Klausimai, kurie padės pasiruošti darbui per EDI sistemą (Instrukcija tiekėjui)

Norint, kad darbas per EDI sistemą būtų sklandus, svarbu tam tinkamai pasiruošti. Šiame straipsnyje apžvelgsime svarbiausius klausimus, kuriuos turi atsakyti tiekėjas pradėdamas naudotis EDI paslauga.

Daugelis klausimų yra skirti tiekėjams diegiantiems integraciją ir besiruošiantiems naudoti EDI paslauga iš savo apskaitos sistemos, tačiau dalis klausimų aktualūs ir naudojantiems EDI sistemą per interneto portalą.

Diegiant integraciją techninius darbus dažniausiai atlieka įmonės apskaitos sistemą prižiūrintys IT specialistai bei „Edisoft“ konsultantai. Kita, nemažiau svarbi, EDI integracijos dalis apima duomenų ir verslo procesų suderinimą tarp EDI proceso šalių. Būtent šiuos klausimus turi išspręsti tiekėjas prieš pradėdamas dirbti per EDI sistemą.

1. Kokios vidinės įmonės sistemos bus integruojamos? Dažniausiai integracija atliekama su viena apskaitos sistema, tačiau pasitaiko išimčių. Pavyzdžiui, EDI užsakymai gali būti importuojami į sandėlio sistemą, o sąskaitos pirkėjams generuojamos buhalterinėje programoje, tokiu atveju integracija bus atliekama su dviem sistemomis.
2. Kas bus atsakingas už techninį įgyvendinimą? Svarbu iš anksto paskirti žmogų ar komandą atsakingą už projekto realizavimą. Jei tai nėra įmonės darbuotojai, reikia sutarti su jūsų apskaitos sistemą prižiūrinčia įmone, kad tokį žmogų paskirtų. Projekte dalyvaujantys IT specialistai turi įvertinti koks integracijos būdas yra tinkamiausias ir tai įgyvendinti. „Edisoft“ specialistai suteikia nemokamas konsultacijas integracijos klausimais, tačiau jie neatlieka jūsų programinės įrangos nustatymų.
3. Kas bus atsakingas už EDI pajungimą iš verslo pusės? Kaip rodo patirtis, EDI projektai vykdomi sklandžiau, kai įmonėje paskiriamas atsakingas asmuo, kuris koordinuoja procesą, bendrauja su prekybos partneriu, dalyvauja testuojant ir pan. Šią funkciją gali atlikti ir techninis specialistas, tačiau tik tuo atveju jei tai yra jūsų įmonės darbuotojas turintis kompetenciją spręsti verslo klausimus. Jei techninius darbus atlieka išorinė įmonė, būtina paskirti atsakingą asmenį įmonės viduje.
4. Kokie EDI dokumentai bus naudojami procese? Pagrindiniai EDI sistemoje naudojami dokumentai – tai prekių užsakymas (ORDER) ir sąskaita faktūra (INVOICE), tačiau priklausomai nuo verslo proceso gali būti naudojami ir kiti dokumentai. Iš viso egzistuoja daugiau nei 200 skirtingų EDI dokumentų tipų. Procese naudojami dokumentai priklausys ir nuo prekybos partnerio su kuriuo atliekamas sujungimas. Pavyzdžiui, didieji maisto prekybos tinklai dažnai naudoja pilną 4 dokumentų EDI procesą, o kai kurios statybinių medžiagų parduotuvės ar restoranai EDI naudoja tik sąskaitų priėmimui. Priklausomai nuo naudojamų dokumentų, „Edisoft“ atliks reikiamus nustatymus EDI platformoje, o jūsų techniniai specialistai turi atitinkamai paruošti apskaitos sistemą.
5. Ar suderinote duomenis apie prekes? Šis klausimas yra vienas svarbiausių visame pasiruošimo procese. Prieš pradedant dirbti per EDI sistemą su kiekvienu prekybos partneriu reikia susiderinti prekių kodus, matavimo vienetus, kainų pateikimą, galiojimo terminų naudojimą ir kitus papildomus reikalavimus. Šie duomenys bus naudojami prekių užsakymuose, sąskaitose ir kituose dokumentuose, todėl reikalingas tikslus sutarimas tarp prekybos partnerių.

