorius fiksuoja užsakymo patvirtinimo faktą, o tai saugo partnerius nuo galimų ginčų ar sankcijų dėl užsakymo vykdymo. Pavyzdžiui, ORDRSP dokumente gamintojas praneša užsakovui, kad atitinkamų prekių jis neturi, iš anksto gavęs šią informaciją užsakovas negali reikšti pretenzijų dėl neįvykdyto užsakymo, o dalykiniai santykiai tarp partnerių nenukenčia.
Apibendrinant galima teigti, kad ORDRSP dokumentas tiekimo procesą daro efektyvesnį, nes leidžia geriau planuoti ir greičiau įvykdyti užsakymus, kas mažina kaštus abiem verslo partneriams.
Tarp „Edisoft“ klientų Baltijos šalyse, ORDRSP aktyviai naudoja baldų gamybos įmonės tiekiančios produkciją Vakarų Europos klientams, kompanijos prekiaujančios elektronikos detalėmis, drabužių prekybininkai ir kitų sričių įmonės.
Jei norite pasikonsultuoti dėl ORDRSP ar kitų EDI dokumentų naudojimo, susisiekite su mumis užpildydami užklausos formą arba kitais nurodytais kontaktais.
