Likučių valdymas pasitelkiant elektroninius duomenų mainus

Įmonės turinčios įrankius, kurie leidžia stebėti savo produkcijos judėjimą tiekimo grandinėje ir efektyviai valdyti sandėlio likučius įgyja konkurencinį pranašumą. Sutvarkius šiuos procesus, galima net tik sumažinti su atsargomis susijusius kaštus, bet ir padidinti pardavimus. Tiksli informacija apie atsargas užtikrina, kad sandėlis ar lentynos neliks tuščios, o įmonė nepraras pelno ir brangaus laiko.

Šias užduotis padeda spręsti elektroninių duomenų mainų (EDI) technologija leidžianti prekybos partneriams tarpusavyje keistis informacija ir komerciniais dokumentais. Tam tikslui EDI sistemose naudojami specialūs pranešimai tokie, kaip likučių ataskaita (angl. Inventory report – INVRPT), pardavimų ataskaita (angl. Sales report – SLSRPT) bei pardavimų prognozė (angl. Sales forecast – SLSFCT). „Edisoft“ tinkle šiuos dokumentus aktyviai naudoja prekių tiekėjai, logistikos įmonės bei prekybos tinklai.

Likučių ataskaita (INVRPT)

Likučių ataskaitoje arba pranešime apie atliktą inventorizaciją (INVRPT) pateikiama informacija apie prekių likučius parduotuvėje ar sandėlyje. Pranešime gali būti nurodomas:

• Faktinis prekių kiekis
• Prekių kiekis laikotarpio pradžioje ar pabaigoje
• Pažeistų prekių kiekis
• Priimtų ir išimtų prekių kiekis
• Maksimalus ir minimalus atsargų kiekis

Informaciją apie prekių kiekius galima detalizuoti ar sugrupuoti pagal partiją, gamintoją, buvimo vietą, vertę, galiojimo laiką ir t.t.

Dažniausiai INVRPT siunčia prekybos tinklai savo tiekėjams, tačiau yra daugybė kitų pritaikymo sričių, pavyzdžiui, 3PL paslaugų teikėjas siunčia likučių ataskaitą gamintojui, tiekėjas – prekybos tinklui, gamintojas – savo žaliavų tiekėjui ir pan. INVRPT yra elektroninis dokumentas keliaujantis tiesiai iš vienos sistemos į kitą, tai užtikrina greitį, padeda išvengti klaidų ir eliminuoja rankinį darbą. 

Tiekėjas gaudamas likučių duomenis iš savo užsakovo gali kontroliuoti gamybos procesą, žaliavų užsakymą, taros grąžinimą, sudaryti optimalius prekių pristatymo maršrutus bei tvarkaraščius. Naudojant INVRPT pasikeičia tradicinis prekių užsakymo procesas, kai užsakymą inicijuoja pirkėjas siųsdamas standartinį užsakymo pranešimą ORDER. Tiekėjas periodiškai gaudamas likučių informaciją iš užsakovo pats suformuoja užsakymus ir juos įvykdo.

Užsakymo procesas veikia pagal paprastą logiką pavaizduotą schemoje. Atsargų lygis pas užsakovą turi neviršyti maksimalios ribos ir nekristi žemiau minimalios. Jei atsargų lygis sandėlyje pasiekia „Papildymo ribą“, tiekėjas formuoja užsakymą ir pristato prekes.

„Papildymo riba“ kiekvienu atveju nustatoma individualiai ir dažniausiai ji priklauso nuo gamybai ar pristatymui reikalingo laiko. Pagrindinė jos funkcija – užtikrinti, kad neatsirastų trūkumo lentynose ir dėl to nebūtų patirta nuostolių, todėl „papildymo riba“ visada yra aukščiau minimalios atsargų ribos.

Kartais kompanijos dirba „Just in Time“ ar „Quick Response“ principu, tuomet palaikomas tik minimalus atsargų lygis, o papildymas vykdomas labai greitai ir tiksliai.

Pardavimų ataskaita (SLSRPT) ir pardavimų prognozė (SLSFCT)

Pardavimų ataskaitoje (SLSRPT) pateikiama informacija apie faktinius pardavimus tam tikrame prekybos taške. Dažniausiai šį dokumentą siunčia pardavėjas savo tiekėjui, jame nurodydamas prekybos vietos adresą, pardavimų laikotarpį, parduotų prekių kiekį, kainą, grąžinimus ir kitą informaciją. Elektroniniu būdu gautus duomenis teikėjas gali apdoroti automatiškai ir naudoti statistikai bei marketingo ar gamybos planavimui.

SLSRPT tiekėjui leidžia matyti platų savo pardavimų vaizdą: kaip keičiasi pardavimai kas mėnesį? koks pokytis lyginant su praėjusiais metais? ir pan. Ši informacija padeda priimti tiek trumpalaikius, tiek ilgalaikius verslo sprendimus.

Ataskaitoje pagal prekes ar jų kategorijas galima identifikuoti geriausiai ir blogiausiai parduodamus produktus bei imtis atitinkamų veiksmų, pavyzdžiui, jei prekė parduodama gerai – padidinti jų kiekį prekyboje arba, jei tam tikros prekės pardavimai netenkina – klientams pasiūlyti nuolaidą ar akciją.

Pardavimų prognozėje (SLSFCT) duomenys yra panašūs, kaip ir ataskaitoje, bet jie parodo ne faktinius pardavimus, o jų prognozę tam tikram laikotarpiui.

Naudojant SLSRPT ir SLSFCT kartu, gamintojas gali tiksliai planuoti gamybą, o tiekėjas gali palaikyti optimalų atsargų kiekį, mažinti transportavimo kaštus bei lanksčiai reaguoti į besikeičiančią situaciją rinkoje.

Kaip pavaizduota schemoje, toks modelis leidžia optimizuoti atsargas, tačiau pristatymai turi būti dažni ir greitai įvykdomi. Maksimali ir minimali atsargų riba yra skaičiuojama pagal tikslinį atsargų lygį, nes tiekėjas gaudamas SLSRPT ir SLSFCT visada žino įvykusius ir prognozuojamus pardavimus. „Papildymo riba“ yra kiek žemiau ir keičiasi priklausomai nuo tikslinio atsargų lygio kiekviename laiko taške.

Sužinokite, kaip įmonė „Press Express“ valdo savo tiekimo grandinę pasitelkdama INVRPT.