• Prekių kodai. Užsakyme gali būti nurodomas tiekėjo kodas, pirkėjo kodas ar brūkšninis (EAN) kodas. Koks kodas bus pateikiamas priklauso nuo šalių sutarimo ir pirkėjo galimybių, tačiau tiekėjui rekomenduojama visų partnerių naudojamus prekių kodus išsaugoti apskaitos sistemoje, tai leidžia atpažinti prekes savo sistemoje ir lengvai atlikti pakeitimus kai keičiasi asortimentas. Jei jūsų naudojama apskaitos sistema negali palaikyti daug skirtingų prekių kodų, tai galima daryti „Edisoft“ platformoje įkeliant kodų surišimo lentelę (tam tikslui naudojamas specialus EDI dokumentas PRODCAT). Tokiu atveju savo apskaitos sistemoje užtenka turėti vieną kodą kiekvienai prekei, o siunčiant ar gaunant dokumentus per EDI sistemą reikiamas partnerio kodas bus pridėtas automatiškai. Svarbu pažymėti, kad kiekvienam partneriui reikės įkelti atskirą prekių kodų surišimo lentelę.
• Matavimo vienetai. Priklausomai nuo prekių specifikos, prekės gali būti matuojamos vienetais, pakuotėmis, metrais, kilogramais, rulonais ir kt. EDI proceso šalims svarbu susiderinti, kokie vienetai bus naudojami. Procesas veiks tinkamai tik tuo atveju, kai abu prekybos partneriai užsakymuose ir kituose komerciniuose dokumentuose naudos vienodus matavimo vienetus.
• Prekių kaina. Dažniausiai prekių kaina nėra nurodoma užsakymuose, tačiau dalis prekybos tinklų ją nurodo ir reikalauja, kad identiška kaina būtų pateikta ir sąskaitoje. Jei partneris taiko tokį procesą, tiekėjui svarbu savo pusėje turėti galimybę patikrinti ar kainos užsakyme atitinką sutartą kainodarą.
• Galiojimo terminai. Šie duomenys užsakymuose pateikiami retai, tačiau, priklausomai nuo prekių grupės ir konkretaus pirkėjo, tai gali būti aktualu. Tokiame užsakyme prekių galiojimo terminas neturi būti trumpesnis nei nurodyta data. Kai kurie prekybos tinklai reikalauja galiojimo terminus nurodyti krovinio važtaraštyje ar sąskaitoje.

6. Ar EDI dokumentuose bus nurodoma tara / depozitas? Priklausomai nuo prekių specifikos, jų pristatymui gali būti naudojami prekių padėklai, dėžės, buteliai ir kt. Siekiant tvarkingai apskaityti pirkėjui laikinai perduodamą tarą bei depozitą, duomenis apie tai būtina įtraukti į krovinio važtaraštį ir/arba sąskaitą. Prieš pradedant procesą svarbu su partneriu susiderinti kodus, kuriais bus nurodoma tara jam siunčiamuose EDI dokumentuose. Pirkėjo taros bei depozito kodus rekomenduojama saugoti savo apskaitos sistemoje, o jei tokių galimybių nėra – kodų surišimo lentelę galima įkelti į „Edisoft“ platformą ir, siunčiant dokumentą, atitinkamas partnerio kodas bus pridėtas automatiškai pagal jūsų vidinį kodą.

7. Ar suderinote partnerio ir jo pristatymo vietų kodus? EDI sistemoje kiekviena įmonė ir kiekvienas jos pristatymo taškas turi savo unikalų kodą (GLN / ILN). Atpažinimas pagal unikalius kodus užtikrina, kad būtų išvengta klaidų perduodant dokumentus. Tiekėjas su savo prekybos partneriu turi susiderinti pristatymo vietų sąrašą ir nuspręsti kokius kodus naudos savo apskaitos sistemoje. Naudojant (GLN / ILN) kodus, juos reikės aprašyti savo sistemoje, tačiau jei tokios galimybės neturite, galima naudoti savo vidinius kodus. Tokiu atveju, EDI sistemoje reikės užkelti ir palaikyti kodų surišimo lentelę (tam naudojamas specialus EDI dokumentas LOCCAT).

8. Koks bus EDI dokumentų koregavimo procesas? Keičiantis EDI dokumentais žmogiškų klaidų sumažėja iki minimumo, tačiau kartais jų pasitaiko ir tenka pakoreguoti jau išsiųstą dokumentą. Partnerių taikoma dokumentų koregavimo tvarka gali skirtis, todėl ją reikėtų iš anksto aptarti ir susiderinti. Pavyzdžiui, vieni prekybos tinklai priima sąskaitų koregavimus, kiti reikalauja, kad sąskaita būtų anuliuota išsiunčiant analogišką kreditinę sąskaitą ir tada persiunčiant patikslintą sąskaitą su nauju numeriu.

9. Ar susiderinote visus papildomus reikalavimus? Kartais prekybos tinklai turi specifinių reikalavimų, kuriuos būtina susiderinti ir realizuoti prieš pradedant darbą. Pavyzdžiui, kai kurie partneriai savo tiekėjų prašo krovinio važtaraščiuose nurodyti SSCC kodus (angl. Serial Shipping Container Code). Visus specifinius reikalavimus kiekvienas partneris turi pateikti savo tiekėjui pasirašant sutartis bei ruošiantis tiekimo pradžiai. Prieš pradedant darbą per EDI taip pat rekomenduojame aptarti prekių grąžinimo tvarką, užsakymų ir tiekimo grafikus, kreditinių sąskaitų naudojimą, transporto paslaugų bei suteiktų nuolaidų pateikimą sąskaitose ir kitus abiem EDI proceso šalims aktualius klausimus.

Pradedant EDI projektą patartina turėti atsakymus į visus apžvelgtus klausimus bei atitinkamai paruošti savo apskaitos sistemą. Šie klausimai padės ir kaskart jungiantis su nauju partneriu, kai reikia iš naujo susiderinti duomenų perdavimo ir verslo procesus.

Jei norite pasikonsultuoti dėl prisijungimo prie EDI sistemos ar integracijos galimybių, susisiekite su mumis užpildydami užklausos formą arba kitais nurodytais kontaktais.