Kaip EDI padeda užtikrinti sklandų tiekimo grandinės veikimą krizės metu?

Elektroninių duomenų mainų (angl. Electronic data interchange / EDI) principai buvo sukurti Antrojo pasaulinio karo metais Berlyno blokados metu, dabar tai standartinė technologija užtikrinanti tiekimo grandinių funkcionavimą įvairiose srityse. Straipsnis apie EDI atsiradimo istoriją buvo ankščiau publikuotas mūsų tinklaraštyje. Šiuo metu pasaulyje siaučiant koronaviruso (COVID-19) pandemijai tiekimo grandinės patiria daug išbandymų, todėl aktualu prisiminti, kaip veikia EDI technologija ir kodėl ji tokia svarbi, ypač esant krizinei situacijai.

Kas yra EDI?

EDI technologija prekybos partneriams leidžia efektyviai keistis standartizuotais elektroniniais pranešimais, kurie keliauja tiesiai iš vienos sistemos į kitą. Taip siunčiant dokumentus, jų nereikia spausdinti popieriuje ar įvedinėti duomenų rankomis. EDI pranešimai apima įvairius komercinius ir logistinius procesus, tačiau labiausiai paplitę yra užsakymas, sąskaita faktūra, krovinio važtaraštis bei prekių gavimo patvirtinimas. Šių dokumentų siuntimas EDI būdu prekybos partneriams suteikia daug privalumų tokių, kaip greitis, tikslumas, kaštų mažinimas ir kt.

EDI procesas tarp tiekėjo ir prekybos tinklo naudojant 4 dokumentus

EDI privalumai krizinėje situacijoje

Kilus epidemijai ar kitokiai krizinei situacijai sutrinka produktų tiekimas, prekybininkai nespėja užsakinėti prekių ir papildyti šluojamų lentynų, gamintojams laiku nepristatomos žaliavos ir pan. Tokiomis sąlygomis svarbu, kad procesai tiekimo grandinėje būtų aiškūs ir standartizuoti. Efektyvų procesų ir informacijos valdymą užtikrina tinkamos technologinės priemonės. Visu pirma, tai patikimos verslo valdymo, apskaitos, atsargų planavimo ir kitos vidinės informacinės sistemos. Jų veikimą palaiko integracija su kitų tiekimo grandinės dalyvių sistemomis bei operatyvus duomenų pasikeitimas tarp jų. Būtent tai ir suteikia EDI technologija leidžianti siųsti ir gauti duomenis iš savo partnerių realiu laiku.

Krizės metu labai svarbu, kad duomenys ir informacija judėtų greitai. Kaip matome iš dabartinės situacijos, paklausa yra sunkiai prognozuojama, pirkėjai greitai išperka tualetinį popierių, duoną, kruopas, cukrų bei kitus produktus. Tokiu atveju reikia skubiai reaguoti ir kaip galima greičiau papildyti lentynas. Užsakymų siuntimas per EDI sistemą užtikrina, kad duomenys patektų tiesiai į tiekėjo sistemą ir prekių pristatymas būtų pradėtas vykdyti nedelsiant.

Stringant tiekimo grandinėms labai svarbu išvengti klaidų, nes jos kainuoja itin brangiai. Žmogiška klaida perduodant informaciją gali nulemti tai, kad prekybos centras gaus ne pilną užsakymą arba gamintojui pritrūks reikalingų žaliavų. Duomenų perdavimas EDI kanalu šią riziką sumažina iki minimumo, nes užsakymai bei kiti dokumentai perduodami iš sistemos į sistemą beveik be žmogaus įsikišimo.

Dabartinės krizinės situacijos metu išryškėjo dar vienas svarbus aspektas – tai būtinybė vengti socialinio kontakto tam, kad būtų sustabdytas viruso plitimas. Perduodant elektroninius dokumentus, galima eliminuoti žmogišką kontaktą. Pavyzdžiui, tiekėjas pristatydamas prekes į prekybos tinklą iš anksto persiunčia elektroninį važtaraštį, o vėliau atsiunčia elektroninę sąskaitą. Tokiu būdu krovinį atvežusiam vairuotojui nereikia perdavinėti popierinių dokumentų ar jų pasirašinėti, o prekes priimantiems darbuotojams nereikia pristatinėti dokumentų į buhalteriją, nes elektroninės sąskaitos faktūros atkeliauja tiesiai į apskaitos programą.

Naudinga ir įprastomis sąlygomis

Kiti EDI privalumai yra aktualūs ne tik ekstremaliomis, bet ir įprastomis sąlygomis. Elektroninių dokumentų naudojimas taupo laiką ir pinigus. Laiko taupymas susijęs tuo, kad duomenys keliauja realiu laiku ir visas procesas nuo užsakymo pateikimo iki apmokėjimo „prasisuka“ daug greičiau. Procesų automatizacija sumažina rutininių operacijų apimtį, todėl joms reikės mažiau žmogiškųjų išteklių.

Popierinių dokumentų atsisakymas taupo pinigus tiesiogiai, nes nebereikia jų leisti dokumentų spausdinimui, siuntimui, archyvavimui ir kitoms užduotims. Žinoma, verta pagalvoti ir poveikį aplinkai, naudodami EDI Jūs mažinate popieriaus naudojimą, todėl prisidedate prie ekologinių problemų sprendimo.

EDI įmonėms leidžia palaikyti optimalų atsargų lygį. Kai kurios prekybos įmonės naudoja pažangią programinę įrangą, kuri seka turimus likučius, prognozuoja jų paklausą ir automatiškai išsiunčia užsakymus tiekėjams. Kitos įmonės užsakymo inicijavimą perduoda tiekėjui t.y. vietoje standartinio užsakymo pranešimo tiekėjui periodiškai siunčia likučių ataskaitą, o tiekėjas sekdamas šiuos duomenis pats inicijuoja pristatymą. Likučių valdymą pasitelkiant EDI anksčiau jau esame nagrinėję mūsų tinklaraštyje.

Kaip pradėti naudoti EDI?

Norint pradėti naudoti EDI reikia susijungti su savo prekybos partnerių sistemomis. Prie jų galite jungtis tiesiogiai, tačiau toks būdas yra gana brangus ir sudėtingas, nes turėsite prisitaikyti prie kiekvieno iš partnerių techninių reikalavimų, o vėliau visus duomenų ryšius palaikyti. Paprasčiau pasinaudoti EDI paslauga ir prisijungti prie „Edisoft“ elektroninių duomenų mainų perdavimo tinklo. EDI paslaugos teikėjas veikia, kaip tarpininkas tarp bendradarbiaujančių įmonių ir atlieka dokumentų perdavimo funkciją. Debesų technologijų pagrindu veikianti „Edisoft“ sistema užtikrina suderinamumą tarp skirtingų informacinių sistemų, dokumentų formatų ir perdavimo kanalų. Schema apačioje puikiai iliustruoja, kaip atrodo EDI procesas jungiantis tiesiogiai ir per operatorių.

EDI susijungimo būdų palyginimas, schemoje vaizduojamos 6 įmonės naudojančios skirtingas apskaitos sistemas.

„Edisoft“ yra didžiausias elektroninių duomenų operatorius Baltijos šalyse. Prie šios EDI sistemos jau prisijungė daugiau nei 2200 įmonių, kurios kiekvieną dieną perduoda apie 50 000 komercinių dokumentų.

Jei norite prisijungti prie EDI sistemos ar pasikonsultuoti, susisiekite su mumis užpildydami užklausos formą arba kitais nurodytais kontaktais.